もともと経費精算や勤怠以外の申請は紙で行っていました。申請書を紙に印刷したものを回覧して押印をもらう、というやり方だったので、コロナ禍で在宅勤務への切り替えが急速に進む中、紙申請処理のためだけに担当者が出社し対応を行わなければならなかった状況でした。また、承認状況がわからなかったり、紙の保管場所の問題もありました。紙での回覧のため、申請書の欄外に手書きのメモが記入され何が正しい情報か、どれが最新版かわからないといったこともありました。

楽楽販売で申請ワークフローをシステム化したことで、まず紙での管理がなくなり、在宅勤務でも申請が可能になりました。楽楽販売を見れば最新のデータがわかりますし、承認がどこまで進んでいるかの状況も一目瞭然です。状況がわかることで次に何をすべきかがすぐわかり、承認履歴のやりとりやコメントが記録に残るため引継ぎもとてもラクになったことで、全体で月数百時間の工数削減に繋がっています。入力した情報はデータベース化されるので、休暇日数の集計などその後の処理のデータ活用も簡単にできるようになっています。

社内の資産や備品などの管理でも楽楽販売を活用しています。社内の応接室などに置いておく美術品等の資産管理として、以前は紙の台帳カードを使って管理しており、設置場所などの情報がバラバラで整理されていませんでした。現在は楽楽販売でデータベース化し、年に一度の現物確認がとてもラクになっています。まず設置場所ごとに効率的にチェックができるようになり、楽楽販売上に写真を登録しているので美術品の確認も正確にできます。タブレットでそのまま部屋の担当者にサインをしてもらうことで、その場で確認まで完了できるので、チェックが非常にスピーディーになりました。

また、収入印紙の申請管理と紐づけた印紙の在庫数管理も行っています。承認がおりたら予めPDF受領書を準備しておき、申請者が印紙を受領する際はタブレット上でPDF受領書へサインをしてもらい、それを楽楽販売へアップロードして保管しています。経理担当者は申請に対して受領済みの処理を行うことで、印紙の在庫数が自動で引き落とされるだけでなく、在庫が少なくなった際にはアラートメールの通知機能といった、今までにない在庫管理も連動してできる仕組みとなっています。

どちらの管理も効率化されたたでけなく、紙をなくすことができている点も楽楽販売で管理するメリットです。