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販売管理システムの作り方|主な2つの自作方法や外注する場合の魅力

販売管理システムの作り方|主な2つの自作方法や外注する場合の魅力

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
販売管理とは、商品やサービスの販売に関わる物やお金の流れを管理する業務を指します。企業運営において不可欠な業務であり、効率化を目的として販売管理システムを活用するケースが一般的です。販売管理システムを用意する方法には、自作と外注の2種類があります。今回は、販売管理システムの作り方や外注する場合の選択肢を解説します。販売業務に必要なあらゆる情報を一元管理でき、カスタマイズ性に優れた販売管理システムもご紹介しますので、企業のご担当者様はぜひ参考にしてください。

この記事の目次

    販売管理システムは自作可能?

    結論として、販売管理システムの自作は可能です。主に、Excel・Accessを用いる方法や、Claris FileMaker Proなどのシステム開発ツールを使用する方法が有名です。企業のニーズやノウハウに応じて適切なツールを選定し、開発を進めることで、販売管理業務の効率化に資するシステムを構築できます。

    しかし、販売管理システムの自作は非常に労力のかかる作業です。販売管理システムは、基本機能として販売管理機能や購買管理機能、在庫管理機能などを搭載しています。これらの機能を網羅するには、ITの知識やプログラミングのスキルが不可欠であり、開発には多くの時間とコストがかかります。また、長期にわたって運用が可能なシステムを構築するには、保守やトラブルシューティング、拡張性など、システム開発以外の要素も考慮しなければなりません。そのため、販売管理システムを自作する場合は、自社が求める機能や開発人材の有無などを総合的に評価し、慎重に検討することが重要です。

    販売管理システムの作り方①Excel・Access

    Excelは、数値計算やデータ分析に特化した表計算ソフトです。商品の数量や単価、在庫状況など、販売管理業務に必要なさまざまな数字を管理・分析できます。

    一方、Accessはデータベース管理に特化したアプリケーションです。大量のデータをテーブル(表)で管理し、検索していつでも取り出すことができます。データの追加・更新・削除なども可能です。こちらでは、ExcelとAccessを使った販売管理システムの作り方をご紹介します。

    作り方

    ExcelとAccessを用いて販売管理システムを自作する場合は、インターネット上で公開されているテンプレートをダウンロードし、使いやすい形にカスタマイズするのがおすすめです。テンプレートには売上管理や在庫管理、請求管理、顧客管理などの機能があらかじめ用意されています。そのため、自社仕様に項目を変更するだけで、初心者でも比較的簡単に販売管理システムを作ることが可能です。また、VLOOKUPやIFなどの関数やマクロ、ピボットテーブル、VBAなどを活用すれば、売上データを参照して自動で帳票を作成する機能などを搭載でき、効率的な販売管理を実現できます。

    注意点

    ExcelとAccessを利用した販売管理システムは、扱うデータ量が増えると処理速度が遅くなる点が課題です。マクロによって作業を自動化している場合も、スムーズに処理を実行できずに業務効率が大幅に低下するおそれがあります。

    また、ExcelやAccessは複数人での共有・管理に向いていないことからリアルタイムでの更新が困難であるため、最新データの把握が難しくなるのも欠点です。販売管理業務は複数の部署で連携して実施するケースも多く、ステータスの反映が遅れることで、仕入管理や受注管理におけるミスにつながる可能性があります。

    販売管理システムの作り方➁システム開発ツールを使う

    プログラミングの専門知識がなくても販売管理システムを作れる初心者向けのツールもあります。たとえば、「Claris FileMaker Pro」などが挙げられます。操作が簡単なツールを選ぶと良いでしょう。

    作り方

    システム開発ツールを使って販売管理システムを作る際は、まずツール内に欲しい機能を満たしたテンプレートがないかを確認しましょう。テンプレートがない場合は、自社で一から構築する必要があります。初心者向けのシステム開発ツールを選べば、「レイアウトの作成」「機能の追加」「データの入力」といった直感的な動作で構築できるのが魅力です。

