弊社では建物の点検を行ってから改修工事のお見積を作成しお客様にお出しするのですが、以前はすべてExcelで見積書を作成しファイルサーバー上で保管していました。建物ごとにフォルダ分けしていたものの、見積書の数が膨大で管理番号もなかったため、必要な見積書を探すのが大変で、誰が作成したのか、どの見積が契約に至ったのかも分からない状態でした。その後別の見積共有システムを導入しましたが、パッケージシステムのためシステムで対応できないフォーマットの見積はExcelで作成しており管理がバラバラになっていました。さらに、価格計算が柔軟に行えず金額を自由に入力できる状態だったため見積書の価格に統一性がありませんでした。
楽楽販売では、まず見積書のフォーマットを自由に設定できるので、独自フォーマットの見積書もすべて作成できました。楽楽販売上で見積データを一元管理できるようになり、建物名や日付、金額から検索できるので、確認したい見積書を探すスピードが格段に早くなりました。見積番号が自動で付与されることで、お客様から問合せがあった際なども対応がスムーズになっています。また、楽楽販売では価格計算の設定の自由度が高く、掛率を使った金額の自動計算も簡単に行えます。おかげで見積金額の統制ができるようになり、誰が見積書を作成しても誤差がなくなりました。これまではどの見積が契約に至ったのかわからず売上見込みの確認も一苦労でしたが、見積書の一元管理で簡単に売上の見込が立てられるようになったことも楽楽販売導入の効果として大きいですね。

改修工事を行う場合、対象の建物やお客様宛に事前に工事や点検のお知らせを行っています。また工事の種類によっては部材の発注や必要な書類の作成、行政への届け出を行う必要があります。これまでのシステムでは見積書の履歴管理はできるのですが、その後の工事の進捗管理ができていなかったため、事前のお知らせの出し忘れや、部材の発注漏れ、届け出が遅れていてお客様からご指摘を頂く、ということが発生していました。
楽楽販売では見積の作成、履歴管理だけでなく、その先の工事の進捗管理までシステム内で一元管理することができます。見積と紐づけて工事の進捗管理ができるのですが、工事の種類に応じて自動で届け出書類を発行したり、お知らせの通知有無や届け出の有無といった対応状況を管理できるので、各作業の対応モレや遅れが軽減されました。楽楽販売を見れば誰でも進捗状況がわかるので、お問合せがあった際には担当者以外の人でも現在の進捗状況や見込みを回答したり、必要な時だけ担当者にエスカレーションする、ということができるようになっています。楽楽販売で情報を一元管理することで、様々な面で対応がスムーズになり業務効率化に繋がっています。

物件の点検や改修工事を行う際は事前に住人のお客様宛に弊社からご連絡する必要があるのですが、なかなかお客様と連絡がつかないことが多く対応に時間がかかっていました。これまでは担当者の個人管理だったため、対応履歴を全く記録していませんでした。他の担当者が状況を把握できていないのはもちろん、担当者本人ですら把握できていないこともあり、お客様から折り返しがあってもどのお客様なのか、どの物件のどんな要件で誰が電話したのかもわからず、対応が遅れる一方でした。
現在は楽楽販売上ですべての対応履歴を残すようにしています。いつ誰が何の要件で連絡をしたのか、履歴を確認すればすぐに状況がわかるようになり、担当者以外の者でも対応が可能となりました。また、履歴を残すことで連絡がつきにくい時間帯の把握もできるようになり、以前と比べてかなりスムーズにやりとりが進むようになっています。これまでは未完了の工事リストが毎月20件ほど残っている状態でしたが、現在ではほぼゼロになっており、効果を実感しています。