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導入事例:株式会社ビィ・フォアード 様

見積・請求書の作成~入金管理までを一元化!入力漏れや金額ミスがなくなりました

海外物流部 Freight Forwarding Group マネージャー代理 三室 宏子様

株式会社ビィ・フォアード
株式会社ビィ・フォアード様
業務内容:中古自動車の販売及び輸出入、自動車用部品の販売及び輸出入
ECサイトの運営、その他
従業員数:日本 208名(2021年6月現在)
利用用途:見積・請求書作成・入金管理・経費登録
https://corporate.beforward.jp/company/
2004年の設立後、海外向けの中古車販売を主な事業とされてきた株式会社ビィ・フォアード様。その後立ちあげられたECサイト「beforward.jp」は月6000万PVを獲得、世界200以上の国と地域に月15,000台の商品を販売・輸出する日本随一のサイトとなっている。今回は海外物流部の三室様、Won Jinyoung様に楽楽販売の活用シーンと導入効果、今後の展望を聞いた。

導入前の課題と楽楽販売による解決

請求書の作成・管理の工数を削減!入力漏れもなくなった!

  • 導入前の課題

    営業担当が個別に請求書を作成・送付していて管理できておらず、入力漏れが…

  • 解決

    楽楽販売で請求書関連の業務を一元化!

  • 導入の効果

    請求書関連の業務工数が削減!入力漏れもなくなった!

before:×承認状況が見えない…、×紙の管理…、申請書を印刷→出社して押印…、→after:〇承認状況を見える化、〇システムで一元管理、承認フローのシステム化で在宅勤務OK!

今回楽楽販売を導入したのは社内で新たに始めたサービスの部門だったため、バックオフィス業務に関してシステムの導入はしておらず、営業担当が個別に請求書を作成・送付するという対応をしていました。請求対象の案件を一括で管理できていなかったため、入力漏れ等があっても気づくことができないといった状態でした。どのお客様にいくらの請求をしているのかを管理するために、営業担当がGoogleドライブに入力してはいましたが、記載漏れが発生してしまうこともあり正確な管理が難しかったです。
楽楽販売を導入してからは、請求書関連の業務が平準化され、担当者でなくてもシステム上で請求データ・請求書の作成が入力漏れなくできるようになりました。請求データが楽楽販売で一元管理できるようになったため、誰が・いつ・どのお客様に・いくらの請求を行っているのかがリアルタイムで把握できるようになったのはとても良かったと思います。管理がとてもラクになり、大幅な工数削減にもつながりました。

自動計算機能で請求金額のミスや入力漏れを防止!

  • 導入前の課題

    請求書を作成するのに参照する数値が多く、計算ミスや入力漏れが発生

  • 解決

    楽楽販売の自動処理機能で請求金額を自動で計算!

  • 導入の効果

    手動で計算する必要がなくなり、請求額のミスの防止につながった!

before:×承認状況が見えない…、×紙の管理…、申請書を印刷→出社して押印…、→after:〇承認状況を見える化、〇システムで一元管理、承認フローのシステム化で在宅勤務OK!

当社では請求書を作成するために、下払いの金額や海上運賃等さまざまな数値を参照して計算する必要があります。そのため、手作業で金額の計算を行うとどうしてもヒューマンエラーが発生してしまうというのも課題の1つでした。また、受注、発注、請求のデータはすべて別のExcelファイルで管理していたことで転記作業も増え、さらにミスが発生しやすい環境だったと思います。
楽楽販売の自動計算の機能を活用することで、担当者が手動で計算をする必要がなくなったため計算ミスもなくなりました。計算ミスや入力漏れによる修正作業や対応もなくなったので作業時間も短くなっています。

見積・請求書の送付~入金管理までの一元化で業務がラクに!

  • 導入前の課題

    入金管理はSkypeやGoogleドライブを使ったアナログな方法で行っていて、ムダな工数が発生してしまっていた

  • 解決

    見積・請求書の作成~入金管理までを楽楽販売で一元化

  • 導入の効果

    入金確認はワンクリックで完了するように!不要な工数がカットされ、大幅な効率化につながった

before:×承認状況が見えない…、×紙の管理…、申請書を印刷→出社して押印…、→after:〇承認状況を見える化、〇システムで一元管理、承認フローのシステム化で在宅勤務OK!

請求書送付後、お客様から入金があったら経理からSkypeグループで「〇〇株式会社から●●円の入金がありました」と連絡、その後入金があった日付をGoogleドライブに入力するという運用をしていました。Skypeではメッセージが流れてしまったり、確認が漏れてしまったりするケースもあるためその場合は再度経理からSkypeで連絡するという手間が発生してしまい、効率が良いとは言えない状況だったと思います。
楽楽販売では入金があったら、もととなる請求データをワンクリックで「入金済み」のステータスに変更するだけで日付も記録されるのでとても助かっています。見積・請求データの作成~入金確認まで一貫して管理ができるため、SkypeやGoogleドライブなど他のツールと併用する必要がなく、不要な工数削減につながりました。

楽楽販売で良かった理由

営業・サポート担当がカスタマイズ方法を提案してくれた

正式申し込み前にお試しで利用しました。お試し中に営業・サポート担当の方が当社の請求書の作り方を見て「このようなカスタマイズをすれば楽楽販売で効率化ができます」と要件が実現できる方法を丁寧に提案してくれました。システムに関しては専門知識がないため、うまくカスタマイズできるか不安でしたが、サポート担当が毎週MTGに参加して親身になって対応をしてくれたのも良かったです。
パッケージ型のシステムにはないシステムの柔軟性と、サポートの手厚さは楽楽販売ならではのメリットだと感じています。

価格が安かったため試しに始めてみることができた

これまでシステムの導入をしていない業務での利用だったため、うまく導入できるのかは正直不安な部分がありました。楽楽販売は低コストなので「試しに一度始めてみよう!」といった導入にも向いていると思います。
実際に導入当初は「結局請求書を作成するのだから工数は減らないのでは?」「本当にシステムが必要なのか?」など一部反発の声もありましたが、実際に試して使ってみてもらうと「これなら工数削減できそう!」と納得してもらうことができました。

>>無料トライアルについてはこちら

今後の展望

まだ100%の設定が完了しているわけではないので、引き続き自社にとって使いやすいシステムの作成を進めていきたいと思います。具体的には経費や月締め管理等のグレードアップを図りたいです。
使いながら拡張していけるのも楽楽販売の良いところだと思うので、今後もうまく活用の幅を広げていけたらと思います。

お忙しいところ取材のご協力を頂きありがとうございました!
今後ともよろしくお願いします!

海外物流部 Freight Forwarding Group Supervisor  Won Jinyoung様

業務をラクにする「楽楽販売」の機能

おかげ様でラクスグループのサービスは、のべ84,145社のご契約をいただいています(クラウドサービス61,319社、レンタルサーバーサービス22,826社。2022年3月末現在)。「楽楽販売」はラクスの登録商標です。