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導入事例:ウイングアーク1st株式会社 様

月600件の見積作成依頼がスムーズになり、見積の上長承認漏れがなくなった!

佐藤様、佐々木様

ウイングアーク1st株式会社 様
ウイングアーク1st株式会社 様
業務内容:企業向けソフトウェアおよびサービスを開発・販売
利用用途:案件/見積管理、進捗/工程管理、問い合わせ管理
https://www.wingarc.com/
帳票基盤ソリューション「SVF」、データ基盤ソリューション「Dr.Sum」、BIダッシュボード「MotionBoard」などの企業向けサービスを開発・販売するウイングアーク1st様。主力とする帳票基盤ソリューション「SVF」は、28,000社以上(※2021年5月現在)への導入を誇る。売上が拡大する中、楽楽販売を利用して見積依頼管理業務の効率化を実現された。
その親和性の高さから「MotionBoard」と楽楽販売の協業も進めているなか、管理本部兼CFO室佐藤様、管理本部ICTソリューション部の佐々木様に楽楽販売の活用シーンと導入効果、今後の展望を聞いた。

導入前の課題と楽楽販売による解決

月600件の見積作成業務がスムーズになった!

  • 導入前の課題

    見積作成依頼がメールベースのため、最新版の見積の管理が困難だった…

  • 解決

    見積作成依頼を一元管理
    最新版の見積が一目で分かる!

  • 導入の効果

    月600件の見積作成依頼業務
    スムーズになった!

月600件の見積作成業務がスムーズになった!

弊社では業務効率化のため、見積作成業務は営業担当からアシスタントへ依頼し、アシスタントが行うようにしています。楽楽販売導入前は、営業担当からアシスタントへの見積作成依頼をメールベースで行っていました。上長承認で差戻された後に見積を再度作成することもあり、どの見積が最新版なのかの管理が各担当者の人的管理になっていました。楽楽販売導入後は、楽楽販売で見積作成依頼を登録し、見積を作成した後に楽楽販売上にアップロードして営業担当に報告するまでの流れをを楽楽販売上で行えるようにしました。見積が他のメールに埋もれることがなくなり、最新版の見積の管理がしやすくなったことで、月600件もある見積作成業務がスムーズになりました!
また、弊社の全国にあるオフィスそれぞれにアシスタントがいるのですが、最も案件の多い東京の見積作成を他拠点のアシスタントが行えるようになりました。特に月末月初は見積作成依頼が集中するため、負荷分散できるようになり、生産性および組織力が向上しました。

承認状況が一目で分かり、承認漏れがなくなった!

  • 導入前の課題

    見積の上長申請・承認がメールベースのため、承認状況が分かりづらい

  • 解決

    楽楽販売で見積承認を行い、
    承認状況が一目で分かるようになった

  • 導入の効果

    承認漏れがなくなり、承認の
    証跡管理の手間からも解放された!

承認状況が一目で分かり、承認漏れがなくなった!

アシスタントが作成した見積を、営業担当から上長へ値引きなどの承認をしてもらうための申請を行います。この申請~承認業務もすべてメールでやり取りしていたため、営業担当からは承認状況がどうなっているのかすぐには分からない状態でした。また、見積の監査証跡としても該当のメールそのものを保管しておく必要がありましたが、それらのメールも他のメールに埋もれてしまい、承認の証跡管理の手間が発生していました
楽楽販売で申請~承認を行えるようにしたことで、承認状況が楽楽販売上で一目で分かるようになり、上長の承認漏れがなくなりました。承認後は営業担当に承認の通知メールが自動で送られるため、営業担当の確認漏れの削減や業務効率化に繋がっています。また、楽楽販売上に承認履歴が自動で残るため、証跡保管の手間などからも開放されました。

エスカレーション機能の活用で、社内システムの運用管理が効率化できた!

  • 導入前の課題

    保守ベンダーとやり取りがメールベースのため、伝達漏れが発生していた…

  • 解決

    問い合わせを一元管理、
    内容に応じて保守ベンダーへ
    自動でエスカレーション

  • 導入の効果

    伝達漏れがなくなり、
    社内システムの運用管理を効率化
    できた!