    注意点

    システム開発ツールを使って販売管理システムを構築する場合も、テンプレートの有無によって一から構築する手間が生じ、社内の負担が増加します。また、高度なシステムの構築にはデータベース設計の知識や、一定のプログラミングスキルが要求される点に注意が必要です。

    販売管理システムは自作せずに外部に依頼するのがおすすめ

    販売管理システムの自作は多大な労力がかかるだけではなく、構築できるシステムの品質にも限界があります。多くのデータを蓄積・分析し、業務改善やミスの削減に役立てるには、既存の販売管理システムを導入するのがおすすめです。以下では、販売管理システムの3つの種類と特徴、選び方を解説します。

    販売管理システムの3つの導入タイプ

    クラウド型

    クラウド型は、インターネットを経由して利用できるタイプの販売管理システムです。インターネットにアクセスできる環境であれば、時間や場所を問わずに利用できるメリットがあります。システムのアップデートやメンテナンスも運営会社が対応するため、自社での運用や保守がほとんど必要ありません。

    一方で、クラウド型の販売管理システムを利用するにはオンライン環境が必須です。オフライン環境では使用できないため注意しましょう。また、カスタマイズ性が低い製品もあり、自社に合わせた細かな設定が難しい場合があります。

    パッケージ型

    パッケージ型は、買い切りのパッケージソフトで提供されるタイプの販売管理システムを指します。自社サーバーにインストールして使用するのが一般的です。一度インストールしてしまえば、ネットワーク環境がなくても運用できます。インターネットに接続する必要がないことから、セキュリティリスクが低いのも特徴です。

    ただし、パッケージ型は、バージョンアップや保守をすべて自社で行う必要があります。また、インストールした端末でしか利用できない点にも注意しましょう。

    オンプレミス型

    オンプレミス型は、自社サーバー内に専用のシステムを構築して運用するタイプの販売管理システムです。専用設計のためカスタマイズ性が高く、自社業務に最適化しやすい点がメリットです。

    ただし、システム開発会社に依頼する場合は費用が高額になりやすい点がネックです。導入後もメンテナンスやアップデートにコストがかかるため、月額費用の負担のみで済むクラウド型と比較して、全体のコストを可視化しにくい点もデメリットといえるでしょう。

    販売管理システムの選び方

    販売管理システムは、自社の業態や業務フローに適した製品を選ぶことが大切です。運営会社の導入実績などを確認し、自社と同じ業界や業種の企業が多く導入しているシステムを選ぶと良いでしょう。

    また、導入にかかる費用の妥当性もチェックする必要があります。初期費用やランニングコストはもちろん、導入時の教育やメンテナンスにかかる費用なども確認することが重要です。

    販売管理システムは「楽楽販売」がおすすめ!

    ここまで、販売管理システムを自作する場合のコツや外注する場合の選択肢についてお伝えしました。ExcelやAccess、Claris FileMaker Proなどの開発ツールを使用すれば、販売管理システムを自作することは可能です。しかし、構築に労力がかかるうえ、複雑な販売管理を行うには専門知識やスキルが欠かせません。高機能な販売管理システムを手軽に導入するには、既存のシステムを選択するのがおすすめです。

    「楽楽販売」であれば、見込み案件の状況から受注後の請求・発注・収支まで、販売管理に必要なあらゆる情報を一元管理できます。複雑な金額計算や帳票発行も自動化できるため、大幅な工数削減が可能です。案件ごとの原価・収支などの情報をリアルタイムで共有でき、属人化の解消にも役立ちます。

    また、「楽楽販売」はクラウド型のシステムでありながらカスタマイズ性が高いのも強みです。表示項目や入力画面をノンプログラミングでカスタマイズできます。運用しながら担当者が使いやすいように改善できるため、現場への定着が期待できます。

    さらに導入前~導入後まで、充実したサポートを受けられるのも魅力です。担当者によるヒアリングや業務に沿った課題解決の提案、電話やメールでの導入支援など、多角的なサポートを実施しています。より詳しい情報を知りたい場合は、下記のページからお問い合わせください。

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    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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