メールの自動取込から、
請求書の発行・送付までのフローが一元化されました！

導入前の課題

手入力の手間とミスをなくすことと、お客様対応の属人化防止が課題

お客様がネット通販でお買い物をされると、ショッピングカートからメールが届きます。従来は、そのメール内容を顧客データベースに手入力していました。また、お客様に発行する請求書も、手入力したものをメールに添付して送信していました。

どちらも、手間がかかるうえ、入力ミスを起こす可能性があります。請求書の場合、メールへの添付忘れや送り間違いが起こる危険性もありました。

また、お客様からのお問い合わせなどに対して、担当の社員でなければ対応ができないことにも問題を感じていました。同じ部署で席が隣の社員であっても、仕事の状況が本人以外では把握できていなかったんです。

過去の失敗

スピード感のある業務改革を行う社風ゆえに、導入したシステムが半年で使えなくなった

6,7年前、中期経営計画を考えたときに、将来的に顧客データ管理は絶対必要だと思っていました。そして、あらゆる業務を合理的に効率よく行うためには、IT化することが欠かせないと考えていました。それらを実現するために、1,000万円かけて外部委託してシステムを構築したんです。

当社はベンチャー企業ですので、ひんぱんにルールの変更や業務改善のためにやり方を変えるといったことが起こります。そのたびに、外注のシステム会社に変更依頼をかけても、スピードが追いつかないし、コスト的にも見合わない。結局、そのシステムは半年ほどで使えないものになってしまいました。

導入決定のポイント

「メール自動取込」や「請求書自動発行」など、やりたいことが"できる！"と確信し、導入を即決

「楽楽販売」のことを初めて知ったとき、直観的に"これならできる！"と感じました。導入に際して判断したポイントは、「メールの自動取り込みができること」「請求書の自動発行処理ができること」「カスタマイズが自分たちで自在にできること」の3つ。詳しい説明を聞くまでもなく、即決しました。

大きな失敗をしていましたから、本当に当社に必要なシステムがどういうものなのか、明確に見えていたんですね。

社長である私が自ら「楽楽販売」のつくり込み作業をやりました。私は、自分で各機能を結びつけてシステムを構築していくことが、経営上のスピード感を早めることにも役立っています。

「楽楽販売」による解決

注文メールの自動取り込みから請求書の発行・送信までのフローの一元化に成功！

初めに構築したのは、ショッピングカートからのメール内容を顧客データベースに取り込み、請求書の発行・送信までの業務フローでした。自動的に「楽楽販売」がやってくれるようにして、手入力の手間も、入力ミスを一気に解消したんです。ファーストステップがクリアできました

やり方を覚えてしまえば、後はサクサクつくれます。どんどん「楽楽販売」の業務を増やしていきました。

例えば、印刷パネル加工の際に、誰がいつ作業を行ったのかが後からわかるように、加工作業の前後にチェックをさせる業務フローを設けました。このことによって、もし加工にミスが発生したり、お客様からクレームが入ったりした場合でも、作業のトレーサビリティが簡単にできます。顧客満足度の向上にも役立っていますよ。

「楽楽販売」で良かった理由

入金処理や勤怠管理、日報管理、人事考課などにも活用。「楽楽販売」なしでは、会社の業務が成り立たないほど

今では、入金処理、勤怠管理、スケジュール管理、日報管理、データ分析、人事考課にいたるまで、あらゆる社内の業務に「楽楽販売」を活用しています。例えば、勤怠について、月末になると自動的に各人の出退勤時刻をまとめて、給与算出会社に送信してくれる。

それぞれの業務や社内ルールに基づいて、期限までに何らかのアクションなり答えを出さないと、催促のメールが送信されるように自動設定しています。私に代わって「楽楽販売」が催促してくれるわけです。

従来手間と時間がかかっていた細かな作業のほとんどのことを「楽楽販売」が代行してくれるようになり、今では私が会社にくる必要もほとんどないくらい（笑）。逆に、「楽楽販売」がなくては、会社の業務自体が成り立たないほど、重宝しています。