Webデータベースとは？活用例5つと導入メリットをご紹介！

Webデータベースとは？

Webデータベースとは、Webブラウザを用いて管理・編集などができるデータベースシステムやアプリケーションのことを指します。クラウド上にデータが保存されるものが多いため、インターネットにアクセスできるデバイスがあれば、どこからでもアクセスできるというのが大きな特徴の1つです。
2020年のコロナ禍以降、全国的にリモートワークが推進されたことで、オフィス以外からでもアクセスが可能なWebデータベースは需要が高まっているといえるでしょう。

そもそもデータベースとは

そもそもデータベースとは、データを蓄積するための「箱」にあたるものの総称です。複数のデータを1つの土台（Base）上で管理することから「データベース」と呼ばれます。Excelなどをデータベースとして情報を蓄積しているケースも多いでしょう。
必ずしもWebブラウザを介して利用するものではないという点が、Webデータベースとの違いです。

データベースの管理においてよくある課題

データベースのメリットは情報を一元的に蓄積することで、検索性に優れた管理ができるという点です。
ただ、そのデータが複雑化したり、容量が大きくなって分断化されてしまったりすると、本来のメリットを発揮できません。具体的に次のような課題を抱えている企業様が多いです。

ファイルがあちこちに散らばっている

社内で必要な情報をExcelなどを用いてデータベース化していても、データの数や項目数が多ければすべての情報を1つのExcelファイルで管理することは難しいです。結果として複数のExcelファイルが存在し、データがあちこちに散らばってしまっているというケースが多くなっています。従業員が個々にファイルを作成し、管理しているというケースもあるでしょう。
このように、情報をデータベース化していてもファイルが複数に分かれて散らばってしまっていては、「検索のしやすさ」というデータベース本来のメリットを満たすことは難しくなってしまいます。

データの形式がバラバラ

前述のようにデータを蓄積したファイルが複数存在し、更にその形式がバラバラだと後にデータを統合するのも困難になります。特に、社内で一元管理しているデータベースが存在せず、従業員などが個々にデータを管理している場合に発生しやすい課題です。

データ同士が紐づいていない

例えば「顧客情報」「契約情報」「請求情報」など、それぞれをデータベース化して管理できていたとしても、各データが紐づいていなければ適切にデータ管理ができているとは言えないでしょう。もし、顧客の担当者や連絡先、契約形態などに変更があった場合には、それぞれのデータに同じ修正を加えなければなりません。
作業の手間がかかるだけでなく、修正時にヒューマンエラーが発生してしまうリスクも高まります。

ファイル自体が壊れてしまう

特にExcelなどの場合は管理できるデータ量に制限があります。マクロ等を組んでデータ管理の効率化を試みても、結局ファイルが重くなって壊れてしまう、といったケースも多いです。安全にデータを管理するためには、データの容量に見合った形式でデータベース化する必要があります。

Webデータベースを導入するメリット

Webデータベースは基本的にクラウド上のサーバーにデータを保管・管理するシステムです。この仕組みによって次のようなメリットが期待できます。

データを一元化することで管理がスムーズに

導入するシステムにもよりますが、クラウド上でデータを管理することで管理可能なデータ容量は大きくなります。これまで複数に分断されてしまっていたデータベースも一元化でき、より管理がスムーズになるでしょう。
データベース化することによる本来のメリットである「検索性の改善」が実現できます。

データ同士の紐づけも可能

これまでバラバラに管理していたデータも、リレーショナルデータベースという機能のあるWebデータベースを導入すればデータ同士の紐づけが可能になります。
例えば「顧客情報」「契約情報」「請求情報」といったデータを紐づけることができれば、「顧客情報に更新・修正があった際は紐づくすべての情報が自動で更新」「契約期間が終了したら請求対象から除外する」などといった作業の効率化が可能です。

どこからでもアクセスできる

基本的にクラウド上にデータが保管されるため、インターネットにアクセスできるデバイスがあればどこからでもアクセス可能です。別拠点の担当者や倉庫、自宅で勤務する従業員もデータの参照や編集が可能なので、情報共有がよりスムーズになるでしょう。

セキュリティ対策も実現

クラウド上にデータを保管する、どこからでもアクセスできる、などといった点からセキュリティ面に不安を感じられる方もいるかもしれませんが、Webデータベースはセキュリティ対策も安心できる機能が備わっています。
例えば特定のIPアドレスからのアクセスのみに制限をしたり、担当部署や役職によって閲覧・編集できるデータを制限したりなど、細かい設定をすることで、アナログなデータベースで管理するよりも高度なセキュリティ対策を実現できます。社内の統制も取りやすくなり、BCP対策としても有効といえるでしょう。

