受発注システムとは？受発注業務の効率化によるメリットを解説

受発注管理の業務範囲と一般的なフロー

受注管理の本来の意味は、消費者からの注文を受けることです。しかし現在、受注管理の業務範囲は拡大傾向にあります。販売管理のプロセスの一部でありながら、現在は「注文受付」「受注管理」「出荷管理」「請求管理」「仕入管理」「在庫管理」という販売管理全体を「受注管理」として扱う企業もあるのです。

受注管理の一般的なフローは以下のとおりです。

注文内容を確認・登録する

注文を受けたら、まず注文内容を確認します。受注方法は企業ごとに異なりますが、電話やメール、FAX、ホームページなど複数の方法を採用している場合もあるため、情報管理を怠らないことが重要です。また注文内容の漏れやミスの可能性もあるため、慎重に確認しましょう。なお電話の場合、取引先との間で「言った」「言っていない」といったトラブルが起きる可能性があるため、必ず記録を残すようにしてください。受注情報をシステムに記録することはもちろん、電話の内容をメモする、メモの内容を取引先と共有するなど、お互いの意見に齟齬が生じないように工夫することが大切です。

注文請書を発行する

注文請書とは、「注文を受けたこと」や「注文内容に間違いがないこと」の証明として取引先へ送る書類です。商品名や数量、金額、納期、発行日などを記載するのが基本です。企業によっては注文請書を発行しないこともありますが、漏れやミスによる受注トラブルを防ぐためには発行しておくのが望ましいと言えます。

受注残を管理する

受注残とは、受注した商品の、出荷されるまでの数量や金額のことです。受注ミスを防ぐためには受注残管理が必要不可欠で、例えば同じ時期に同じ商品を受注した場合、商品の在庫不足により追加発注をすることで納期に間に合わなくなる可能性があります。適切な受注残管理を行い、商品が納品される日時まできちんと管理しておくことが大切です。

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発注計画を立てる

各担当者で必要なものを整理し、発注の計画を立てます。ここで大切なのは、単に購入すべきものをリストアップするのみでなく、目的や納期、納入場所なども同時に整理することです。

仕入れ先を選定する

続いて仕入れ先の選定です。発注の担当者はリストアップされた計画に基づいて、仕入れ先を検討します。納期や数量、そしてコストなど、いくつものポイントをチェックし、最終的に発注先を決定することになります。

注文書を発行する

最後のステップが仕入れ先に対する注文書の作成と送付です。品目や単価、数量、納期など入力項目も多く、特に人的ミスも起こりやすいポイントなので、最も精密なチェック体制が求められます。

受発注システムとは？

受発注システムとは、手間がかかる受注・発注の業務の効率的にすることができるシステムです。クラウド型の受発注システムはインターネット上で複数の拠点間や外部業者と情報の共有が可能なため、煩雑な業務の自動化・効率化が図れます。その結果、業務効率化が進み、社員は他の作業にリソースを割けるようになります。

受発注業務のよくある課題

電話やFAXに頼る従来型の受発注業務では抱える課題がたくさんありました。下記では、受発注業務のよくある課題についてみていきます。自社の課題を見つめなおし、改善のための対策を練りましょう。

人為ミスの増加

従来、受発注業務は電話、FAXなど人の手に頼って作業されていました。この場合、聞き間違えたり、転記漏れなどの人為ミスが起こるリスクが非常に高くなります。また注文のピーク時には人手を多く必要とし、人員配置なども考える必要があり人為ミスが起こりやすくなる要因となります。

手作業が多く煩雑になる

受発注の管理は台帳、エクセルなどが使用される場合が多く、他業務との連携が複雑化します。台帳やエクセルでは進捗状況などの確認にも時間を要してしまい、その結果、受発注業務の一連の流れを遅くするボトルネックとなっています。

販売促進に手が回らない

受発注業務の煩雑さゆえに、販売促進がおろそかになりがちです。人による作業では、基本的には24時間対応ができないため、販売する時間が限られ機会損失となってしまいます。

受発注システム導入によるメリット

では、受発注システムの導入によってどんな課題が解決されるのか、ここでは受発注システムを導入した際のメリットについてご紹介していきます。

人為ミスの削減

手作業で起こっていた人為ミスは、システムの活用で削減が可能です。システムでは、あらかじめ受発注用の入力画面が用意され、予め登録された発注先や商品のリストから選択して登録を行うことで入力ミスを削減できます。また、そのデータを元に販売・在庫・物流などの一連のシステムと連携して処理することによって、ミスなく作業が可能です。

