在庫管理とは？基本4原則や最適化へ向けた仕組み作りのポイント

在庫管理とは？

「在庫管理」とは、企業が保有する商品や原材料などの在庫を、過不足なく管理およびコントロールする業務を指します。健全な企業活動を続けるためには、常に適切な量の在庫を確保し、必要なタイミングで供給できる状態にしなければなりません。

在庫管理の基本業務は、「入庫」「出庫」「棚卸」の3つに大きく分けられます。それぞれの業務では、以下の対応を行います。

在庫管理の重要性・役割

在庫管理は、企業全体の収益性向上に関わる重要な業務の一つです。適切な在庫水準を保つことで、過剰保管による倉庫圧迫や在庫不足による機会損失を防止し、効率的な供給体制を維持できます。

企業として長期的・持続的に成長していくために、需要変動に対応した無駄のない効率的な在庫運用を目指しましょう。ここでは、まず在庫管理の重要性や役割を解説します。

欠品による販売機会の損失を防ぐ

在庫管理には、欠品による販売機会の損失を防ぐ役割があります。適正在庫を保つことで、顧客が商品を求めたタイミングで出荷できる状態を維持し、利益を最大化することが可能です。

過剰在庫を無くしてコストを削減する

過剰在庫が発生すると、売れ残りによる廃棄、保管スペースの圧迫、管理コストの増大が懸念されます。こうした過剰在庫による無駄なコストを削減するためにも、在庫管理が不可欠です。

キャッシュフローを改善する

在庫は会計上「資産」として扱われるものの、現金化できない在庫を過剰に抱える状況が続けば、資金繰りに影響を与えます。そのため、在庫の適正化はキャッシュフローの改善にもつながります。

適切な在庫管理のための考え方【基本の4原則】

在庫量を多すぎず少なすぎず適切に保つには、以下の基本の4原則を守ることが大切です。

原則①「在庫の所在がすぐわかる」
原則②「在庫の数量がすぐわかる」
原則③「先入れ先出しができる」
原則④「アクションのポイントがわかる」

ここでは、それぞれの原則について解説します。

原則①「在庫の所在がすぐわかる」

倉庫内のどこに何が保管されているか常に正確に把握できる状態を保ちましょう。必要なときすぐに在庫を見つけ出せるようになり、スムーズな入出庫作業やピッキング作業が可能となります。

原則②「在庫の数量がすぐわかる」

倉庫内にどの商品がいくつあるかリアルタイムで正確な数量を反映し、把握できる仕組みを整えましょう。欠品や過剰在庫の防止につながり、適切な発注や販売計画を実現できます。

原則③「先入れ先出しができる」

先入れ先出しとは、倉庫内の古い商品から順番に出庫することです。適切な順番で在庫を循環させる仕組みを作りましょう。これにより商品の保管期間を抑えて品質劣化の回避につながります。

原則④「アクションのポイントがわかる」

売れ行きの異なる複数の商品を同様に管理すると業務効率が低下します。そのため、「商品Aは週に〇回出庫する」「商品Bは残り〇個になったら発注する」といった形で、在庫に対する判断を可視化しましょう。その際は、在庫を重要度ごとに分類する「ABC分析」を使用して、販売頻度や利益率に基づいた商品の分類を行い、重要な商品ほど管理に手間をかける方法をおすすめします。

ここまで在庫管理の4原則について確認しました。ただ、在庫の最適化を一つの部署だけで実現することは難しいといえます。4原則に沿った適切な管理方法を徹底するには、社内の仕入部門・販売部門・生産部門が密に連携できる体制を構築することが重要です。そのためにも、次の見出しで解説するポイントを押さえておきましょう。

在庫管理の4原則を実行するには？

ここでは、在庫管理の4原則を実行する際のポイントを解説します。現状の業務を見直して効率的な在庫管理体制の構築を目指しましょう。

誰でも同じ基準で動ける状態にする

正確な在庫管理のために、“誰が・いつ・どこで・何を・どのような方法で”扱うかのルールを明文化し、社内の対応を統一する必要があります。「先入れ先出し」「発注タイミング」「滞留在庫」といった判断基準の標準化に取り組みましょう。オペレーションを構築する際は、マニュアル・チェックリストなどを用意することで、誰もが同じ基準で作業しやすくなります。

「在庫情報の信頼性」を守る仕組みを作る

在庫情報の精度が低かったり内容が古かったりすると、在庫データの信頼性が低下し、現場で活用されなくなるおそれがあります。そのため、在庫情報の信頼性を確保するために、「入出庫時のリアルタイム記録の徹底」「ダブルチェック体制の導入」「循環棚卸（＝物流を停止せず棚卸を実施する方式）の導入」といった対策を講じましょう。

部門横断で在庫を共有できるツールを導入する

在庫管理の最適化へ向けて、販売計画・仕入計画・販促活動と連動させるために、部門横断で在庫情報を共有できるツールを導入すると効果的です。専用ツールを活用して、以下の理想的な状態を目指しましょう。

なかでもクラウド型の「販売管理システム」や「在庫管理システム」は、複数の拠点や端末からアクセスできるため、部門横断で在庫情報を共有したい場面におすすめです。

専用ツールなら正確かつ効率的な在庫管理をラクに実現できる！

ここまで、在庫管理を適切に行うための4原則をご紹介しました。お伝えした4原則を実行するには、社内の仕入部門・販売部門・生産部門の連携強化が不可欠です。部門横断で正確かつ効率的な在庫管理を実現するなら、専用ツールを導入して在庫情報を共有する方法をおすすめします。なかでもクラウド型販売管理システム「楽楽販売」には、在庫管理の課題を解決する次のような機能が搭載されています。

便利機能①データの一元管理で在庫数や発注情報を見える化

「楽楽販売」のシステム上で在庫に関するあらゆるデータを一元管理すると、リアルタイムな在庫数・発注情報を見える化できます。これによって、発注タイミングの管理がしやすくなり、在庫切れや過発注を防ぎやすくなるでしょう。

便利機能②部門・拠点・倉庫間の在庫確認を効率化

社内の対応状況や進捗状況をシステム上で確認できます。部門・拠点・倉庫間のメールや電話での連絡は不要です。担当者の負担軽減や、伝達漏れなどのヒューマンエラーの削減につながります。

便利機能③出荷指示書や発注書を自動発行

「出荷指示書」や「発注書」などの帳票をボタン1つで自動発行し、業務効率化を実現できます。帳票フォーマットは柔軟にカスタマイズできるので、既存の書類のデザインのまま電子化することが可能です。

「楽楽販売」で業務改善を実現した企業様の成功事例は以下のページでご紹介しています。導入を検討している方は、在庫管理の課題解決へ向けてぜひ参考にご覧ください。

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