楽楽販売はまずマーケティング部から導入しました。生徒や入会・体験の希望者がシェーンのホームページから問い合わせや体験レッスンなどの申し込みを行うと、社内にメールが届きます。マーケティング部ではそのメールの内容を1件ずつAccessに転記するという作業を行っていました。ホームページ上での入力項目が多いので、1件1件の転記作業に手間がかかっていました。また、お申し込みの数が多く、この転記作業に1日4時間ほど費やしていました。
楽楽販売ではホームページから自動送信される定型メールを取り込み、メールの内容を解析して自動で取り込みをしてくれるので、1日4時間かかっていた問い合わせ・お申し込みの転記作業の時間がゼロになりました！また、取り込んだメールが一般の問い合わせなのか、体験レッスンの申し込みなのか、入会の申し込みなのかといった種別を自動で判別して取り込んでくれるので、今月それぞれの問い合わせが何件あったのかという集計も自動で行えるようになり、マーケティング部での業務効率化に大きく貢献してくれています。

シェーンの英会話スクールは200校以上ありますが、各スクールから日次・月次で生徒数や体験レッスンの申込数、来校数など、あらゆる報告をあげてもらっています。以前は、それらの数値報告を紙に記入してFAXで送信または郵送してもらっていました。月末に各スクールからFAXと紙が到着し、本部ではまず仕分けを行います。その後Excelに数値を入力していきますが、手書きゆえに読みづらい・書き損じ・記入ルール違反などが散見され、再提出依頼や確認対応などに追われていました。その結果、月末にFAXと紙が到着してから集計が終わるまで、約1週間かかっていました。
楽楽販売の導入後は、スクール1校につき楽楽販売のアカウントを1つずつ割り振り、各スクールから楽楽販売に直接数値報告を入力してもらうようにしました。紙の記入から入力フォームへの登録に変更したことで、郵送コストや紙の仕分け作業が不要になっただけでなく、入力内容の統制・入力ミスの削減ができ、約1週間かかっていた報告～集計作業が、1時間に短縮されました！
また、各スクールとのやり取りが楽楽販売上でできるようになったことで、レッスンで使用する教材の発注登録も楽楽販売で行えるようにしました。こちらも紙で教材発注申込書を記入して郵送してもらっていましたが、楽楽販売上で登録を行うことで、本部で取りまとめて発注する作業が格段にラクになりました！

楽楽販売導入前に使っていたシステムでは、入力フォームや一覧画面での項目表示や、各種画面の並び順などを制御することができませんでした。スクール側で登録を行う際には必要のないメニューが出てきてしまっていたり、各種画面が業務の流れに沿っていない並び順で表示されてしまうことで、スクール側にとって見づらい状態になっていました。
楽楽販売では閲覧権限を細かく設定できますよね。スクール側では、入力フォームと自分が入力したデータだけが表示される画面だけを見えるように設定し、本部では入力フォームは不要なので見えないように、逆に全スクールのデータを閲覧できる画面を見えるように権限を設定しました。こうすることでスクール側での入力と本部での確認の作業がシンプルになり、とても使いやすくなりました。