クラウド型販売管理ツール

電子帳簿保存法を申請するには?要件や必要書類について解説

電子帳簿保存法を申請するには?要件や必要書類について解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

電子帳簿保存法の改正によって、スキャナ保存の要件緩和など新たにチェックしておきたいポイントがいくつかあります。今回は電子帳簿保存法申請のための要件や必要書類のほか、電子帳簿保存法適用のためのステップや、スキャナの具体的な要件などについても触れていきます。

目次

    電子帳簿保存法とは?

    電子帳簿保存法とは国に納める税金にかかわる帳簿書類を、電子データとして保存する際のルールを取り決めた法律のことです。
    電子帳簿保存法では、パソコンなどの電子計算機で作られた帳簿や書類の電子保存、その他関連書類のスキャナ保存、電子取引で発生したデータの保存などが定められています。

    電子帳簿保存法が定められる以前は、帳簿・書類の保存は紙以外で行うことができませんでした。しかし電子帳簿保存法の整備によって電子データで帳簿・書類の保存が可能になり、事業者の利便性は格段に向上したといえます。
    近年ではデジタル化の流れに則ってさらに法改正が進み、保存要件も大きく緩和されてきています。2022年1月にも新たな法改正があったことにより、電子保存のためのシステム要件は大きく緩和されることとなりました。

    2022年1月の改正に伴う変更

    前述の通り電子帳簿保存法は度重なる法改正によって、少しずつ事業者が活用しやすいような条件整備が進められています。ここでは、2022年1月の法改正に伴う変更内容を解説します。

    システム要件の緩和

    2022年1月の改正によって、電子帳簿の保存に関するシステム要件が大きく緩和されました。特に大きな変更はスキャナ保存に関する部分で、タイムスタンプにかかわる運用ルールが以前よりも柔軟に変化しています。

    従来の電子帳簿保存法のなかでは、証憑書類のスキャナ読み取り時に書類への自著が必要であったり、受領から3日以内のタイムスタンプ付与することがもとめられたり、細かな要件が設定されていました。
    しかし2022年1月の改正後ルールにおいては、次のルールに変更されています。

    • 証憑書類のスキャナ読み取り時に、国税関係書類への自著が不要になる
    • タイムスタンプの付与機関が最長約2ヶ月、概ね7営業日以内に変更になる
    • 「訂正・削除ができない、又は訂正・削除を行った事実及び内容を確認できる」システムを使用すれば、タイムスタンプの付与が不要になる

    改正前にはどのような場面であっても必ずタイムスタンプを付与しなければなりませんでしたが、受領者側が改ざんできない仕組みが確立されているのであれば、そもそもタイムスタンプ付与の必要もなくなりました。

    事前申請の廃止

    2022年1月の法改正前は、電子データによる電子帳簿の保存を行う場合、事前の税務署届出を行い、税務署長の承認を受けなければなりませんでした。しかし法改正後は事務手続きにおける負担軽減のため、事前承認の必要がなくなっています。
    事前申請書類の申請には期限が設けられているなど、事業者の負担となっていましたが、申請が不要になったことによって手続きは大幅に簡略化されたといえます。

    優良保存認定制度の新設

    従来の電子帳簿保存法で定められていた保存要件と検索要件を満たす帳簿については「優良保存認定制度」の対象となり、インセンティブとして過少申告加算税の5%免税が適用となります。
    ただし、この措置を受けられるのは過少申告していた税額が故意によるものではない場合に限られており、納税の必要がある税額を故意に隠蔽・偽装した場合は適用外です。

    検索項目の変更

    電子データとスキャナ保存を行う際に必要な検索性が、「日付」「取引先」「取引金額」の3つの項目に限られました。
    これまではスキャナ保存する場合に「日付と金額を範囲指定で検索可能」「任意の2つ以上の項目を組み合わせて検索可能」の2つの条件を満たしていなければなりませんでしたが、税務職員がもつ「質問検査権」に則ってダウンロードの要求に応じられる場合は、この条件が撤廃されます。

    適正事務処理要件の廃止

    2022年1月の法改正以降は、「適正事務処理要件」と呼ばれる社内規定の整備や定期的な検査、相互けん制などの要件が廃止になります。
    適正事務処理要件の廃止によって定期検査のために用意の必要があった紙書類の原本が不要になり、スキャナ保存した後すぐに廃棄できるようになりました。そのほかにも、従来は事務処理の際に2名以上で対応する必要がありましたが、法改正後は1名での実施が認められています。

    まとめ

    電子データの帳簿保存についてルールを定めた電子帳簿保存法によって、紙での書類保管の必要がなくなり、帳簿の取り扱いが従来に比べて簡単になりました。2022年1月以降は電子データの申請のための事前申請がいらず、事業者の処理はさらに簡便になっています。

    システム要件の緩和や優良保存認定制度の新設、検索項目の変更など、法改正によっていくつかのポイントが変更されています。変更点は必ず押さえておき、ルールに沿った帳簿保存を行うようにしましょう。

    関連記事はこちら「帳合」ってどういう意味?基礎知識や役立つシステムについて知っておこう!

    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

    おかげ様でラクスグループのサービスは、のべ84,145社のご契約をいただいています(クラウドサービス61,319社、レンタルサーバーサービス22,826社。2022年3月末現在)。「楽楽販売」はラクスの登録商標です。