DXとデジタル化の違いとは？理解を深めてDXを追い風にしよう

DXとデジタル化の違い

一般的に受発注システムとは、企業における「受注」と「発注」に関するデータの管理や業務フローを効率化することができるシステムのことを指します。
特に受注数、販売数や案件数が多かったり、取引先の数が多かったりすると、その管理・処理業務を紙やExcelで正確に対応するのは難しいです。受発注システムを導入することで手作業で行っていた手間の削減やヒューマンエラーの防止につながり、大幅な効率化が期待できます。

受発注システムの主な機能

ビジネスの現場で「DX」という用語が浸透してきていますが、以前から使われている「デジタル化」という用語とどう違うのでしょうか。
まず、2つの用語の意味を確認していきましょう。

DX（デジタルトランスフォーメーション）

「DX」のDは「degital／デジタル」、Xは「transformation／トランスフォーメーション」で、デジタル技術やデータ活用を取り入れてビジネスを変革していくという意味で使用される用語です。

「ビジネスを変革」とあるように、DXは単に「業務にデジタルを取り入れること」をゴールとしているのではありません。「デジタル化という手段でかつてない価値を社会に提供し、企業そのものの価値を向上すること」がDXの目的となります。

デジタル化

対して従来の業務のプロセスやシステムをデジタル技術に置き換えることを「デジタル化」といいます。業務の負荷を軽減したり、作業効率を上げて生産性を高めたりすることがデジタル化の目的です。

デジタル化は、下記の「デジタイゼーション」と「デジタライゼーション」の2つのステップに分けることができます。

デジタル化の第一歩：デジタイゼーション

アナログデータをデジタル化することを「デジタイゼーション」と呼び、デジタル化の第一歩に位置付けられます。例えば、見積書や請求書、契約書といった紙で作成し管理している書類の情報をシステムに入力し、デジタルデータにすることなどがこの「デジタイゼーション」に該当します。

業務プロセスのデジタル化：デジタライゼーション

デジタイゼーションの次のステップが「デジタライゼーション」です。デジタル化した情報をさらにシステムやソフトなどを使って処理するなど、「業務プロセスのデジタル化」によって効率化することを指します。
例えば、見積書や請求書のデータを会計システム上で管理し、クライアント別や日付別で検索できるように組み立てることが当てはまります。

違いを理解していないとDXの成功は難しい

上記で紹介したようにDXとデジタル化は異なる意味を持ちますが、デジタル化はDXのプロセスの一端でもあるため、混同しがちです。自社のDXを成功させるには、デジタル化との違いを経営層から従業員までがしっかりと認識しておく必要があります。
デジタル化との違いを理解せずにDXに取り組むと、下記のようなケースに陥ることが懸念されます。

場当たり的な「デジタル化」で終わってしまう

DXとは、従来のビジネスモデルを変革したり、新たなビジネスモデルを創出したりするなど、全社的な取り組みとして進める改革です。例えば、ペーパーレス化やシステム導入といった単なるデジタル化を場当たり的に取り入れても、一部の業務が効率化するに過ぎません。

社会に新たな価値を提供するほどの変革を自社ビジネスに起こすには、DXを全社規模で取り組む必要があります。

全社的視点で構築できずコストが増大する

DXを急ぐあまり、部署ごとに単発でデジタル化を行ってしまうと、結果としてコストが膨らむことがあるため注意が必要です。
社内でバラバラにデジタル化を進めると、その度に導入費用やデジタル人材が必要になります。加えて、単発のデジタル化が社内に乱立すると部署を横断したデータ活用がしづらいため、いざビジネスモデルの変革に取り掛かるには改めてシステムの大掛かりな再構築が必要になるケースも考えられます。

単発のデジタル化に比べて、全社的なDXの予算は安価ではありません。しかし総合的に見ると、費用対効果が高い可能性もあるため、必ず全社的な視点をもってデジタル化の計画を立てる必要があるでしょう。

人材採用の基準を見誤ってしまう

業務にデジタル技術を導入して経営全体を改革するには、DXを推進する人材が必要です。
ただし、デジタル関係の専門知識を持っている人材だけを確保すればいいというわけではありません。システムの設計やデータ分析など、あらゆる場面に最適な人材がいなければ、デジタル技術を充分に活用することはできないでしょう。

社内業務にDXを浸透させるという意味でも、デジタル技術への理解があり、DX化への推進力がある人材を各部署におくことが理想です。

DXを始める際に重要なポイント

DXとデジタル化の違いを把握するだけではなく、DXの成功確度を高めるためには重要なポイントがあります。
ここでは、DXを始める際に特に知っておきたいポイントを4つご紹介します。

DXの目的・ビジョンを定める

なぜDXに取り組むのか、DXを推進することでどのような企業へと変革を遂げたいのか、といった目的やビジョンを定めることから始めましょう。

「流行っているから」「他社もやっているらしいから」といった理由でデジタル技術に手を出してしまうと、社内の賛同を得られないばかりか、単なるデジタル技術の導入だけで終わってしまいます。
DXの目的と実現したいビジョンを明確にし、そのために必要な手段としてデジタル技術の導入を検討するというステップを踏むことが大切です。

