クラウド型販売管理ツール

導入事例:株式会社シェーンコーポレーション 様

全国200校からの報告集計作業が1週間から1時間に短縮!

事業支援部人事総務課・SEマネージャー
小島 亨 様

株式会社シェーンコーポレーション 様
株式会社シェーンコーポレーション 様
業務内容:語学教室(シェーン英会話スクール)の経営、オリジナル教材の制作、教育機関・企業等における英語研修の受託
利用用途:ホームページからの問い合わせの管理・集計、スクールからの各種依頼の管理・教材の発注管理
https://www.shane.co.jp/
東京、神奈川、埼玉、千葉をはじめ、東海、関西、九州地区などに200校以上(2021年5月現在)のスクールを展開しているZ会グループのシェーンコーポレーション様。楽楽販売を利用して、ホームページからの問い合わせの管理・集計や、各スクールとのやり取りの効率化を実現された。今後も楽楽販売を使ったさらなる業務効率化を目指している。今回は、事業支援部人事総務課・SEマネージャーの小島様に、楽楽販売の活用シーンと導入効果、今後の展望を聞いた。

導入前の課題と楽楽販売による解決

1日4時間かかっていた問い合わせの取り込み作業時間が
ゼロになった!

  • 導入前の課題

    ホームページからの問い合わせの
    転記作業に1日4時間かかっていた

  • 解決

    問い合わせメールの内容を解析して
    自動で取り込み!

  • 導入の効果

    転記作業の時間がゼロに!
    問い合わせの種別の集計も自動でできる!

1日4時間かかっていた問い合わせの取り込み作業時間がゼロになった!

楽楽販売はまずマーケティング部から導入しました。生徒や入会・体験の希望者がシェーンのホームページから問い合わせや体験レッスンなどの申し込みを行うと、社内にメールが届きます。マーケティング部ではそのメールの内容を1件ずつAccessに転記するという作業を行っていました。ホームページ上での入力項目が多いので、1件1件の転記作業に手間がかかっていました。また、お申し込みの数が多く、この転記作業に1日4時間ほど費やしていました
楽楽販売ではホームページから自動送信される定型メールを取り込み、メールの内容を解析して自動で取り込みをしてくれるので、1日4時間かかっていた問い合わせ・お申し込みの転記作業の時間がゼロになりました!また、取り込んだメールが一般の問い合わせなのか、体験レッスンの申し込みなのか、入会の申し込みなのかといった種別を自動で判別して取り込んでくれるので、今月それぞれの問い合わせが何件あったのかという集計も自動で行えるようになり、マーケティング部での業務効率化に大きく貢献してくれています。

全国200校からの数値報告の集計作業が1週間から1時間に短縮!

  • 導入前の課題

    全国200スクールからのFAX・紙での数値報告の集計に1週間かかっていた

  • 解決

    各スクールにアカウントを割り振り、
    楽楽販売に数値報告を直接入力

  • 導入の効果

    1週間かかっていた
    集計作業が1時間に短縮!

全国200校からの数値報告の集計作業が1週間から1時間に短縮!

シェーンの英会話スクールは200校以上ありますが、各スクールから日次・月次で生徒数や体験レッスンの申込数、来校数など、あらゆる報告をあげてもらっています。以前は、それらの数値報告を紙に記入してFAXで送信または郵送してもらっていました。月末に各スクールからFAXと紙が到着し、本部ではまず仕分けを行います。その後Excelに数値を入力していきますが、手書きゆえに読みづらい・書き損じ・記入ルール違反などが散見され、再提出依頼や確認対応などに追われていました。その結果、月末にFAXと紙が到着してから集計が終わるまで、約1週間かかっていました
楽楽販売の導入後は、スクール1校につき楽楽販売のアカウントを1つずつ割り振り、各スクールから楽楽販売に直接数値報告を入力してもらうようにしました。紙の記入から入力フォームへの登録に変更したことで、郵送コストや紙の仕分け作業が不要になっただけでなく、入力内容の統制・入力ミスの削減ができ、約1週間かかっていた報告~集計作業が、1時間に短縮されました!
また、各スクールとのやり取りが楽楽販売上でできるようになったことで、レッスンで使用する教材の発注登録も楽楽販売で行えるようにしました。こちらも紙で教材発注申込書を記入して郵送してもらっていましたが、楽楽販売上で登録を行うことで、本部で取りまとめて発注する作業が格段にラクになりました!

スクール・本部でそれぞれ必要なデータだけを表示、
入力がシンプルに!

  • 導入前の課題

    スクール側で必要のない情報が表示されてしまい、画面が見づらかった

  • 解決

    スクール側・本部側で必要な情報だけを表示するように権限を設定!