Webデータベースを使った業務効率化の例5つ

Webデータベースはさまざまな業務・場面で活用が可能です。具体的な活用例を5つご紹介します。

顧客管理

自社と取引のある顧客や、見込み顧客の管理でWebデータベースを導入すれば、営業、経理、管理部門など担当部門をまたいだリアルタイムでの情報共有ができるようになります。

例えば、営業が既存顧客とのやり取りで担当者変更の話を聞いたが、経理には共有していなかったため請求先を誤ってしまう、担当者が退職してしまって過去の対応履歴が分からない、といった状況を防ぐことができます。

受注管理

受注管理においては、営業担当からバックオフィス部門への情報共有が重要となります。営業の受注状況をしっかりと把握できなければ、適切な請求・発注業務を行うことができないためです。

Webデータベースで管理することで、受注済みの案件データを社内でリアルタイムに共有できるため、円滑にその後の業務フローにもつなげることができます。過去の受注データが正しく蓄積されていれば、その後の営業活動の最適化にも活用することもできるでしょう。

請求管理

特に請求のスパンや金額、日にちが異なる契約が存在する場合、それらのデータを一元的に管理しておかないと請求ミスにつながってしまいます。Webデータベースでそれらの情報をまとめて管理しておけば、顧客それぞれがどのような請求形態で、対応状況がどうなっているのかを管理することが可能です。

また一元的に管理することで、担当者が不在の場合などでも対応が標準化され、よりスムーズで漏れのない請求業務につながるでしょう。

契約管理

取引先との契約状況の管理も、Webデータベースの活用が有効です。契約日や取引金額、契約期間、自動更新の有無、更新月等管理が必要な項目は多岐にわたります。これらの情報をWebデータベースに登録しておけば、契約更新等の対応漏れを防ぐ、解約の申請があった場合は漏れなく社内で情報の共有ができる、など管理業務の効率化が可能です。

プロジェクト管理

プロジェクトやタスクの管理もWebデータベースを活用することで効率化できます。プロジェクト管理では、複数の担当者が関わる、タスクが多岐にわたる、プロジェクトの収支も確認しておく必要があるといった点がポイントとしてあげられます。

Webデータベースであれば、プロジェクトに携わる担当者全員が常に最新の状況を確認することができるうえ、受注・発注のデータと紐づけておけばプロジェクトの収支もリアルタイムで確認可能です。進捗や利益を確認したうえで細かいタスクの管理に落とし込んでいくことで、効率的なプロジェクト管理が実現できるでしょう。

クラウド型業務改善システム「楽楽販売」でできること

「楽楽販売」は製品名にあるような”販売”の管理だけでなく、さまざまな業務改善に活用できるクラウド型のデータベースシステムです。ご紹介した活用例のほかにも、充実したカスタマイズ性によって自社の業務にマッチした専用のデータベースを作ることができます。

マウス操作だけで自社仕様にカスタマイズ

「楽楽販売」では、データ項目や表示順、データの紐づけ方などあらゆるカスタマイズが可能ですが、それらの設定は基本的にマウス操作だけで実装することができます。従来のオンプレミス型のシステムでは、専門知識を持った担当者でないと、システムの構築やメンテナンス、改修ができませんでした。「楽楽販売」では直観的なマウス操作のみで設定ができるため、プログラミング等の専門知識がなくてもシステム構築や改修が可能です。

ルーチン業務は自動化して作業工数カット

ステータス変更や変更日の入力など、定期的に発生する更新作業はボタン1つで行えるため、入力時間の短縮、効率化ができます。金額等、数値の計算も自動化が可能です。

例えばデータを更新した日時を記録する、契約状況に応じた請求額を自動計算する、受注済みの案件データからボタン一つで帳票発行する、といった作業を自動でできるようになります。

外部システムと連携して機能を拡張

既存の基幹システムや会計システム等と連携することでさらに機能を拡張することも可能です。

CSV形式でのデータ取り込みや出力ができるほか、他システムから送信された定型メールの内容を自動で「楽楽販売」に流し込む、などの連携も可能となります。もちろんAPI連携が可能なシステムもありますので、詳細についてぜひお問い合わせくださいませ。

まとめ

Webデータベースをうまく活用することで、さまざまな業務を効率化し、作業工数の大幅な削減につながります。

まずは現状のデータ管理方法を見直し、効率化ができそうなところを洗い出してみましょう。「楽楽販売」でお手伝いができそうなことがある、もう少し詳しく知りたい、という方は是非お気軽に無料資料をご覧ください。