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タイムスタンプを知っていますか?
必要なシーンと取得方法について

タイムスタンプを知っていますか?必要なシーンと取得方法について

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

コロナ禍によりリモートワークが増え、会計書類や契約書をオンラインで交わす機会が増えました。そこで電子書類の信頼性について証明できるのが「タイムスタンプ」です。2022年1月から改正された電子帳簿保存法でのタイムスタンプの緩和も加えて紹介します。

目次

    コロナ禍によりリモートワークが増え、会計書類や契約書をオンラインで交わす機会が増えました。そこで電子書類の信頼性について証明できるのが「タイムスタンプ」です。
    2022年1月から改正された電子帳簿保存法でのタイムスタンプの緩和も加えて紹介します。

    そもそもタイムスタンプとは

    そもそも「タイムスタンプ」は電子データがスタンプの付与時点に存在していたかを証明することと、付与以降の改ざんがされていないことを証明する技術のことです。
    タイムスタンプの名の通り、「時刻認証局(TSA:Time-Stamping Authority)」が発行を行っており、第三者機関による信頼性の高い証明とされています。

    タイムスタンプは「時刻情報」と「ハッシュ値」の組み合わせで電子データの信憑性を担保します。
    ハッシュ値は計算により生成されるもので、修正や削除のない電子データであればいつ生成しても同じハッシュ値になります。要するにタイムスタンプの発行時、ハッシュ値と対象となる電子データから生成したハッシュ値を比較すると、原本であるか否かがわかるという仕組みです。
    ハッシュ値から元の入力値を求めるのは膨大な計算が必要で、ほぼ不可能と言われています。

    なぜタイムスタンプが必要なのか

    紙の書類であれば、記載されている発行日や担当者のハンコ、紙の劣化具合や残された指紋から、保存期間や保管場所についての推測がある程度可能です。また、修正・削除・加筆なども物理的に見てとれるので、容易に改ざんできません。加えて、原本と全く同じものを複製するには高度な技術が必要です。
    一方、PCで作成した電子データは紙のように明らかな劣化はありません。作成や変更の日時は電子データに付与されていますが、特殊な技術がなくても容易に複製・改ざんが可能です。

    社会のデジタル化に伴ってPCで電子データ書類を作成することが主流となり、メールやクラウドを通じた書類のやり取りも増大しました。昨今のリモートワークの普及により、このようなシーンはさらに急拡大しています。
    こうした背景から、電子データの信憑性を保証するために第三者機関によるタイムスタンプ付与が求められています。

    タイムスタンプを利用するメリット

    タイムスタンプを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、具体的な2つのメリットについて解説します。

    電子データの正当性を証明できる

    契約書の効力を正しく発揮させるためには「誰が」「いつ」作成したデータなのかを証明しなければなりません。これらの情報が明記されていない電子データは契約書の正当性を担保することができません。
    タイムスタンプを付与することで、そのデータが「いつ」から存在するものなのかを証明することが可能となります。

    契約書の有効期限が長くなる

    タイムスタンプが付与されていない電子署名の有効期限は最長5年間とされていますが、タイムスタンプが付与されていれば有効期限を最長10年まで延長できるというメリットがあります。電子署名の有効期限を過ぎた契約書であっても、タイムスタンプの期限が有効であれば契約書としての有効性が認められるためです。

    さらに「保管タイムスタンプ」という種類のタイムスタンプを付与すれば、10年よりも長い期間の保存も可能になります。

    電子帳簿保存法のタイムスタンプ要件とは

    では国税関係帳簿書類の保存方法についての定めである「電子帳簿保存法」とタイムスタンプの関連性について見てみましょう。

    電子帳簿保存法について

    かつて、事業者の会計書類は紙での保存が義務付けられていましたが、1998年7月に施行された電子帳簿保存法で一部もしくは全ての書類の電子データ保存が認められました。この法律では電子データの改ざんを防ぐための要件として、電子データ書類へのタイムスタンプ付与が義務付けられていました。

    2022年の法改正でタイムスタンプ要件も緩和

    この電子帳簿保存法は、社会のデジタル化に伴って複数回の改正が行われており、タイムスタンプ付与に関する要件についても細かい変更が重ねられています。電子帳簿保存法に関する情報収集の際は、最新の改正法に関するものかどうかのチェックが必要です。

    2022年1月1日に施行された改正法では、多くの事業者がより電子データの管理に取り組みやすいよう大幅な要件緩和が実施されました。そのひとつが「要件によってはタイムスタンプ付与を必要としない」という緩和策です。

    タイムスタンプが不要になる要件

    帳簿の電子データ保存時に義務付けられていたタイムスタンプが不要になる要件として、「電子データの訂正・削除の履歴が確認できる、または訂正・削除ができないこと」「保存時の検索可能性が保たれること」が挙げられます。
    このような機能を持つシステムで保存していればエビデンスが保証できるので、タイムスタンプ付与の必要がなくなったというわけです。

    ただし、タイムスタンプを付与しないと書類の信憑性を疑われる場面では今後もタイムスタンプが必要となります。主に、紙でもらった書類をスキャン保存する際や、電子取引で受け取った電子データなどに対して等がこれに該当します。

    タイムスタンプを付与するまでの保存期限

    加えて、帳簿書類を受領した後、タイムスタンプ付与をするまでの保存期限についての要件も、「最長約2ヶ月とおおむね7営業日以内」と緩和されました。

    かつては

    • 「受領者」と「スキャン保存する人」が同一である場合
    • 「受領者」と「スキャン保存する人」が異なる場合
    • 「業務処理サイクル方式」を採用する場合

    のそれぞれに異なる期限が設けられており複雑でしたが、新しく施行された改正法では期限が統一され運用しやすい形となっています。

    関連記事はこちら
    電子帳簿保存法改正で請求書保存が変わる。PDFの請求書はどうすればいい?

