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発注管理業務とは?管理する内容や流れ、よくある課題、効率化の方法

発注管理業務とは?管理する内容や流れ、よくある課題、効率化の方法

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
仕入先や外注先への発注量が増えると、自社の発注状況を管理する手間も多くなります。発注担当者の負担が増加するほか、属人化にお悩みのケースも少なくないようです。発注管理に手間取っているなら、現状のオペレーションを見直してみてはいかがでしょうか。
この記事では、発注管理業務を効率化するために、よくある課題や効率化の方法を解説します。発注管理に役立つおすすめのサービスもご紹介するので、ぜひお役立てください。

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この記事の目次

    発注管理の基礎知識

    初めに、発注管理で押さえておきたい基礎知識を解説します。発注管理業務の内容や、発注作業が完了するまでの業務フローをステップごとにご紹介します。

    発注管理とは

    そもそも発注とは、自社の製品・サービスを提供するために、必要な業務や製品などを外部の企業へ依頼することです。その際、外部の企業に依頼した発注内容を管理する業務が、発注管理です。管理する情報の具体的な例として、「外注先のデータ」「発注内容」「支払いデータ」などが挙げられます。発注管理には、発注漏れ・二重発注・在庫過多などのトラブルを防ぐ目的があります。

    発注管理の流れ

    企業間の受発注において、発注側では以下の流れで業務が進行します。各ステップでどのような情報を管理する必要があるか、改めて確認してみましょう。

    1.購買依頼書作成 2.見積もり依頼 3.発注 4.納品 5.検収 6.請求 7.支払い
    書類とペン 書類と電卓 PCと円マーク トラック 書類 円マーク 銀行
    社内で購買部門に発注の依頼をかける 外部の企業から見積書を受領して発注先を選定する 発注内容が確定したら注文書(発注書)を作成する 発注先から製品・サービスと納品書を受領する 製品・サービスの検収を行い、検収書を作成する 発注先から請求書を受領する 発注先へ代金を支払い、領収書を受領する
    1.
    購買依頼書作成
    2.
    見積もり依頼
    3.
    発注
    書類とペン 書類と電卓 PCと円マーク
    社内で購買部門に発注の依頼をかける 外部の企業から見積書を受領して発注先を選定する 発注内容が確定したら注文書(発注書)を作成する
    4.
    納品
    5.
    検収
    6.
    請求
    7.
    支払い
    トラック 書類 円マーク 銀行
    発注先から製品・サービスと納品書を受領する 製品・サービスの検収を行い、検収書を作成する 発注先から請求書を受領する 発注先へ代金を支払い、領収書を受領する

    発注管理業務でよくある課題

    発注管理に関して以下のようなお悩みがないでしょうか?現状の発注管理における問題を解決するために、発注担当者の方は改めて課題を確認してみましょう。

    手間と時間のかかる作業が多い

    発注業務には多くの作業工程があり、時間と労力がかかります。先ほど発注管理の流れでもご紹介した通り、発注業務のワークフローでは購買依頼書・注文書(発注書)・検収書などのさまざまな書類を作成する必要があります。また、納品された製品・サービスをチェックする検品作業や、在庫数を把握するための棚卸し作業のように、多くの工数がかかるのが難点です。

    部門間の情報共有が難しい

    発注業務を効率的に進めるには、社内の各部門と連携し、スムーズにコミュニケーションを取りながら業務を進める必要があります。部門間の連携が十分にできていない場合、非効率的なやり取りによって無駄が生じてしまうおそれがあります。また、連携時の不手際によって二重発注や発注漏れなどのトラブルが起こりやすくなる点にも注意が必要です。

    ミスが起きやすい

    発注管理は周辺業務が煩雑になりがちで、さまざまな場面で発注者のヒューマンエラーが発生する可能性があります。例えば、伝票などの重要な書類を紛失してしまう、書類の転記作業で発注数や金額を間違えてしまうといったミスが考えられるでしょう。これらの人的ミスを完全に防ぐのは難しいことから、システム導入による自動化などの対策を検討するのも良いでしょう。

    業務の属人化が起こりやすい

    発注管理を特定の担当者のみに任せている場合、業務の属人化が懸念されます。こうした状況では特定の従業員のみに業務負担が集中したり、担当者の不在時に発注業務が停滞したりして、業務効率が低下するおそれがあります。また、発注管理業務の全貌がブラックボックス化すると、担当者の転勤や異動にともない現場が対応できず混乱するリスクもあります。

    発注管理を効率化するには?

