業種
製造/メーカー
従業員数
13名
利用用途
受発注管理、案件管理、アフターメンテナンス管理
オリジナル空調設備の研究、開発、製造、販売や各種住宅設備の開発、製造、販売などを事業として展開されている株式会社オンレイ様。「オンレイECO床暖システム」は全国の販売施工店を通じて、住居だけでなく医院等の施設にも設置されています。
案件や部材の管理、発注書作成などの受発注管理やアフターメンテナンス管理(顧客情報、訪問日程、請求情報等)など幅広い範囲で楽楽販売をご利用いただいております。今後は見積作成や請求管理でも活用を進めていくご予定ということです。今回は資材部で空調システムの受発注やアフターメンテナンスを担当されている檀原様にお話を伺いました。
自社の業務フローに合わせられる受発注管理システムを探していた
現状の業務フロー上、受発注管理が少し煩雑なのでそれらにも対応できるシステムを探していました。
クラウド型でもカスタマイズの自由度が高く、費用も安価だった
一から自社専用のシステムをオーダーすると時間も費用もかかってしまうため、クラウド型でもカスタマイズの自由度が高い楽楽販売を検討しました。
課題
解決
効果
導入前の課題
発注先ごとのExcelに発注書を手入力。入力ミスや表記ゆれもあり、手間がかかっていた
楽楽販売での解決
楽楽販売で商品マスタを管理、発注書の雛形も登録しておくことで個別入力は不要に
得られた効果
手入力がなくなったことで、入力ミスや表記ゆれの問題も解消された!
ご担当者様の声
受発注業務に関して、以前は発注書を作成する際に発注先ごとのExcelフォーマットを使って手入力をしていました。そのため、どうしても入力ミスや表記ゆれも発生してしまい、正確性・効率性の面で課題となっていました。
楽楽販売を導入してからは、発注書の作成に必要な商品情報や雛形をあらかじめ登録しておくことで簡単に情報を呼び出して自動入力できるため、入力ミスや表記ゆれの問題も解消されました。また、発注書として出力前の発注情報もデータベース化できるようになったことで、いつでもデータの登録ができるのも便利です。登録済みのデータに関しては検索や絞込みが簡単にできるので、先の発注情報まで長期的な把握がしやすくなりました。
導入前の課題
1つのExcel内で管理しているデータが多く、操作や検索がしづらい状態に
楽楽販売での解決
「案件情報」「発注情報」等で適宜データベースを分けることで管理効率アップ!
得られた効果
別のデータベース同士の情報も紐づけることができるので、全体を把握しやすくなった
ご担当者様の声
楽楽販売の導入前は一つのExcelで「案件情報」「発注部材内訳」「発注日程」「購入情報」まで管理していたため、スクロールやページ移動が多く、操作しづらい状態でした。情報量としても多くなってしまっていたので煩雑になり、検索性も良くありませんでした。加えてExcel管理ということで複数人での同時作業はできないため、情報の入力には必要以上に時間がかかっていました。
楽楽販売を導入してからは、これまで1つのExcel内で管理していた情報を適宜分けることによって効率アップに成功しています。例えば「案件一覧」というデータベースで案件情報や納品先、請求情報を管理し、「発注管理」というデータベースで発注部材の詳細の管理や発注書作成をする、というような構造です。別のデータベースの情報同士も紐づけることができるので、分けたことによるデメリットはなく、より案件の全体像を把握できる管理に改善できています。
導入前の課題
アフターメンテナンスの情報をExcelで管理していて案件全体が把握しづらかった
楽楽販売での解決
メンテナンスに関する情報は楽楽販売で一元管理!カレンダー表示で視覚的にも把握しやすい
得られた効果
楽楽販売内で管理が完結するようになり、Excelやカレンダーを開く必要がなくなった
ご担当者様の声
製品を販売した後のアフターメンテナンスに関する情報の管理にも、以前はExcelを使っていました。顧客情報や訪問日程、請求情報をそれぞれ個別のフォーマットで管理していたため、受発注管理と同様に案件の全体を把握しづらいというのが課題となっていました。
このアフターメンテナンスに関する情報も楽楽販売で一元管理するようになってからは、顧客の情報に訪問日程や請求情報など必要なデータがすべて紐づけらるのでとても便利です。また訪問日程に関しては、これまでExcelとカレンダーを同時に開いて確認する必要がありましたが、楽楽販売のカレンダー表示機能を活用することで視覚的にも把握しやすくなり、すべての管理が楽楽販売で完結しています。
画面レイアウトの自由度が高い
入力画面や閲覧画面など、メニューごとに個別に画面レイアウトを設定できるのはとても便利だと感じています。発注時の部材種別ごとにレイアウトを変えて、それぞれで最適な形で表示させるようにしています。
アラート機能やタイマー機能など、便利な機能が多い!
設定した期日までに対応漏れがあった場合には通知をしてくれるアラート機能や、指定の時間に決められた処理を自動で実施してくれるタイマーの機能など、便利な機能が多く搭載されています。これにより、さまざまな作業のヒューマンエラーや確認作業の削減につながっています。
導入時にはサポート担当がヒアリングや提案をしてくれた
実際に導入してみて、正直初めは何から手に付けたら良いのか分からない状態でした。ただ、サポート担当の方からビデオ会議で実際の画面を見ながら説明を受けられ、当社が実現したい内容をヒアリングしたうえで構成案を提案してくれたため、安心して構築・実装を進めることができました。
表示・非表示などを項目単位まで細かく、ユーザのアクセス制御が可能です。ユーザの操作ログ参照やロックアウト機能も充実。堅牢なセキュリティ機能があるから情報共有も安全にできます。