導入前の課題と楽楽販売による解決

外出先からも登録！更新漏れ＆残業を削減！

• 導入前の課題

  お問い合わせや顧客情報をExcelで管理しており、更新漏れ・残業が発生していた

• 解決

  クラウドなので、外出先から顧客情報を登録！複数人の同時更新も可能に

• 導入の効果

  いつでもデータ更新が可能になり、更新漏れや残業が削減、業務効率UP！

コインランドリ―事業部では、お問い合わせやお客様情報の管理は、主にExcelを利用していました。Excelでは複数人同時に更新ができないので、誰かがファイルを開いている時は、終わるまで待たなければいけませんでした。そのため、更新漏れが発生しており、データを復元するために過去のデータを遡る・該当店舗に確認するなど、手間が発生していました。外出先から更新もできないので、帰社してからデータを更新する必要があり、無駄な残業が発生していました。
楽楽販売を導入したことで外出先からでもノートPCやスマホからデータが更新できるようになり、更新漏れ・残業が削減され、業務の効率化も実現できました！

顧客情報を紐付けて、問い合わせ対応・集計がラクに！

• 導入前の課題

  問い合わせと顧客情報が紐づいておらず、顧客情報の検索に時間がかかっていた

• 解決

  問い合わせや契約情報など、顧客に関するあらゆる情報を紐付けて一元管理！

• 導入の効果

  データの検索・収集の手間がなくなり、問い合わせ対応や集計作業を効率化！

前述の通り、お問い合わせやお客様情報の管理はExcelを利用していました。トランクルーム事業部ではスプレッドシートを使っていましたが、コインランドリー事業部と共通して言えることは、情報の紐付けができていなかったことです。トランクルーム事業部だけでも月に100件ほどのお問い合わせがあり、お問い合わせがあったお客様がどこの店舗のどの部屋を契約しているかなど、複数のExcelを開いて確認しており、対応に時間がかかっていました。
楽楽販売では問い合わせとお客様の情報を紐づけることができるので、対応中にお客様の契約情報を確認する作業がラクになりました。また、店舗ごと・月ごと・年ごと・流入経路ごとに実績を集計する作業があるのですが、お客様に関するあらゆるデータが紐づいているので集計作業も非常にラクになりました。Excelではフィルターしたりソートしたりといった作業が、楽楽販売では自動でできますし、データをCSVで出力することもできるので、助かっていますよ。

店舗の工事情報を部門をまたいでリアルタイムに共有！

• 導入前の課題

  店舗の工事がいつ完了するのか工事部門に確認する手間が発生していた

• 解決

  店舗の工事情報を楽楽販売で管理し、リアルタイムな情報共有を実現

• 導入の効果

  情報共有がラクになり、部署間でのやり取りが効率化された！

新しい店舗を開店する時は、まず店舗を建てる工事から始まります。工事の施工完了日が決まったら、営業がオーナー様へ契約してもらえるよう交渉をしに行きます。こういった業務内容のため、店舗工事の工程管理は非常に重要でした。ただ、工事の情報は工事部門が管理しているので、いつ工事が終わるのかなど営業と工事部門とのやり取りが何度も発生していました。
楽楽販売で工事の工程管理ができるようになると、工事部門が登録した施工完了日を見て営業が動けるようになり、部門を超えた情報共有がリアルタイムに行えるようになりました。Excelで管理していた時は店舗に紐づく情報がすべて見えていましたが、工事部門には工事情報だけ、営業には店舗情報と施工の開始日・完了日だけといったように、それぞれの部門が必要な情報だけが見れるようにアクセス権が細かく設定できるので、情報の管理がしやすくなりました。

楽楽販売で良かった理由

標準の機能でカスタマイズができる！

楽楽販売のカスタマイズ性が良いですね。システムを色々探している時に2～3製品の説明を受けたのですが、他の製品は店舗ごと・年月ごとの絞込みや一覧の表示など、追加費用が発生してしまうことが分かりました。楽楽販売なら求めていた機能が標準でついていて、しかも他の製品に比べて安価だったので、導入することを決めました。

拡張性が高く、当初想定していなかったところまで管理できる！

楽楽販売は自分たちでカスタマイズができる製品なので、どんどん拡張していけるのも、楽楽販売を導入して良かった点です。店舗開店までの工事の工程管理は、当初楽楽販売で管理することは考えていませんでした。他にもお客様にお渡ししている鍵のシリアルナンバーを管理したり、店舗に置いてある備品を管理したりといった使い方もしています。楽楽販売の使い方を覚えると、社内のあらゆる業務を楽楽販売で管理できるのでは？と考えるようになりました。楽楽販売を使う社員が増えると、どんどん便利に使っていけますね。

楽楽明細との連携で、さらに便利に使える！

楽楽販売でコインランドリーやトランクルーム店舗のオーナー様の情報を管理しています。楽楽明細では、それぞれのオーナー様へ収支の報告を毎月PDFでお送りしています。今まではメールに添付して1通1通送信していたので、楽楽明細と連携したことでオーナー様への収支報告が格段にラクになりました！

今後の展望

主軸であるコインランドリー事業では、まだまだ楽楽販売を使いきれていない部分もあるので、今後楽楽販売に業務を移行して分かりやすくしていきたいですね。
また、アラート機能を使った停滞案件の促進だったり、どのタイミングでオーナー様へアタックすると成約率が高いかなど、MA的な使い方もしていきたいと思っています。

中澤様、お忙しいところありがとうございました！