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2021/02/28

エクセル(Excel)で納期管理を行うポイント!便利な機能も紹介

エクセル(Excel)で納期管理を行うポイント!便利な機能も紹介

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。

この記事では納期管理のポイントやエクセルを利用して納期管理を行うメリット、具体的な管理方法について解説します。あわせて、条件付き書式により納期が迫っている案件を自動的に知らせてくれる機能の実装方法などもご紹介します。

目次

    そもそも、納期管理とは?

    納期管理とは、依頼や発注の内容に沿って受注者がサービスや製品を期日通りに提供できるかどうかを、プロセスごとに管理する業務です。受注者側だけでなく、発注者側が外注先や仕入先の納品スケジュールを適切に保つためや、社内におけるプロジェクトの進行を遅滞なく行うためにも重要となります。企業間取引において納期の遵守は信頼関係を適切に保ち、両社のビジネスを円滑に遂行するために必要です。納品管理が不十分であると無理なスケジュールでの進行が強いられ、クオリティの低下や作業のストップ、事故の発生といったさまざまなリスクの原因となります。

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    納期管理のポイント

    納期管理を適切に行うポイントは、「スケジュールをいかに正確に把握するか」「いかに余裕を持ったスケジューリングを行うか」といった点に終始します。

    納期を視覚的に一元管理する

    まず重要となるのが、納期を「一元管理」することです。図表やメモ、手帳やカレンダーなどさまざまな場所に情報が散らばっている状態は、タスクの抜け漏れを引き起こす原因となります。可能であれば納期管理専用の図表を作成し、視覚的な納期把握が可能な状態を作り出すことが望ましいです。ガントチャート形式やカレンダー形式などで月ごとの納品日をチェックしておき、目視で納品が集中する日とそうでない日を見極められれば、スケジュールの調整も容易になるでしょう。

    スケジュール設定時には必ず余裕を持たせる

    次に重要なポイントが、納品までのスケジュールに余裕を持たせることです。納期の決定時になるべく事前交渉を行っておき、数日の余裕が確保できるようにしておくと良いでしょう。スケジュールが過密であると緊急事態への対応が難しくなるばかりか、自然と無理な仕事をする機会も増加し、ミスの発生やクオリティの低下、納期遅延の発生といったさまざまな問題の原因となるからです。

    納期管理をエクセル(Excel)で行うメリット

    前述の通り、納期管理を行ううえでは図表による視覚化を行うことが効果的です。図表作成というと、多くの方がエクセル上での作業を思い浮かべることでしょう。続いては、納期管理をエクセルで処理することのメリットをご紹介します。

    条件付き書式・関数などを活用できる

    エクセルの大きなメリットとして挙げられるのが、特別なスキルがなくともさまざまな処理を行える点です。なかでも、ルールに則った入力を行う「条件付き書式」機能や、自動で数値や文字の計算・入力などを行える関数機能はエクセルを利用するうえで強い味方となるでしょう。これらを活用して納期管理に適したフォーマットを作成することで、視覚的に分かりやすい納品スケジュール表を作成することができます。

    テンプレートを活用できる

    さらにエクセルの大きな利点として、さまざまな用途に合わせたテンプレートが用意されていることが挙げられます。Web上で用途別のバリエーション豊かなテンプレートを入手することができ、なかには納期管理やスケジュール管理に特化したものも存在します。テンプレートというと、記録したい内容に合わせてカスタマイズしにくい印象を受ける方もいるかもしれません。しかし細かな関数やレイアウトを調整しやすいといった柔軟性の高さもエクセルならではのメリットであるため、特殊なケースを除いては大きな味方となるはずです。

    納期管理をエクセル(Excel)で行う方法

    納期管理をエクセル上で行う方法としては、前述した関数や条件付き書式、各種テンプレートなどを採用してフォーマットを組み立てることがおすすめです。具体的には、プロジェクト管理などで用いられるガントチャート(視覚的な作業計画)の採用や月ごとの日付を目視で確認できるレイアウト設計などがこれに当たります。なかでもおすすめなのが、条件付き書式を利用して自動で「納期が迫っているものを強調する」機能を実装することです。一見複雑な作業に見えますが、次の手順で簡単に作成できます。

