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導入事例:株式会社ベストン 様

一元管理と見える化で業務効率アップ!残業時間の削減にもつながっています
株式会社ベストン 様
株式会社ベストン 様
業務内容:消防用設備等点検、建築設備定期検査、特定建築物定期調査、防災管理点検、防火対象物点検、免震建物点検
従業員数:62名(2020年1月)
利用用途:見積管理、工事工程進捗管理、受注/売上管理、問い合わせ管理
http://best-on.co.jp/
消防用設備等の点検や建築設備、建築物の定期調査、防災・防火設備の点検を行っているベストン様。見積書や工事の工程管理の一元化を実現し業務効率化を進めるなか、楽楽販売の設定を担当する常務取締役の池田様に楽楽販売の活用シーンと導入効果を聞いた。

導入前の課題と楽楽販売による解決

見積書の一元管理で業務効率アップ!

  • 導入前の課題

    管理が煩雑で見積書が探せない、見積の価格に統一性がない

  • 解決

    すべての見積書を楽楽販売で作成し、楽楽販売で一元管理する

  • 導入の効果

    見積書の検索がスムーズに。価格の統制がとれ、売上見込みも立てられる!

見積書の一元管理で業務効率アップ!

弊社では建物の点検を行ってから改修工事のお見積を作成しお客様にお出しするのですが、以前はすべてExcelで見積書を作成しファイルサーバー上で保管していました。建物ごとにフォルダ分けしていたものの、見積書の数が膨大で管理番号もなかったため、必要な見積書を探すのが大変で、誰が作成したのか、どの見積が契約に至ったのかも分からない状態でした。その後別の見積共有システムを導入しましたが、パッケージシステムのためシステムで対応できないフォーマットの見積はExcelで作成しており管理がバラバラになっていました。さらに、価格計算が柔軟に行えず金額を自由に入力できる状態だったため見積書の価格に統一性がありませんでした。
楽楽販売では、まず見積書のフォーマットを自由に設定できるので、独自フォーマットの見積書もすべて作成できました。楽楽販売上で見積データを一元管理できるようになり、建物名や日付、金額から検索できるので、確認したい見積書を探すスピードが格段に早くなりました。見積番号が自動で付与されることで、お客様から問合せがあった際なども対応がスムーズになっています。また、楽楽販売では価格計算の設定の自由度が高く、掛率を使った金額の自動計算も簡単に行えます。おかげで見積金額の統制ができるようになり、誰が見積書を作成しても誤差がなくなりました。これまではどの見積が契約に至ったのかわからず売上見込みの確認も一苦労でしたが、見積書の一元管理で簡単に売上の見込が立てられるようになったことも楽楽販売導入の効果として大きいですね。

作業工程の見える化で対応モレを削減!

  • 導入前の課題

    工事の進捗が把握できず、書類の作成や届け出に漏れや遅れが発生していた

  • 解決

    楽楽販売で工事の進捗状況を工程ごとに管理して見える化

  • 導入の効果

    進捗状況が一目でわかるので、作業の対応モレ・遅れを削減!

作業工程の見える化で対応モレを削減!

改修工事を行う場合、対象の建物やお客様宛に事前に工事や点検のお知らせを行っています。また工事の種類によっては部材の発注や必要な書類の作成、行政への届け出を行う必要があります。これまでのシステムでは見積書の履歴管理はできるのですが、その後の工事の進捗管理ができていなかったため、事前のお知らせの出し忘れや、部材の発注漏れ、届け出が遅れていてお客様からご指摘を頂く、ということが発生していました。
楽楽販売では見積の作成、履歴管理だけでなく、その先の工事の進捗管理までシステム内で一元管理することができます。見積と紐づけて工事の進捗管理ができるのですが、工事の種類に応じて自動で届け出書類を発行したり、お知らせの通知有無や届け出の有無といった対応状況を管理できるので、各作業の対応モレや遅れが軽減されました。楽楽販売を見れば誰でも進捗状況がわかるので、お問合せがあった際には担当者以外の人でも現在の進捗状況や見込みを回答したり、必要な時だけ担当者にエスカレーションする、ということができるようになっています。楽楽販売で情報を一元管理することで、様々な面で対応がスムーズになり業務効率化に繋がっています。

対応履歴の管理により顧客対応時間が大幅に削減!

