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導入事例:株式会社ファム 様

協力会社との日程業務をシステム化し、毎月数百通あったメールのやり取りを自動化!
株式会社ファム
株式会社ファム 様
業務内容:立体駐車場事業、IT事業、コールセンター事業、医療機器事業
従業員数:150名
利用用途:作業日程管理、物件管理等
https://www.famm.co.jp/
1983年の創業以来、立体駐車場のメンテナンス、開発、製造、リニューアルをメイン事業とし、その技術やノウハウを活かした幅広い事業を展開されている株式会社ファム様。今回は情報システム部門の大石様、メンテナンス業務日程調整担当の大堀様に楽楽販売の活用シーンと導入効果、今後の展望を聞いた。

導入前の課題と楽楽販売による解決

月数百件にのぼる協力会社とのメール連絡を自動化!

  • 導入前の課題

    協力会社や自社現場担当と毎月100件以上のメール連絡が必要で漏れや見落としが発生

  • 解決

    入力済みのデータからメールを自動作成!リマインド機能で漏れや見落としも防止!

  • 導入の効果

    メール作成手間や工数が大幅に削減!漏れや転記ミスもなくなり効率アップ!

before:メールの数が多すぎて業務を圧迫→after:メールの自動作成で工数削減!業務効率もUP!

立体駐車場のメンテナンス業務では、100社を超える協力会社と自社現場担当との日程調整が必要となり、少なくても毎月100件を超えるメールのやり取りが必要だったため、毎月多大な作業時間がかかり業務を逼迫していました。件数が多すぎて漏れや見落としも発生しやすい環境だったと思います。

楽楽販売を導入してからは、登録済みのデータをもとにメールの自動生成ができるようになったため、作業時間が大幅に短縮されました。元データからメールの文面に転記する必要がないため、単純な入力ミスの防止にもつながっていますし、連絡に関する期日の管理もリマインド機能のおかげで漏れなく対応ができるため助かっています。

加えて、これまで協力会社との間でメールで行っていた入力の催促や日程再調整の依頼等がボタン1つで実行ができるようになりました。体感として双方のレスポンスのスピードが上がったと感じますし、メール作成が自動化・省略されたことで自社・協力会社ともにコミュニケーションコストやストレスの軽減、効率化に繋がっていると思います。

5つ以上のExcelファイルで管理していた情報が一元化できた

  • 導入前の課題

    日程管理業務に使用するデータが複数のExcelと基幹システムに分かれていたため作業・管理が非効率的だった

  • 解決

    楽楽販売で日程管理業務に関するデータを一元管理

  • 導入の効果

    他部署に手を借りる必要があるほど時間がかかっていた作業が、部署内で完結できるまでに効率化された

before:参照データ/使用するファイルの数が多くて大変…→after:参照データ/使用ファイルが一元化されて作業効率UP!

楽楽販売導入前、日程調整業務では自社内では4~5個程度のExcelファイルと基幹システム、加えて協力会社に配布しているExcelファイルなど、複数に分かれたデータを参照・使用して作業を行う必要がありました。作業コストがかかってしまう上に、ファイルが重いことで動作が遅くなったり固まってしまったりと非効率的な環境だったと思います。

楽楽販売を導入してからは、日程調整業務に必要なデータがすべて楽楽販売に一元化されているため、大幅に作業効率を改善することができました。具体的に挙げると、それぞれのファイル間で発生していた転記作業がなくなった、複数ファイルを開いていたことによるPC動作の遅延がなくなったなどの改善メリットを実感しています!

以前は作業量が多く他部署に手を借りることもありましたが、今は部署内で完了させることができています。またシステム化されたことで入力ルールが統制され、ミスや漏れの軽減にもつながったのも大きな改善点の1つだと思います。

楽楽販売でよかった理由

自社と協力会社それぞれに適切な専用画面にカスタマイズできた

担当者ごとに必要な情報のみに絞った作業画面にカスタマイズができるのはとても便利です。「協力会社との調整担当」「自社の現場担当」「協力会社の担当」など、社外の担当者にも利用してもらうことが前提のシステムだったため、簡単な操作性やセキュリティの担保は重要なポイントでした。楽楽販売では、それぞれの業務に必要最低限の情報しか表示されないようにカスタマイズができるため、混乱・ミスの少ない運用ができていると思います。とにかくシンプルな画面構成にすることが可能なので、懸念していた協力会社への展開もスムーズに実現できた点はとても良かったです。

それぞれに最適な形にカスタマイズ 自社現場担当 調整担当 協力会社

低コストでありながら「できないこと」が少なかった

基幹システムではなくサブシステムとしての導入なので、できる限り低コストで導入できるシステムを探していました。楽楽販売は低コストでありながら、カスタマイズ性やセキュリティ面も充実していて、解決したい課題に対して「できないこと」が少なかったため導入を決めました。具体的に挙げると、ITリテラシが低くても簡単に操作できる点、構築後も自分たちでシステムの微修正やカスタマイズができて小回りが利く点、プライバシーマークを取得していて監査においても弊害がない点等です。機能に対して大変コストパフォーマンスの高いシステムだと思います!

インポート・カスタマイズの自由度が高く基幹システムと連携できた

基本的に日程管理に関する情報は基幹システムに登録されていますが、セキュリティ面を加味し、日程管理に関するデータのみを切り出して専用のシステムを構築したいと考えていました。楽楽販売はインポートやカスタマイズの自由度が高いため、基幹システムから楽楽販売にデータを取り込んで調整し、基幹システムに戻す、といった連携も実現できています。

楽楽販売導入後のお客様環境 基幹システムから楽楽販売へ必要なデータをインポート 楽楽販売から基幹システムへ登録したデータをエクスポート 日程調整担当が楽楽販売:点検予定日DBに必要な情報を登録 点検予定日DBから協力会社へ日程の確認や対応依頼等のメール連絡 協力会社から点検予定日DBへ必要情報の入力・承認/確認等のメール連絡 メールは自動化 点検予定日DBから自社現場担当へ日程の確認や対応依頼等のメール連絡 自社現場担当から点検予定日DBへ必要情報の入力・承認/確認等のメール連絡 メールは自動化

今後の展望

現在はPCのみからの利用を想定した構築をしていますが、現場や外出先での操作性が改善できるよう、スマホ用の画面も作成したいと考えています。
また、訪問先(お客様)の掲示板などに貼られるメンテナンス予定のご案内(掲示用紙)の作成や連絡もシステム化したいと考えております。現状、この部分のシステム化・自動化においては課題がいくつかあり実装には踏み切れていませんが、サポート担当の方などにもご相談の上、将来的に実現できたら良いですね。

お忙しいところ取材のご協力を頂きありがとうございました!
今後ともよろしくお願いします!

業務をラクにする「楽楽販売」の機能

リレーショナルDB


データベース同士の関連付けが行えます。リレーショナルDBにすれば、業務効率が飛躍的に向上。

自動処理ボタン作成


複雑な処理でもボタンひとつで自動的に行うことができます。

入力フォーム作成


データ入力専用の画面を、項目を自由に組み合わせて設定できます。

通知メール


レコード登録・更新・削除の際に、通知メールを送ることができます。

検索


フリーワードでの曖昧検索はもちろん期間や数値範囲での詳細検索もできます。

メニューの作成


ユーザー別や用途別など、利用方法に合わせた画面を複数作ることができます。

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス52,089社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計74,915社のご契約を頂いております。(2021年3月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。