小規模からテスト導入する

DXは小規模な範囲からテスト的に導入をすることでリスクを最小限に抑えられます。

「DXは全社的な取り組み」と前述していますが、DXを全社で一斉にスタートすると万一のトラブル発生時に全社に影響が及びます。システムの導入に膨大な時間やコストをかけていた場合は、システムの見直しも容易ではありません。
現場での運用を確認しながら小さい規模で導入を進めれば、最小限のコストで試験的な導入ができ、万一の際の再設計もしやすくなります。

デジタル人材の確保と育成に注力する

DX推進の初期段階からデジタル人材を確保しておくことが理想です。

現在は企業の大小を問わず多くの組織がデジタル人材の採用に動いているため、人材確保の競争率は高まっています。
デジタル人材としては、DXを主導するプロデューサー、データ解析に長けたAIエンジニアやデータサイエンティスト、新たなビジネスのユーザビリティを司るUXデザイナーなどさまざまな職種があります。全ての人材を採用するのが難しい場合は、社外のベンダーに外注する方法もあるでしょう。

ただし、外注する場合は社内にDX化のためのノウハウが蓄積しない等のデメリットも考えられます。費用対効果等を鑑みて、長期的な視点では自社にとってどちらが最適なのか検討することが大切です。

情報共有で社員の理解を促す

一部の主管部署がDXの戦略を組み立てたとしても、実際に導入したデジタル技術を運用して新たなビジネスモデルを顧客に提供していくのは社員一人ひとりです。そのため、社員のDXへの理解を促すこともクリアしなければならないポイントです。
部署や拠点の枠を超えて社員が情報共有できるシステムなどを活用し、DXに関するノウハウやナレッジをタイムリーに得られる状態を整備することが大切です。

DXにつながるデジタル化の具体例

DXの推進するにあたり、まず必要となるのは最初のステップの「デジタル化」です。具体的にどういったことから手を付けていけば良いのか見ていきましょう。

書類や手続きの電子化

紙の書類や対面の手続きを電子化することは、デジタル化の初歩的な施策です。

紙の請求書の電子化で例えると、プリントアウトするための用紙やプリンター、郵送費が不要になるだけでなく、発行から受け取りにかかるタイムラグも最小化できます。修正や再発行にもすぐに応じられることもメリットです。

請求書の発行作業そのものは難しい業務ではありませんが、案件数や取引先が多ければそれだけ煩雑になっていきます。電子化によって担当者の作業負荷が軽減されれば、本来注力すべきコア業務に充てるリソースの十分な確保も期待できるでしょう。

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テレワークの推進

近年は、働き方改革や人材確保の一環として在宅勤務やサテライトオフィスなどの活用も求められていますが、こうした社員のテレワークを推進するためにもデジタル化が欠かせません。
実際に、オフィスへの出勤自粛を余儀なくされたコロナ禍では、多くの企業がデジタル化に踏み切ることになりました。その結果、クラウドサーバーの利用が浸透しただけでなく、リモート会議やチャットツールなどが業務に取り入れられ、社員のデジタルへの対応力が上がったという企業も多いのではないでしょうか。

テレワークの浸透によってデジタル化が進んだことは、結果としてDX推進への基盤整備にもつながったとも考えられます。

クラウドサービスの活用

クラウドサービスの活用は、DXにつながるデジタル化の中でも重要度が高いと位置付けられるでしょう。代表的なものといえば、クラウド型の会計ソフトや販売管理システムが挙げられます。

かつてのこうしたツールは、インストールしたパソコン上でしか動作せず、複数のデバイスで共有できる仕組みではありませんでした。このようなツールは使用できる環境が限られているため、システムを使っても結局担当者に属人化しやすい、部署間での情報共有に活用しにくいといったデメリットがありました。

一方でクラウド型のツールは、インターネットに接続されたデバイスがあればどこからでも利用できるようになります。もちろん、セキュリティ対策として利用者ごとの権限管理やアクセス制限の機能も備わっているツールがほとんどです。
基本的には更新した情報をタイムリーに共有できるので、業務の効率化やデータの有効活用といった効果が期待できるでしょう。

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難しいプログラミングの知識なども必要なく導入ができるため、DX推進の足がかりとして多くの企業様に導入いただいております。

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まとめ

DXとデジタル化は混同されがちですが、「デジタル化という手段を使い、企業を変革するのがDX」と理解すると良いでしょう。

企業に変革を起こすDXには、デジタルに精通した人材の確保をはじめ、長期的な視点での戦略立案やまとまった額の設備投資など、多くのリソースが必要です。また、従業員のデジタルへの理解度も左右するでしょう。
まずは多くの従業員が関わるデジタル化の第一歩として、ペーパーレス化や販売管理システムなどのクラウドサービスの導入などから検討してみてはいかがでしょうか。

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