  • 導入前の課題

    顧客情報や対応履歴管理がされておらず、お客様との連絡に時間がかかっていた

  • 解決

    楽楽販売で顧客情報と対応履歴をすべて記録

  • 導入の効果

    顧客対応の対応時間を大幅に削減!毎月の未完了リストもゼロに!

対応履歴の管理により顧客対応時間が大幅に削減!

物件の点検や改修工事を行う際は事前に住人のお客様宛に弊社からご連絡する必要があるのですが、なかなかお客様と連絡がつかないことが多く対応に時間がかかっていました。これまでは担当者の個人管理だったため、対応履歴を全く記録していませんでした。他の担当者が状況を把握できていないのはもちろん、担当者本人ですら把握できていないこともあり、お客様から折り返しがあってもどのお客様なのか、どの物件のどんな要件で誰が電話したのかもわからず、対応が遅れる一方でした。
現在は楽楽販売上ですべての対応履歴を残すようにしています。いつ誰が何の要件で連絡をしたのか、履歴を確認すればすぐに状況がわかるようになり、担当者以外の者でも対応が可能となりました。また、履歴を残すことで連絡がつきにくい時間帯の把握もできるようになり、以前と比べてかなりスムーズにやりとりが進むようになっています。これまでは未完了の工事リストが毎月20件ほど残っている状態でしたが、現在ではほぼゼロになっており、効果を実感しています。

楽楽販売で良かった理由

外出先から使えるので残業時間の削減に!

楽楽販売を導入してよかった点は、まず外出先から利用ができるようになったことです。
営業マンは点検などで日中は現場に行っていることが多いのですが、これまではExcel管理だったり、外から使えないシステムだったため、見積の作成や申請、工事の進捗報告、確認などもすべて会社に戻ってきてから行う必要がありました。
楽楽販売ではタブレットで外からでもデータの登録、閲覧ができるので、わざわざ会社に戻ってきて作業を行わなくてよくなった点は非常に大きいですね。働き方改革が求められる今のご時世ですが、楽楽販売によって残業時間の削減にも繋がっています!

外出先から使えるので残業時間の削減に!

カスタマイズの応用が利いて便利!

もともと見積共有の専用システムを使っていたので、システムを選定する際は見積作成のみを行うことを想定していました。
ですが、楽楽販売は自由度が高く応用が利くシステムなので、最初は見積作成のシステムとして使い始めましたが、今は工事の工程管理を行い、業務改善を実現できています。パッケージシステムとは違って自社の運用に合わせて設定ができるのと必要に応じてどんどん用途を拡げていける点が嬉しいです。今後もさらに用途を増やして活用していくつもりです。

カスタマイズの応用が利いて便利!

安心のサポート体制!

最初は自身で構築を進めていくのに不安がありましたが、手厚いサポートがあったおかげで自社でも設定を進めることができました。不明な点ややりたいことはサポートに問合せればいつも的確な回答をもらえるので大変助かりました!運用開始から約半年後に新しい用途でデータベースの追加を行ったのですが、その際はプレミアムサポートを活用してサポートしてもらったことで既存のデータベースとの繋ぎこみも設定でき、今は問題なく運用できています。

安心のサポート体制!

今後の展望

今後は契約物件の見積履歴や改修工事履歴などを分かりやすくしたうえで、さらに物件の規模や築年数から建物をスコアリングして、今後の提案に活かせるよう管理していきたいと考えています。また、営業メンバーの行動管理や案件管理といったところまで最終的には拡げていきたいです。当初は見積作成のみでシステムを探していましたが、応用がきくシステムなので用途を拡げていけるところがいいですね。

池田様

池田様、お忙しいところありがとうございました!

業務をラクにする「楽楽販売」の機能

Excelへの流し込み


ボタンひとつでExcelファイルが生成できます。フォーマットは自由に変更できます。

承認フロー


承認・否認・差戻しがボタン一つで行え、承認履歴も残ります。

自動処理ボタン作成


複雑な処理でもボタンひとつで自動的に行うことができます。

メニューの作成


ユーザー別や用途別など、利用方法に合わせた画面を複数作ることができます。

モバイル対応


スマートフォン・タブレットなどのモバイル端末から操作しやすい画面を表示できます。

検索


フリーワードでの曖昧検索はもちろん期間や数値範囲での詳細検索もできます。

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス52,089社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計74,915社のご契約を頂いております。(2021年3月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。