  • 導入の効果

    画面がシンプルになり
    使いやすくなった!

スクール・本部でそれぞれ必要なデータだけを表示、入力がシンプルに!

楽楽販売導入前に使っていたシステムでは、入力フォームや一覧画面での項目表示や、各種画面の並び順などを制御することができませんでした。スクール側で登録を行う際には必要のないメニューが出てきてしまっていたり、各種画面が業務の流れに沿っていない並び順で表示されてしまうことで、スクール側にとって見づらい状態になっていました。
楽楽販売では閲覧権限を細かく設定できますよね。スクール側では、入力フォームと自分が入力したデータだけが表示される画面だけを見えるように設定し、本部では入力フォームは不要なので見えないように、逆に全スクールのデータを閲覧できる画面を見えるように権限を設定しました。こうすることでスクール側での入力と本部での確認の作業がシンプルになり、とても使いやすくなりました

楽楽販売で良かった理由

スクールからのあらゆる問い合わせに対応できる!

前述のスクールからの数値報告や教材の注文依頼とは別に、ホームページの営業時間の更新依頼もすべて紙運用でしたが、楽楽販売に切り替えています。スクールからのお知らせや営業時間の変更、講師からのメッセージなど、ホームページの更新は頻繁に発生していました。また、その更新が200校分あるため、紙で運用していた時は対応漏れ・遅れもありました。今は楽楽販売に登録し、更新対応したものは完了にするという運用ができているので、迅速かつ漏れの無い運用ができています。

スクールからのあらゆる問い合わせに対応できる!

安いのに機能が豊富!

定型メールの解析・取込の機能が本当に便利で助かっていますが、その他にもリレーショナルDBであることで各種データを紐づけることができたり、ワークフローや自動通知メール、帳票などのデータの出力機能…と、豊富な機能に満足しています!以前使っていたシステムでは、リーズナブルですが機能が制限されるプランを利用しており、その時の月額と、今の楽楽販売の月額は同じくらいでした。ところが、そのシステムで楽楽販売と同じことをやろうとすると、1アカウント単位のライセンス費用が2倍近くも上がることが分かり、楽楽販売に乗り換えることを決めました。この値段でここまでの機能があるのは、楽楽販売で良かったことの1つです。

安いのに機能が豊富!

コミュニティサイトが充実しているので設定の解決策が見つかる!

たくさんの機能がある楽楽販売ですが、設定する時にどの機能を使えば良いか悩むこともあります。そんな時は、FAQやサンプルテンプレートがあるコミュニティサイトで検索をするようにしています。知りたい内容を検索すると、設定方法の案内が見つかるので、書かれている内容を参考にしながら設定を進めることができるので助かっています。特に今後も新しい用途で楽楽販売を利用しようと思っているので、コミュニティサイトを参考にしながら色々検証しているところです。

コミュニティサイトが充実しているので設定の解決策が見つかる!
楽楽販売導入後の運用イメージ

今後の展望

楽楽販売を各スクールに展開しているので、現在スクールで書面で管理している基幹業務を、楽楽販売で管理していきたいと考えております。
例えば生徒の情報管理、レッスンの受講状況管理から、請求・入金・売上管理までできるようにしたいですね。特に請求管理については、月謝の毎月請求や、特定の月だけのスポット請求、受講回数に応じた請求など、スクール特有の複雑さがあるのですが、ラクスさんも同様の管理をされているとのことなので、参考にしながら設定を進めていきたいと思っています。

小島様、お忙しいところありがとうございました!
各スクールと本部のやりとりや請求~売上管理など、楽楽販売の強みが活かせる部分がたくさんあるので、これからも業務効率化にお役立てできればと思います!

業務をラクにする「楽楽販売」の機能

メールからの自動取り込み


定型のメールを解析し、自動的にデータベースに登録できます。

入力フォーム作成


データ入力専用の画面を、項目を自由に組み合わせて設定できます。

メニューの作成


ユーザー別や用途別など、利用方法に合わせた画面を複数作ることができます。

集計


データの件数や数値の集計が行えます。集計した結果は複数のグラフで閲覧できます。

DB権限・アクセス制御


詳細な操作権限やアクセス権の設定が行えます。

リレーショナルDB


データベース同士の関連付けが行えます。リレーショナルDBにすれば、業務効率が飛躍的に向上。

自動処理ボタン作成


複雑な処理でもボタンひとつで自動的に行うことができます。

Excelへの流し込み


ボタンひとつでExcelファイルが生成できます。フォーマットは自由に変更できます。

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス52,089社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計74,915社のご契約を頂いております。(2021年3月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。