クラウド型販売管理ツール

楽楽販売資料プレゼント

ctaボタンのクローズボタン

導入事例:株式会社住研川越 様

月2,000件の申込チェック作業にかかる時間を30時間短縮!

株式会社住研川越様
株式会社住研川越 様
事業内容:賃貸仲介業、賃貸管理業、リフォーム事業、損害保険代理店業、不動産売買事業、資産運用コンサルティング、相続支援事業等
従業員数:60名(2021年7月現在)
利用用途:受注管理、売上管理、契約管理、工程管理
https://www.j-kg.com/
東武東上線の川越駅から坂戸駅の間に4つのアパマンショップ店舗を展開し、賃貸仲介と管理を軸としながら、売買や建築なども含めた不動産に関するトータルサービスを提供している株式会社住研川越様。
楽楽販売を使った賃貸管理業務の効率化・情報共有をすすめるなか、楽楽販売の設定を担当された経理の新井様に、楽楽販売の活用シーンと導入効果、今後の展望を聞いた。

導入前の課題と楽楽販売による解決

月2,000件の申込チェック作業にかかる時間を30時間短縮!

  • 導入前の課題

    営業と事務が何度も同じ情報を入力しており、入力ミスのチェック作業に時間がかかっていた

  • 解決

    営業が入力した内容を関連する情報へ自動転記、事務の入力負担を軽減
     

  • 導入の効果

    入力ミスが激減!月2,000件の申込のチェックで30時間短縮!
     

月2,000件の申込チェック作業にかかる時間を30時間短縮!

楽楽販売の導入で最も改善されたのが、申込チェックの入力・確認作業です。
お客様から入居のお申し込みをいただいた後、店舗の営業が「申込チェック表」にお客様のお名前、入居される物件の名前や住所など、様々な情報を登録します。その後、各店舗にいる事務が申込チェック表を見ながら、売上を管理する「日計表」に入力していきますが、お客様のお名前や物件名などは、同じ情報をもう一度入力することになっていました。事務の入力が完了した後は、私たち経理が入力に不備がないかチェックを行うのですが、お客様のお名前や住所などで入力ミスが散見されていました。繁忙期には新規と契約更新のお申し込みが合わせて月2,000件ほどあるため、入力ミスのチェック作業に膨大な時間を取られていました。
楽楽販売の導入後は、営業が申込チェック表に入力した内容が、日計表に自動で転記されるようになりました。これにより、事務が日計表に入力する項目が減り、作業負担の軽減に繋がっています。また、同じ情報の転記がなくなったことで入力ミスも激減したため、私たち経理のチェック作業が格段にラクになりました!

1つのシステムで情報共有、ミスを防止できる!

  • 導入前の課題

    入居時のタスクなどが営業の個人管理で、請求漏れが発生していた

  • 解決

    営業・事務・経理の全員が楽楽販売で情報を共有

  • 導入の効果

    請求漏れ・ミスに気が付く体制づくりができた!

1つのシステムで情報共有、ミスを防止できる!

賃貸管理業では、1つの業務でも様々な部署や立場の人が関わることになるため、情報の共有化というのは非常に重要です。お客様がお部屋に入居される前に、お部屋の鍵を交換する作業が必要となりますが、この鍵交換の手配は営業や事務ではなく、管理部が行います。営業から管理部への鍵交換の手配依頼も楽楽販売で管理しており、依頼時や作業完了時に通知メールを自動で送るなど、作業を効率化できています。
また、楽楽販売の導入前は、鍵交換をした後にお客様から鍵交換の費用をいただくのを忘れてしまう、ということが起こっていました。鍵交換費用の請求漏れは営業が行っており、経理のところに情報が来るまで請求漏れに気づくことができませんでしたが、楽楽販売を導入したことで、事務も「鍵交換の費用を請求したか」という情報を見ることができるようになり、請求漏れに気が付けるようになりました。楽楽販売という1つのシステムで情報共有を行うことで、ミスに気が付く体制づくりにつながりました。

楽楽販売で良かった理由

使いながら改善していけるので、現場に定着しやすい!

楽楽販売の設定がある程度完了した後、いきなり全員に使わせるのではなく、まずは事務だけに使ってもらって、意見をもらいました。その意見を元に修正を行った後に営業に展開したので、比較的スムーズに利用を開始できたと思います。自分たちで修正を行えるので、現場に定着しやすい形にカスタマイズしていけるのが良いですね。

使いながら改善していけるので、現場に定着しやすい!

あとから追加で機能を拡張していける!

現場から「これも楽楽販売でできるのでは?」という意見が出て、あとから機能を拡張していけるのも嬉しいポイントです。
前述の鍵交換手配の依頼管理の部分は、当初楽楽販売では管理することを考えていなかった部分でした。他にも、お客様が付帯商品を購入した場合は引き渡し時に商品をお渡しするのですが、その商品の入出庫管理も楽楽販売で行っています。

あとから追加で機能を拡張していける!

サポートの対応が丁寧!

サポート担当者の対応がとても丁寧です。こちらのやりたいことをお伝えすると、どのような対応が最善か提案してもらえて、設定のイメージがしやすかったです。新しい部分を追加する時は、プレミアムサポートにも申し込みました。現在の業務のヒアリングから構築のアドバイスまで細かくサポートいただきました。

サポートの対応が丁寧!

楽楽販売導入後の運用イメージ

楽楽販売導入後の運用イメージ

今後の展望

まだ楽楽販売を展開できていない部署があるので、その部署の業務部分を楽楽販売に置き換えたいですね。
具体的には管理部という部署で、退去後のリフォーム手配や、入居時の問い合わせ受付から修繕の管理などを行っています。管理部の業務部分は現在別のシステムで管理していますが、マスタがないために物件名を自由に入力できてしまうことで、検索でヒットしないなど、使い勝手が悪い部分があります。こういった部分は楽楽販売に移行して、業務をラクにしていけると思います。

新井様、お忙しいところありがとうございました!
今後ともよろしくお願いします!

業務をラクにする「楽楽販売」の機能

入力フォーム作成


データ入力専用の画面を、項目を自由に組み合わせて設定できます。

メニューの作成


ユーザー別や用途別など、利用方法に合わせた画面を複数作ることができます。

集計


データの件数や数値の集計が行えます。集計した結果は複数のグラフで閲覧できます。

リレーショナルDB


データベース同士の関連付けが行えます。リレーショナルDBにすれば、業務効率が飛躍的に向上。

自動処理ボタン作成


複雑な処理でもボタンひとつで自動的に行うことができます。

通知メール


レコード登録・更新・削除の際に、通知メールを送ることができます。

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス52,089社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計74,915社のご契約を頂いております。(2021年3月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。