納品までのリードタイム短縮

電話やFAXからの発注を受けずに済むため、転記する作業と聞き間違いなどによるミスを排除できます。その結果、受注業務にスピードアップして取り組むことが可能となります。また、システムによっては、一連のワークフローを連携させて自動化できるため、大幅な時間短縮が見込めます。

受発注がいつでも可能な状態に

受発注システムの利用により、お客様は24時間発注できるようになります。また、一連の流れをシステム化することで、今どこで何が行われているかの把握もできます。それにより、お客様のお問い合わせにも迅速に対応が可能です。

システム導入の際のポイント

自社とマッチしないシステムを選んでしまった場合、導入後に思ったような効果が得られないこともあります。

システム導入の際は、次のポイントに留意して製品を選んでみましょう。

自社フローの見直し

まず、自社フローの見直しを行いましょう。現在の受注管理の問題点を洗い出し、どのような目的でシステムを導入するのか今一度確認することが大切です。

「あったら何となく便利そう」と問題点や目的を明らかにしないままシステムを導入しようとすると、不要な機能まで備わったシステムを選んでしまうことも。この場合、システムをうまく使いこなせず、無駄なコストだけが発生してしまいます。

こうした事態を招かないためにも、受注フローを見直して自社に合ったシステムを選び導入することが大切です。

他のツールとの連携

自社で別のツールを用いている場合、導入する受注管理システムとの連携をとることができればデータ移行や入力の手間が省けます。ただし、ツール間の連携は慎重に行わなければなりません。浅い知識で連携を試みて失敗すると、失ったデータのサルベージや復元に余計な手間をかける可能性もあります。システム同士でデータ連携ができない場合、複数のシステムに同じ内容を入力するといった手間が発生する可能性もあります。
自社システムとの連携はどのように行えるのか、あらかじめシステム会社に確認をとることをおすすめします。

おすすめの受発注システム5選

受発注システムを使うことで業務効率化が進み、他にリソースを割けるようになります。自社の運用に合うシステムを選び、高い効果を得られるようにしましょう。ここでは、おすすめの3つのシステムをご紹介します。

「楽楽販売」

「楽楽販売」は、発注管理はもちろん、外部連携も充実しています。また、運用フローに合わせて自由にカスタマイズができ、さまざまなパターンの業務に対応が可能です。入力や転記の手間を削減でき、ストレスなく受発注管理を行えます。リアルタイムで情報の共有がスムーズにできるので、滞りなく作業を行うことができます。

「楽楽販売」

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GoQSystem

GoQSystemは、受注業務や在庫連携、出荷業務また売り上げや収支管理などまで幅広く自動化・効率化が可能なシステムです。業務効率化により空いた時間を販売や分析にあて、売り上げ向上につながります。

GoQSystem

COREC

CORECは、Web上で受発注が簡単に行えるシステムです。料金も比較的安く、初めてでも導入しやすいシステムです。Web上で受注の窓口が開設でき、発注履歴をWeb上で自動記録するこことができます。また発注書はPCだけでなくスマホやタブレットでも作成でき、いつでもどこでも発行可能です。

COREC

MOS

スマートフォンやiPad、タブレットPCでの受発注に対応したシステムパッケージです。「受注・ダウンロード履歴の確認」や「メール内容やアドレスの設定」などの基本機能に加え、「カレンダー登録」や「受注データの出力」などのオプション機能があります。クラウドサービスなのでインストールは不要で、シンプル設計なので初心者でも気軽に取り入れることができます。

MOS

アラジンEC

企業間で行われるWeb受発注に特化したシステムです。取引先により販売商品や価格を変更したい場合、システム上で設定可能なので、受注ミスなどのトラブル防止が期待できます。カスタマイズ可能な「パッケージ型」と低コストで導入できる「クラウド型」があり、機能性や価格、使い勝手などを考慮して選べます。

アラジンEC

まとめ

人に頼った受発注作業はミスが多くなりがちです。しかし、受発注システムを利用すれば煩雑な作業から解放され、人為的なミスを削減できるほか作業の効率化にもつながります。その結果、販売促進やその他業務にリソースをあてることができます。今回ご紹介した内容を参考に、受発注システムの導入を考えてみてはいかがでしょうか。