    手間がかかる発注管理の業務効率化を実現するには、どのような方法があるのでしょうか。最後に、システムを利用して発注管理を効率化する複数の方法と、それぞれのメリット・デメリットを解説します。

    エクセルを使って管理する

    Microsoft社のエクセル(Excel)を活用して、自社で発注管理表を作成する方法です。

    • メリット
      すでに業務でエクセルを使用していることが多く、低コストで運用できるのがメリットです。オンラインで発注管理表のテンプレートが無料配布されているケースもあるため導入しやすいと言えます。また、社内にエクセルのノウハウがあれば、現場のスタッフがスムーズに操作できるでしょう。加えて、エクセルに搭載されている関数やマクロの機能を使ってカスタマイズすると、より詳細で効率的な管理を実現できます。
    • デメリット
      エクセルファイルは複数人での同時編集に対応していません。そのため、リアルタイムでの情報共有に適していない点がデメリットです。カスタマイズによって利便性が高まる反面、関数やマクロの知識が求められ、機能を拡充する場合には手間がかかります。このほかに、発注データの量が増えると動作が重くなりやすい点や、手入力によるミスが懸念される点にも留意しておきましょう。

    発注管理システムを導入する

    発注管理に特化した専用のシステムを導入する方法です。発注管理システムには、発注に関するあらゆるデータを一元管理する機能や、業務を自動化する機能などが搭載されています。無駄な作業を削減し、ヒューマンエラーを低減するために役立てられます。

    • メリット
      発注管理システムを活用すると、社内の連携強化や業務効率化などの効果が期待できます。例えば、リアルタイムで案件ごとの収支や売上予測を確認できる機能によって、部門間の情報共有がスムーズになります。また、データを自動入力する機能や複雑な金額計算を自動化する機能によって、手作業がなくなり、担当者の業務負担を抑えられるのが魅力です。
    • デメリット
      発注管理システムを導入・運用する際は、初期費用や月額費用など一定の金銭的コストが発生します。料金プランはシステム提供会社によって異なるので、各社の特徴を比較検討しながら、自社の目的や課題に適したサービスを見つけましょう。情報連携の強化や業務効率化による費用対効果を考慮しながら導入するようおすすめします。

    システムの便利機能で発注管理が簡単に!

    ここまで、発注管理業務を効率化するヒントをお伝えしました。システムによって発注管理を効率化するなら、導入効果を重視して発注管理を専門とするサービスを選ぶとよいでしょう。発注業務に特化した機能が搭載されているので、情報の一元管理や業務効率化を実現できます。

    もしも、発注管理に役立つ機能が豊富なシステムをお探しなら、クラウド型販売管理システム「楽楽販売」がおすすめです。

    「楽楽販売」を導入すれば、発注データを受注案件と自動で紐づけて、案件ごとの収支や売上予測をリアルタイムで正確に確認できます。複雑な金額形態でも、売上計算を自動化できるのがポイントです。計算や転記の手間を省き、ミスを低減します。また、ワンクリックで発注書を作成できるのも大きな魅力です。操作性やカスタマイズ性が高く、導入・運用のサポートが充実しているので、始めてのシステム導入でも安心してご利用いただけます。

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    記事執筆者紹介

    • 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
    • 「楽楽販売」のコラムでは販売管理・受発注管理・プロジェクト管理などをはじめとする、あらゆる社内業務の効率化・自動化の例をご紹介していきます!
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