エスカレーション機能の活用で、社内システムの運用管理が効率化できた!

システム部(ICTソリューション部)では、社内で導入しているシステムに関する社員からの問い合わせを受け付けています。問い合わせの内容を確認し、自分たちで解決できる内容は回答しますが、保守ベンダーへ依頼すべき内容については保守ベンダーへ連絡しています。これらの業務もすべてメールベースだったため、保守ベンダーへエスカレーションする際に伝達すべき内容が漏れていたりして、手間がかかっていました
楽楽販売では問い合わせ内容の入力項目を定型化することができます。必須入力などの設定もできるので、問い合わせの際に社員に入力してもらいたい項目が抜け漏れることがなくなりました。また、社員が入力した内容を自動で転記して、事前に登録した保守ベンダーのメールアドレスへメールを送る機能を活用することで、保守ベンダーへの伝達漏れがなくなり、エスカレーション業務が格段にラクになりました。

楽楽販売で良かった理由

機能が豊富なのにコストが安い!

システムの導入を検討した時に、楽楽販売以外にも楽楽販売と同様のコンセプトで安いシステムも検討しましたが、そのシステムでは、見積金額などで条件分岐させる機能が上手く実現できませんでした。楽楽販売は、承認フローにおける条件分岐を柔軟に設定でき、さらにコストも安かったので、機能面・コスト面の両方から導入を決めました

機能が豊富なのにコストが安い!

「自部門でも使いたい」現場から声が上がる!

導入当初は見積依頼管理だけで利用していましたが、使い勝手が良いので「他の部署で楽楽販売を使っているらしい」と噂になり、自部門でも使いたい!と現場から声が上がります。例えばバックオフィス業務では、請求書の再発行依頼管理、お客様からの入金予定日変更の依頼管理など、サポート部門と業務管理部門でのやり取りでも利用しています。この業務も元々はメールベースでしたが、楽楽販売を導入したことで対応漏れや遅れが解消されました。
このように現場から声が上がって用途を広げていけるので、利用ユーザーは徐々に広がっています。

「自部門でも使いたい」現場から声が上がる!

基幹システムではカバーできない業務をシステム化できる!

基幹システムでは会社の運用におけるすべての業務をシステム化できるわけではありません。どうしても基幹システムではまかなえない、はみ出してしまう業務というものが発生してしまいます。
前述の社内システムの運用管理やバックオフィス業務支援もそうですが、楽楽販売はそうした基幹システムではカバーできない業務をシステム化できる、ちょうどいいシステムだなと感じます。

基幹システムではカバーできない業務をシステム化できる!

今後の展望

楽楽販売で対応する業務範囲が広がっているので、その使われ方の分析などを弊社製品「Dr.Sum」「MotionBoard」と連携して分析ができるようにしたいですね。具体的には、楽楽販売の見積情報と、基幹システムにある受注情報から見積の受注率や、誰がどれだけ見積を出しているかなど営業マネージャーに分析させたいと思っています。
「MotionBoard」に関しては楽楽販売との連携の仕組みができているので、今後はBI×業務システムといった切り口で協業を進めていければ嬉しいですね。

「MotionBoard」について

MotionBoard ロゴ

あらゆるデータをまとめて可視化し、価値あるアクションにつなげる事ができるBIツールです。
従来のBIにとどまらない多種多様なビジュアライズをノンプログラミングで自由自在に設定できます。

https://www.wingarc.com/product/motionboard/

佐藤様、佐々木様、お忙しいところありがとうございました!
協業の件も含め、今後とも宜しくお願い致します!

業務をラクにする「楽楽販売」の機能

承認フロー


承認・否認・差戻しがボタン一つで行え、承認履歴も残ります。

一覧表示


複数のレコードデータを、予め設定した項目に従って、一覧表示できます。

項目設定


項目の追加・削除・入力制限が自由に行えます。

ファイルアップロード


様々な形式のデータファイルを、レコードデータに紐付けて格納できます。

自動処理ボタン作成


複雑な処理でもボタンひとつで自動的に行うことができます。

通知メール


レコード登録・更新・削除の際に、通知メールを送ることができます。

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス52,089社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計74,915社のご契約を頂いております。(2021年3月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。