株式会社パンフォーユー様　「楽楽販売」導入事例

ご担当者様の声

以前はスプレッドシートで発注書を作成していましたが、3種類あった帳票をそれぞれ個別にPDF化する必要があり手間となっていました。帳票類を送付する際も、メールアドレスの確認が手間だったり、帳票の添付ミスのリスクもゼロにはできなかったり、といった点が課題だと感じていました。加えて発注後、取引先への支払処理に関しては先方から届く請求書をもとに行っていたため、月次処理を早期化するためにもこの業務フローが障壁になってしまうという状態でした。
楽楽販売ではあらかじめ発注情報を取り込んでおくことで、自動で帳票作成～メール送信が可能です。これによって作業時間は月あたり27.5時間程削減、帳票の送付ミスも防止できるようになりました。フローとしても、発注情報をもとに作成した支払通知書が送付できるようになったため、月次処理の早期化が実現できました。

ご担当者様の声

以前は取引先の情報を複数のスプレッドシートで管理していたため、情報が一か所に集約されていないことで管理や確認に時間がかかってしまっていました。加えて、取引先の情報に変更などがあった場合も複数のスプレッドシートを更新する必要があり、ムダな工数やヒューマンエラーが発生しやすい環境だったと思います。楽楽販売では、取引先に関するあらゆる情報を一か所に集約できるため、契約書・反社チェック・与信残高等を一元管理することができるようになりました。工数はもちろん、取引先に関する重要情報を適切に管理できるようになったことで、ヒューマンエラーの防止にもつながっています。

ご担当者様の声

請求書作成・管理の業務も楽楽販売で大幅な効率化ができています。
楽楽販売の導入前からシステムを使って請求書作成していましたが、当時のシステムでは結局のところ一件一件個別に請求書を作成しなければならず、請求金額の集計も手作業で行う必要がありました。また旧システムの場合は、システムから請求書をメール送付しようとしても返信先アドレスの指定ができない仕様だったため活用できず、個人のGmailから一件一件請求書を送付するという非効率的な状態でした。
楽楽販売は、請求書の作成・集計・送付作業をそれぞれ一括で実行できる機能があるため、月あたりの残業時間は約10時間削減されています。
具体的には、まず楽楽販売に取り込んだ請求データをもとに請求書をまとめて作成、集計機能を使って請求金額も一目で確認、作成した請求書は登録済みのアドレス宛に一括でメール送付、という効率化が実現できました。課題になっていた請求書を送付した際のメールに返信があった場合の対応も、楽楽販売とSlackを連携することで情報共有とその後の対応がスムーズにできるようになっています。