    納期が迫っていることを知らせてくれる管理表の作り方

    まずは管理表の各タスクに「納品日」列を設定し、期日をそれぞれ入力していきます。続けて、日付が入力された範囲を選択し「条件付き書式」機能から「セルの強調表示」を選択します。ダイアログボックスが表示されたら、納品日が「明日」の場合の書式や「本日」の場合の書式などをそれぞれ設定しましょう。すると、以後条件に合致したセルが指定の書式として強調表示されるように更新されます。

    納期の定義は各組織やプロジェクトの内容によってさまざまですが、例えば「期日まであと5日」など異なる条件でのアラートを立てたい場合などは、「新しいルール」の追加をメニューより選択します。書式ルールに関するダイアログボックスが表示されたら、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、数式欄に「=TODAY()+5」と入力してください。
    すると、本日の日付から5日後に納期が設定されたすべてのセルに、「納期5日前」の強調がされるようになります。逆に期日から一定期間超過した案件を表示したい場合は、「=TODAY()-n」と任意の数字を入力したうえで設定してください。

    以上はあくまでも一例ですが、このように条件付き書式機能を利用するだけでも、バリエーション豊かな強調表示機能を実装することが可能です。

    納期管理をエクセル(Excel)で行うデメリット

    無料で使えるエクセルでの納期管理は、導入のためのコストを抑えられるので取り入れやすい方法です。しかし、下記のようなデメリットを伴います。

    スマホやタブレットでは使いにくい

    エクセルはPCで使うことを前提として開発されたソフトであるため、スマホやタブレットでは使いにくいというデメリットがあります。現在はスマホ・タブレット版のソフトもあり、画面確認をするには十分ですが、入力や変更については操作性が良いとは言えないようです。

    チームで管理しにくい

    エクセルはひとつの書類を複数人で同時編集することが難しく、先に入力中の人がいると終わるまで待たなければならないことがあります。そのため結局は担当者がそれぞれ別のファイルで納期管理を行うようになりがちです。その場合、担当者の入力頻度や内容に差がでてしまったり、タイムリーな情報共有ができなかったりなど、チームでの納期管理においてデメリットが発生します。

    ミスを発見しにくい

    各担当者がバラバラに納期管理のファイルをエクセルで作ると、第三者がそのファイルを閲覧する機会が少ないため、ミスの発見が遅れてしまうことがあります。また、エクセルそのものに入力漏れを通知する仕組みがないため、入力漏れが発生しても気がつかない可能性があります。つまり、担当者自身が期日などを強く意識してチェックする必要があるため、結果として個人への業務の負荷にもつながります。

    データが崩れやすい

    エクセルの表を操作していると、「#VALUE!」「#REF!」といったようなエラーが表示されることがあります。エクセルは「必要なセルを消してしまった」などのちょっとしたミスで、設定していた計算式や関数が簡単に崩れるというデメリットもあります。このような不具合が起きたことに気がつかず、上書き保存をしてファイルを閉じてしまうと、当初の設定に戻すことは困難です。

    データが重くなることがある

    エクセルのファイルに設定している関数や計算式が複雑になったり入力件数が増幅したりすると、データが重くなりファイルの表示や入力に時間がかかることがあります。操作性が悪くなると入力が億劫になり、入力頻度が減って納期管理がルーズになる可能性も考えられます。

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    まとめ

    今回は納期管理のポイントやエクセルを利用した納期の管理方法などについて整理するとともに、条件付き書式機能を活用してスケジュールに強調表示を行う設定方法など実践的なテクニックもご紹介しました。エクセルは利便性や柔軟性に優れ、最低限のスキルがあればすぐに使える便利なツールです。その分、管理すべき内容が多岐にわたるほど利用上のデメリットも目立っていきます。大規模なプロジェクトや出荷・納品管理の際には、管理システムの導入も検討しつつ適切な運用方法を探っていくことが重要です。

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