クラウド型販売管理ツール

2021/01/31

契約管理をExcel(エクセル)で行うメリット・デメリットは?契約書管理システムの有用性と合わせて解説

契約管理をExcel(エクセル)で行うメリット・デメリットは?契約書管理システムの有用性と合わせて解説

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

契約管理業務とは、契約自体の内容や情報を管理したり、契約書などさまざまな書類を管理したりする業務の総称です。どのようなタイプの企業であっても発生する業務のひとつであり、エクセルなどの表計算ソフトを用いて管理体制を築いている企業も多いでしょう。今回は契約管理をエクセルで行うことのメリット・デメリットを整理しつつ、契約書管理システムの有用性やメリットなどについてもご紹介します。

目次

    契約書管理をExcel(エクセル)で行うメリット

    まずは契約書管理をエクセルで行うことのメリットを整理していきます。エクセルはほとんどの企業で活用されているといっても過言ではないソフトで、さまざまな業務に活用されるものです。そのような普遍的なツールで契約書管理を行うことで得られる利点とは、どのようなものなのでしょうか。

    労力がかからない

    エクセルは多くの企業で部署や業務内容を問わず活用されるツールです。そのため、Web上で無償提供されるテンプレートを利用すれば、労力や導入コストをほとんどかけずにさまざまな作業へと転用できます。契約管理も同様に、管理する情報や項目に沿ったテンプレートをエクセル上で作成するだけで労力をかけずに運用できることがメリットといえます。利用方法も基本的にはエクセルの仕様に準拠するため、教育コストなども不要です。

    情報を柔軟に編集できる

    エクセルで関数などを用いて契約情報を管理する場合、各データを容易に編集・更新できるメリットもあります。必要な項目なども都度追加していくことができ、各契約内容のステータスによって細かなカスタマイズを行うことも可能です。契約に関するさまざまな情報を柔軟に編集できることは運用上さまざまな面でプラスにつながるでしょう。

    契約書管理をExcel(エクセル)で行うデメリット

    以上がエクセル上で契約書管理を行うメリットですが、導入コストを抑え柔軟性に富んだ運用が可能な反面、さまざまなデメリットも懸念されます。

    更新作業が煩雑

    エクセルでは多くの場合、ローカル上で情報の更新や編集が行われます。そのため、チーム単位で並行して更新処理を行うことが難しく、関数やテンプレートの内容に沿った煩雑な作業が発生することもあります。

    例えば各契約の期限を更新したい場合、月次契約や年間契約など契約形態によってその定義はバラバラです。そのため一括で更新することが難しく、時には更新漏れなどの機会損失を招く場合もあります。アラート機能なども基本的には実装不可能なため、エクセルで制作した台帳の中にチェックすべき情報が埋もれてしまうリスクなどもあるでしょう。加えて電子データの添付も難しいため、新たな契約情報を記載する際には契約書の確認や原本の検索などを行わなければならず、作業に多くの工数がかかるデメリットも懸念されます。

    管理が困難

    エクセルはその性質上、リアルタイムでの情報更新や編集したユーザーを辿ることが難しく、管理が困難になるデメリットが懸念されます。契約の管理に関わる全ての人員が等しくアクセスできる状態が望ましいものの、情報の更新漏れや入力ミス、情報の流出といったアクシデントを招く原因になるため、エクセルでの契約管理を行う際には運用上の細かなルールを策定する必要があります。とはいえ全ての人員がルールに則った管理を行うことは現実的ではなく、多くの場合何らかのエラーが発生します。さらにはエクセルファイルを編集する各ユーザーが確認すべき事項なども増え、契約管理に際した更新が増えていくデメリットもあります。

    契約書管理システムを導入するメリットは?

    以上がエクセル上で契約管理を行うメリットとデメリットです。扱いやすさや柔軟性などのメリットはあるものの、やはり運用上さまざまな難点もあります。そこで、契約管理を行う上では契約書の管理システムを導入することが有効です。ここでは契約書管理システムを導入するメリットをご紹介します。

    関連記事はこちら契約管理の悩みを解決!情報の管理と共有を効率化するツールとは

    一括管理できる

    契約書管理システムを導入することで、各契約の期限や内容、ステータスなどの情報を一元管理することが可能になります。情報を一括で管理することで、契約の更新漏れなどのリスクを回避できることがメリットです。例えば取引先と結んだ年間契約の期限が迫った際には、システム上でアラート機能を設定しておけば確認の手間を取らず、必要に応じて都度更新が可能になります。その他、契約書管理における情報の記載漏れやフォーマットに則さない情報の記録なども細かに把握することができ、エクセルで台帳を作成して契約書を管理する上でのデメリットを予防することが可能です。

    権限設定機能が備わっている

    エクセルでの契約書管理においては、誰もが情報を編集することが可能なため操作ミスや情報流出などのリスクが懸念されます。契約書管理システムにはほとんどの場合、ユーザーごとの権限を細かく設定できる機能が備わっており、ヒューマンエラーやセキュリティ上の事故などを未然に回避することが可能です。例えば、代理店などと契約に関わる業務を共有する際に一部の領域のみを閲覧できる権限を与えたり、管理職にはより高度な情報を編集できる権限を与えたりと、ポジションに合わせた権限設定が可能になります。

    多人数での共有が簡単

    エクセルでの契約書管理における課題である「情報共有の難しさ」といった問題を解消できるのも、契約書管理システム導入のメリットです。システムのユーザーアカウントさえあれば、多人数で情報をリアルタイムで共有することができ、更新作業や編集作業などをより円滑に進めていくことも可能になるでしょう。

    まとめ

    今回はエクセルを用いた契約管理を行うことのメリットやデメリットを整理しつつ、契約書管理システムを用いた管理業務のメリットについても解説しました。契約管理業務は人の手による更新が不可欠であるため、どうしても何らかのミスやエラーが発生してしまいがちです。そのような問題を回避し、より効率的に業務を進めていくためにも、契約書管理システムは有効であるといえるでしょう。エクセルでの契約書管理に限界を感じた方は、ぜひこの機会にシステムの導入をご検討ください。

    楽楽販売

    株式会社ラクスのロゴ

    おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス47,366社、レンタルサーバーサービス22,826社、
    合計70,192社のご契約を頂いております。(2020年9月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。