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2019/4/25

受注管理の業務範囲とフローは?効率化に有効な管理システム3選

受注管理の業務範囲とフローは?効率化に有効な管理システム3選

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
受注管理の業務は幅広くあります。受注管理システムを導入すれば、ミスを防ぎつつ、少ない人員で円滑に作業を進めることが可能です。この記事では受注管理の業務範囲と一般的なフロー、システム化のメリット、おすすすめのシステムをご紹介します。

受注管理の業務範囲と一般的なフロー

受注管理の本来の意味は、消費者からの注文を受けることです。しかし現在、受注管理の業務範囲は拡大傾向にあります。販売管理のプロセスの一部でありながら、現在は「注文受付」「受注管理」「出荷管理」「請求管理」「仕入管理」「在庫管理」という販売管理全体を「受注管理」として扱う企業もあるのです。

受注管理の一般的なフローは以下のとおりです。

1.注文内容を確認・登録する

注文を受けたら、まず注文内容を確認します。受注方法は企業ごとに異なりますが、電話やメール、FAX、ホームページなど複数の方法を採用している場合もあるため、情報管理を怠らないことが重要です。また注文内容の漏れやミスの可能性もあるため、慎重に確認しましょう。なお電話の場合、取引先との間で「言った」「言っていない」といったトラブルが起きる可能性があるため、必ず記録を残すようにしてください。受注情報をシステムに記録することはもちろん、電話の内容をメモする、メモの内容を取引先と共有するなど、お互いの意見に齟齬が生じないように工夫することが大切です。

2.注文請書を発行する

注文請書とは、「注文を受けたこと」や「注文内容に間違いがないこと」の証明として取引先へ送る書類です。商品名や数量、金額、納期、発行日などを記載するのが基本です。企業によっては注文請書を発行しないこともありますが、漏れやミスによる受注トラブルを防ぐためには発行しておくのが望ましいと言えます。

3.受注残を管理する

受注残とは、受注した商品の、出荷されるまでの数量や金額のことです。受注ミスを防ぐためには受注残管理が必要不可欠で、例えば同じ時期に同じ商品を受注した場合、商品の在庫不足により追加発注をすることで納期に間に合わなくなる可能性があります。適切な受注残管理を行い、商品が納品される日時まできちんと管理しておくことが大切です。

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受注管理のシステム化が必要とされる背景

受注管理はエクセルでも行うことができますが、最近では専用システムの導入を採用する企業が増えています。

受注管理システムが必要とされる背景について見てみましょう。

1.人件費の削減

受注管理システムは注文から受注残管理までのデータが一元化されているため、他部署への情報共有などの業務を削減することができます。また、取引先に送信する注文確認メールや発送連絡なども自動化できるものもあります。業務が減ることで、これまでかかっていた人員も少数に抑えられます。その結果、人件費の削減へとつながり他の業務の運営などへ資金を回せるようになります。

2.ミスの削減

エクセルや独自の注文管理シートは、ひとつでも間違えた数値を入力すると結果が大きく変わってしまうもの。間違えた数値の把握にも時間がかかり、受注が進んでからミスが発覚することもあるかもしれません。その場合、スケジュールの変更や金額の相違で顧客に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

受注管理システムなら、入力の履歴が残るだけでなく、一度入力した数値はシステム内のすべての要素に反映されます。おかしな数値が出れば入力の段階ですぐ見つけることができるので、ミスの削減につながります。

システム導入の際のポイント

自社とマッチしないシステムを選んでしまった場合、導入後に思ったような効果が得られないこともあります。

システム導入の際は、次のポイントに留意して製品を選んでみましょう。

自社フローの見直し

まず、自社フローの見直しを行いましょう。現在の受注管理の問題点を洗い出し、どのような目的でシステムを導入するのか今一度確認することが大切です。

「あったら何となく便利そう」と問題点や目的を明らかにしないままシステムを導入しようとすると、不要な機能まで備わったシステムを選んでしまうことも。この場合、システムをうまく使いこなせず、無駄なコストだけが発生してしまいます。

こうした事態を招かないためにも、受注フローを見直して自社に合ったシステムを選び導入することが大切です。

他のツールとの連携

自社で別のツールを用いている場合、導入する受注管理システムとの連携をとることができればデータ移行や入力の手間が省けます。ただし、ツール間の連携は慎重に行わなければなりません。浅い知識で連携を試みて失敗すると、失ったデータのサルベージや復元に余計な手間をかける可能性もあります。システム同士でデータ連携ができない場合、複数のシステムに同じ内容を入力するといった手間が発生する可能性もあります。
自社システムとの連携はどのように行えるのか、あらかじめシステム会社に確認をとることをおすすめします。

おすすめの受注管理システム3選

受注管理システムは豊富に種類があり、それぞれで特徴が異なります。以下、おすすめのシステムを3つご紹介します。

楽楽販売

クラウド型の販売管理システムで、1,000社を超える導入実績があります。自社のフローに合わせたカスタマイズができるので、自社の運用をほとんど変えずに運用できるでしょう。また、カスタマイズすることで受注管理だけでなく、販売管理や顧客管理など幅広い業務をカバーできるため、業務管理の一括化が可能です。他にも、外部システムとの連携により受注内容と顧客情報を紐づけたり、自社仕様にカスタマイズして定着率を高めたりと、さまざまな魅力があります。不正アクセスブロック機能を有していたり、信頼性の高い国内データセンターで管理されていたりと、セキュリティ体制も万全で、安心して利用したいと考える企業におすすめです。

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MOS

スマートフォンやiPad、タブレットPCでの受発注に対応したシステムパッケージです。「受注・ダウンロード履歴の確認」や「メール内容やアドレスの設定」などの基本機能に加え、「カレンダー登録」や「受注データの出力」などのオプション機能があります。クラウドサービスなのでインストールは不要で、シンプル設計なので初心者でも気軽に取り入れることができます。

アラジンEC

企業間で行われるWeb受発注に特化したシステムです。取引先により販売商品や価格を変更したい場合、システム上で設定可能なので、受注ミスなどのトラブル防止が期待できます。カスタマイズ可能な「パッケージ型」と低コストで導入できる「クラウド型」があり、機能性や価格、使い勝手などを考慮して選べます。

受注管理のシステム化で効率化を図ろう

受注管理でミスが発生すると重大なトラブルにつながる可能性があるため、確認作業などを徹底して慎重に進めていく必要があります。しかし多くの人員を割くと人件費が高くなるのに加え、他の作業で人員不足となり、販売管理が滞ってしまう恐れがあります。

そういった問題を解決するには、受注管理システムの導入が効果的です。システム化によりコスト削減やミス防止など、さまざまな効果が狙えます。「操作しやすいか」「企業の販売管理に適しているか」「外部システムと連携できるか」などのポイントを意識しながら選んでみましょう。

楽楽販売

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