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月2,000件の申込チェック作業にかかる時間を30時間短縮!

会社名 株式会社住研川越
業務内容 賃貸仲介業、賃貸管理業、リフォーム事業、損害保険代理店業、不動産売買事業、資産運用コンサルティング、相続支援事業等
従業員数 60名(2021年7月現在)
URL https://www.j-kg.com/
利用用途 受注管理、売上管理、契約管理、工程管理

東武東上線の川越駅から坂戸駅の間に4つのアパマンショップ店舗を展開し、賃貸仲介と管理を軸としながら、売買や建築なども含めた不動産に関するトータルサービスを提供している株式会社住研川越様。
「楽楽販売」を使った賃貸管理業務の効率化・情報共有をすすめるなか、「楽楽販売」の設定を担当された経理の新井様に、「楽楽販売」の活用シーンと導入効果、今後の展望を聞いた。

「楽楽販売」の導入効果は?

  • 課題

    • 営業と事務が何度も同じ情報を入力しており、入力ミスのチェック作業に時間がかかっていた…
    • 入居時のタスクなどが営業の個人管理で、請求漏れが発生していた
  • 解決

    • 営業が入力した内容を関連する情報へ自動転記、事務の入力負担を軽減
    • 営業・事務・経理の全員が「楽楽販売」で情報を共有
  • 効果

    • 入力ミスが激減!月2,000件の申込のチェックで30時間短縮!
    • 請求漏れ・ミスに気が付く体制づくりができた!

月2,000件の申込チェック作業にかかる時間を30時間短縮!

  • 導入前の課題

    営業と事務が何度も同じ情報を入力しており、入力ミスのチェック作業に時間がかかっていた…

  • 「楽楽販売」での解決

    営業が入力した内容を関連する情報へ自動転記、事務の入力負担を軽減

  • 得られた効果

    入力ミスが激減!月2,000件の申込のチェックで30時間短縮!

ご担当者様の声

「楽楽販売」の導入で最も改善されたのが、申込チェックの入力・確認作業です。
お客様から入居のお申し込みをいただいた後、店舗の営業が「申込チェック表」にお客様のお名前、入居される物件の名前や住所など、様々な情報を登録します。その後、各店舗にいる事務が申込チェック表を見ながら、売上を管理する「日計表」に入力していきますが、お客様のお名前や物件名などは、同じ情報をもう一度入力することになっていました。事務の入力が完了した後は、私たち経理が入力に不備がないかチェックを行うのですが、お客様のお名前や住所などで入力ミスが散見されていました。繁忙期には新規と契約更新のお申し込みが合わせて月2,000件ほどあるため、入力ミスのチェック作業に膨大な時間を取られていました。
「楽楽販売」の導入後は、営業が申込チェック表に入力した内容が、日計表に自動で転記されるようになりました。これにより、事務が日計表に入力する項目が減り、作業負担の軽減に繋がっています。また、同じ情報の転記がなくなったことで入力ミスも激減したため、私たち経理のチェック作業が格段にラクになりました!

1つのシステムで情報共有、ミスを防止できる!

  • 導入前の課題

    入居時のタスクなどが営業の個人管理で、請求漏れが発生していた

  • 「楽楽販売」での解決

    営業・事務・経理の全員が「楽楽販売」で情報を共有

  • 得られた効果

    請求漏れ・ミスに気が付く体制づくりができた!

ご担当者様の声

賃貸管理業では、1つの業務でも様々な部署や立場の人が関わることになるため、情報の共有化というのは非常に重要です。お客様がお部屋に入居される前に、お部屋の鍵を交換する作業が必要となりますが、この鍵交換の手配は営業や事務ではなく、管理部が行います。営業から管理部への鍵交換の手配依頼も「楽楽販売」で管理しており、依頼時や作業完了時に通知メールを自動で送るなど、作業を効率化できています。
また、「楽楽販売」の導入前は、鍵交換をした後にお客様から鍵交換の費用をいただくのを忘れてしまう、ということが起こっていました。鍵交換費用の請求漏れは営業が行っており、経理のところに情報が来るまで請求漏れに気づくことができませんでしたが、「楽楽販売」を導入したことで、事務も「鍵交換の費用を請求したか」という情報を見ることができるようになり、請求漏れに気が付けるようになりました。「楽楽販売」という1つのシステムで情報共有を行うことで、ミスに気が付く体制づくりにつながりました。

「楽楽販売」で良かった理由

使いながら改善していけるので、現場に定着しやすい!

「楽楽販売」の設定がある程度完了した後、いきなり全員に使わせるのではなく、まずは事務だけに使ってもらって、意見をもらいました。その意見を元に修正を行った後に営業に展開したので、比較的スムーズに利用を開始できたと思います。自分たちで修正を行えるので、現場に定着しやすい形にカスタマイズしていけるのが良いですね。

あとから追加で機能を拡張していける!

現場から「これも「楽楽販売」でできるのでは?」という意見が出て、あとから機能を拡張していけるのも嬉しいポイントです
前述の鍵交換手配の依頼管理の部分は、当初「楽楽販売」では管理することを考えていなかった部分でした。他にも、お客様が付帯商品を購入した場合は引き渡し時に商品をお渡しするのですが、その商品の入出庫管理も「楽楽販売」で行っています。

サポートの対応が丁寧!

サポート担当者の対応がとても丁寧です。こちらのやりたいことをお伝えすると、どのような対応が最善か提案してもらえて、設定のイメージがしやすかったです。新しい部分を追加する時は、プレミアムサポートにも申し込みました。現在の業務のヒアリングから構築のアドバイスまで細かくサポートいただきました。

今後の展望

まだ「楽楽販売」を展開できていない部署があるので、その部署の業務部分を「楽楽販売」に置き換えたいですね。
具体的には管理部という部署で、退去後のリフォーム手配や、入居時の問い合わせ受付から修繕の管理などを行っています。管理部の業務部分は現在別のシステムで管理していますが、マスタがないために物件名を自由に入力できてしまうことで、検索でヒットしないなど、使い勝手が悪い部分があります。こういった部分は「楽楽販売」に移行して、業務をラクにしていけると思います。

新井様、お忙しいところありがとうございました!
今後ともよろしくお願いします!

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