「楽楽販売」で業務が繋がる事で、部門間の連携もスムーズになりました。

導入前の課題

見えない営業案件の見込み…

「楽楽販売」導入以前は、営業マン各自で見込み案件を抱えており、どの案件がいつ頃、受注としてあがる予定なのかが、全く見えない状況でした。売上の予測が立てづらく、営業への指示も出しにくい状態でした。

見積書や、受注時の承認フローは紙で…
上長は不在にしている事も多くスムーズに回らない

また、見積もり発行時や受注計上時の承認フローが紙ベースで行われていたのも課題でした。紙ベースなので、実際にその紙を確認する必要があるのですが、上長が不在である場合も多く、承認が上長にて溜まり、スムーズに進まないという課題もありました。

経理や納品部門への依頼にモレや遅れが生じる

受注後、案件は営業部門だけの話では無くなります。 その後、製品の納品作業や、売上の計上・請求といった、納品部門や経理部門へと引き継ぎを行う必要があります。 「楽楽販売」導入以前は、営業は次へ次へと常に出回っているため忙しく、どうしてもその後の工程への依頼部分でモレが生じてしまいがちでした。

「楽楽販売」による解決

営業案件を確度別に見える化！
各営業確度別の進捗状況や今月来月の見込みが手に取るように分かる！

「楽楽販売」の導入により、まず改善された事は、課題でもあった営業案件の可視化です。Excelでは無く、「楽楽販売」という共通フォーマット上で入力・管理するため、営業マン各自で抱えていた案件の進捗状況が、すべて、管理者の手元で分かるようになりました。課題であった見込みの数値も分かるようになりましたし、確度別での遷移を見る事で、営業活動に置いて、どの部分がボトルネックなのかも見えるようになりました。

見積もりや受注時にはシステム上での承認フローを設置！
社外からでも承認は出来るようになり、業務はスムーズに！

続いて、こちらも課題であった見積書発行時や、受注時の承認についてですが、今まで紙ベースで行われていたこの業務を、「楽楽販売」上ですべて、上長承認をさせるように設定しました。「楽楽販売」はクラウドシステムなので、外出先からでもアクセスできるため、承認作業はスムーズになり、業務のスピードが目に見えて上がりました。

受注時に自動的に納品部門や経理部門へ通知メールを送信！
依頼モレを事前に防げるようになった。

最後に、営業工程の次工程にあたる、納品部門や経理部門への依頼連絡にてモレが生じていた問題ですが、こちらも、無事解消されています。受注時には、システムにて自動で両部署へ通知メールが届くので、営業マンが連絡しなくとも、スムーズに工程が流れていきます。

「楽楽販売」で良かった理由

"自動処理機能"により、社内情報共有と様々なルーチンワークの効率化が実現出来ています！

「楽楽販売」を導入した事によるメリットは沢山あるのですが、あえて言うと、"情報の共有化"と"ルーチンワークの効率化"です。すべてこれらを実現できたのも、「楽楽販売」が備える"自動処理機能"にあります。

自動通知メールによるスムーズな社内共有

自動処理機能には、ある情報の更新や登録など、様々な操作に乗じて、通知メールを配信する事ができます。これにより、先ほど話した受注時や、他の作業依頼、共有情報の更新時に、予め設定しておけば、自動で通知メールが配信されるため、連絡漏れなどが無くなります。
しかも、条件は場合毎に細やかに設定できるため、より確実な通知が出来ます。

見積書・注文書・納品兼検収書発行プロセスの簡便化に成功！

見積書・注文書・納品書の発行も、この自動処理により簡便化・効率化できた業務の１つです。こういった書類は、1.雛型を引き出す ⇒ 2.お客様情報に書き換え て保存⇒ 3.稟議申請と、実は、Excelと手で行うと非常に面倒な業務です。これが1日に業務にあわせ何枚も何枚も生み出されていると思うと、非常にコストが高い作業だと思います。
今まで、当たり前のようにやっていた作業だけれど、回数も多いので実はかなりのコストがかかっている作業だったんですね。
この作業が、「楽楽販売」の自動処理機能により、入力したデータに従って書類作成をボタン1つで自動で行う事ができます。書類の確認後、稟議申請もボタン1つです。書類の確認作業は挟みますが、実質ボタン2回押すだけで今までの書類発行業務が完了できます。これは非常に大きなコスト削減に繋がりました。

販売管理に付随する他業務も連動してシステム化が出来てしまった！

弊社の提供するロジザードゼロをはじめ、物流管理システムWMSは、本体であるクラウドサービスの他に、併せて利用するハンディターミナル(バーコードリーダー)もお客様へ貸与します。その際に、どのお客様へどの機種をどれだけ提供しているのか、といった情報も管理する必要があります。こちらは、専用システム等でない限り、なかなかシステム化が難しかった所で、長らくExcelでの管理を行っていましたが、提供件数・種類が増えていくについて限界を感じてきていた個所でした。
しかしながら、販売管理業務に付随して、「楽楽販売」導入の際にまるっとシステム化を行ってしまい、今ではより正確な管理が出来るようになりました。こういった主軸の用途に付随したちょっとした業務を管理できてしまうのも、「楽楽販売」の魅力ですね。

「楽楽販売」は、機能・サポート両面で非常にコストメリットが高いサービス！

実は、「楽楽販売」を導入する直前に、Excelからの脱却のために、CRM系のクラウドサービスを導入していました。顧客情報・サービスプラン・契約情報・見積もり情報・案件内容など、様々なグラフや数値を織り交ぜたレポート機能は確かに便利ではありましたが、その全体的な導線の使いづらさと、なによりも費用の高さが目立ち、アカウントを関係者全員に振ることが難しい状態でした。さらに、追い打ちとしてサポートの対応です。帳票出力などのカスタマイズ部分のサポートは、しっかりと対応して貰えないため、修正ができない期間が長引き、結果的に出力されたものを毎回手で修正するという悪循環になっておりました。それらの要因から短期でのシステム入れ替えの検討と至りました。結果として、「楽楽販売」と出会えたため、良かったのですが(笑)
「楽楽販売」は、不明な点はしっかりとサポートして貰え、機能的にも高価なサービスに決して劣る事もありません。しかも、前回ではシステム化を断念した個所も、「楽楽販売」では組み込む事が出来てしまうなど、柔軟性はバツグンです。得られるもののほうが、はるかに大きかったです。本当に「楽楽販売」を導入して良かったと思っています。

まだまだ、導入して日は浅いので、これからも「楽楽販売」を使って社内の業務で効率化できそうな個所はしていきたいと思います。
これからも引き続きよろしくお願いします。

こちらこそ、よろしくお願い致します！
亀田様、お忙しい中、ありがとうございました！