    タイムスタンプの取得方法

    このタイムスタンプ付与は事業者自身で行えるものではなく、外部と連携した事前の準備が必要です。タイムスタンプに必要な環境整備と必要書類について見てみましょう。

    タイムスタンプ取得のための環境整備

    タイムスタンプを取得するには、まずインターネット環境が整っていることが前提です。そしてタイムスタンプを付与する時刻認証局と契約を済ませた上で、タイムスタンプ付与ができるシステムを導入して準備完了です。

    実際の取得方法としては、まず電子データで保存する書類を用意します。スキャンやスマートフォンでの撮影を行い、この電子データをタイムスタンプシステムへアップロードをすると、認定事業者よりタイムスタンプが付与される仕組みです。

    タイムスタンプが必要になる書類

    タイムスタンプが必要になる書類は、仕訳帳/総勘定元帳/現金出納帳などの国税関係帳簿書類、貸借対照表/損益計算書/棚卸表などの決算関係書、領収書/請求書/発注書などの取引関係書類が挙げられます。

    タイムスタンプの取得時の注意点

    タイムスタンプの取得には、限られたタイムスタンプ事業者との契約が必要です。またタイムスタンプの利用には費用がかかります。

    タイムスタンプ事業者

    一般財団法人日本データ通信協会よりタイムビジネス信頼・安心認定制度の認定を受けた時刻認証局は「タイムスタンプ事業者(時刻認証業務認定事業者)」としてタイムスタンプを発行が可能です。



    タイムスタンプ事業者とサービス名称は以下の通りです。
    「アマノセキュアジャパン株式会社/アマノタイムスタンプサービス3161」
    「セイコーソリューションズ株式会社/セイコータイムスタンプサービス」
    「株式会社TKC/TKCタイムスタンプ」
    「三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社/MINDタイムスタンプサービス」
    「株式会社サイバーリンクス/サイバーリンクス タイムスタンプサービス」
    日本では現在この5社のみがタイムスタンプを発行できる事業者として認定されています。

    参照:一般財団法人日本データ通信協会_認定事業者一覧

    タイムスタンプにかかる費用

    契約するサービスにより異なりはしますが、一般的にシステムの初期導入費用と月々の利用料がかかります。月々の利用料のパターンとしては、発行したタイムスタンプの量に応じた従量制メニューや、利用量に依存せず月々一定額を支払う定額制メニュー、利用量の上限ごとに複数の料金メニューが設定されているものなどがあります。
    明確に料金設定を示していない事業者もあるので、問い合わせておきましょう。

    最新の電子帳簿保存法対応のシステム導入が望ましいですが、機能性の高いシステムは自ずと費用が高くなります。事業者自身の運用状況を鑑みて導入を検討してみましょう。

    処理上の不正利用にも注意

    タイムスタンプは非常に便利な技術ですが、処理上の不正利用には注意が必要です。
    例えば1枚の領収書を2名の担当者がそれぞれ読み取り、個別にタイムスタンプを付与するなどの行為は不正利用にあたります。このような不正利用を防ぐために、電子データによる書類補完を行う際は書類の受領時に自書による署名を行い、3日以内にタイムスタンプを付与することが義務付けられています。

    タイムスタンプ機能を持つシステムとは

    ここまで、電子データへのタイムスタンプ付与に特化したタイムスタンプ事業者のサービスについて紹介してきました。
    タイムスタンプはデジタル化社会において欠かせないものになっていくとはいえ、タイムスタンプ付与だけのためにアカウント料や月額使用料を払うのは、事業者にとって負荷が大きい場合も考えられます。

    そこでタイムスタンプ機能を持つ外部システムを利用して電子帳簿保存法に対応するというのもひとつの方法です。
    具体的なシステムとしては、法的効力のある書類が作成できる「電子署名/電子契約サービス」、書類の受領側として保管文書へのタイムスタンプ付与機能のある「クラウドストレージ」、電子帳簿保存法に則った経理業務全般ができる「会計ソフト」などが挙げられます。

    まとめ

    電子データの信憑性を担保するタイムスタンプは、今般の電子帳簿保存法改正に限らず、社会のあらゆる場面で活躍する仕組みです。
    例えば、医療分野では電子カルテや検査報告書などの電子書類の一部にタイムスタンプ付与と電子署名が義務付けられています。多くの重要書類を扱う金融分野でも、各電子データ書類の改ざんがされていないという証明をするためにタイムスタンプを活用しています。
    また、ものづくりや研究開発、アートの世界などではタイムスタンプを用いて技術や秘匿情報、作品の存在証明を行うことがあります。

    今現在は耳にすることが少ないかもしれませんが、ペーパーレス化やテレワークの推進、クラウドサービスや電子マネーの普及など、デジタル化はより加速しているので、今後その必要性に迫られるシーンもあるでしょう。
    ぜひ、タイムスタンプへの知識を深めて、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    記事執筆者情報

    楽楽販売コラム編集部 株式会社ラクス 楽楽販売事業部 オンラインマーケティングチーム

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。楽楽販売のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。

    楽楽販売

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