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導入事例:伊藤忠人事総務サービス株式会社

ペーパーレス化でDXを実現!システム導入で工数を大幅削減できた!

経営企画管理部 開発担当 宮岸様、部長 佐々木様、課長 横濱様

伊藤忠人事総務サービス株式会社
伊藤忠人事総務サービス株式会社様
業務内容:人事、労務に関するサポート業務・コンサルティングサービス、オフィスビル総合維持管理、IT関連施工・保守、オフィス総合監修・施工、オフィス内総合サプライ等
従業員数:185名
利用用途:申請ワークフロー、資産管理、請求管理
https://ihgs.co.jp/
人事総務に関するアウトソーシングサービス企業として、給与計算、福利厚生支援をはじめオフィスビルの維持管理など幅広いサービスをご提供されている伊藤忠人事総務サービス株式会社様。社内の申請ワークフローから請求管理や資産管理など、様々な用途で楽楽販売を活用し、業務の効率化をすすめられている横濱様、宮岸様に楽楽販売の活用シーンと導入効果、今後の展望を聞いた。

導入前の課題と楽楽販売による解決

申請ワークフローのシステム化で月数百時間の工数を削減

  • 導入前の課題

    コロナ禍で在宅勤務が中心となる中、紙申請の処理のためだけに出社していた…

  • 解決

    申請ワークフローのシステム化を実現

  • 導入の効果

    在宅勤務でも申請が可能になり、承認状況が可視化され申請承認の工数が大幅に削減。

before:×承認状況が見えない…、×紙の管理…、申請書を印刷→出社して押印…、→after:〇承認状況を見える化、〇システムで一元管理、承認フローのシステム化で在宅勤務OK!

もともと経費精算や勤怠以外の申請は紙で行っていました。申請書を紙に印刷したものを回覧して押印をもらう、というやり方だったので、コロナ禍で在宅勤務への切り替えが急速に進む中、紙申請処理のためだけに担当者が出社し対応を行わなければならなかった状況でした。また、承認状況がわからなかったり、紙の保管場所の問題もありました。紙での回覧のため、申請書の欄外に手書きのメモが記入され何が正しい情報か、どれが最新版かわからないといったこともありました。

楽楽販売で申請ワークフローをシステム化したことで、まず紙での管理がなくなり、在宅勤務でも申請が可能になりました。楽楽販売を見れば最新のデータがわかりますし、承認がどこまで進んでいるかの状況も一目瞭然です。状況がわかることで次に何をすべきかがすぐわかり、承認履歴のやりとりやコメントが記録に残るため引継ぎもとてもラクになったことで、全体で月数百時間の工数削減に繋がっています。入力した情報はデータベース化されるので、休暇日数の集計などその後の処理のデータ活用も簡単にできるようになっています。

データベース化で作業がスピーディーに、ペーパーレスも実現

  • 導入前の課題

    社内資産の保管場所や在庫の管理が煩雑だった…

  • 解決

    承認フローと紐づけて資産情報や在庫数をデータベース化

  • 導入の効果

    棚卸や現物確認の作業スピードがUP。紙の運用も廃止できた

before:×承認状況が見えない…、×紙の管理…、申請書を印刷→出社して押印…、→after:〇承認状況を見える化、〇システムで一元管理、承認フローのシステム化で在宅勤務OK!

社内の資産や備品などの管理でも楽楽販売を活用しています。社内の応接室などに置いておく美術品等の資産管理として、以前は紙の台帳カードを使って管理しており、設置場所などの情報がバラバラで整理されていませんでした。現在は楽楽販売でデータベース化し、年に一度の現物確認がとてもラクになっています。まず設置場所ごとに効率的にチェックができるようになり、楽楽販売上に写真を登録しているので美術品の確認も正確にできます。タブレットでそのまま部屋の担当者にサインをしてもらうことで、その場で確認まで完了できるので、チェックが非常にスピーディーになりました。

また、収入印紙の申請管理と紐づけた印紙の在庫数管理も行っています。承認がおりたら予めPDF受領書を準備しておき、申請者が印紙を受領する際はタブレット上でPDF受領書へサインをしてもらい、それを楽楽販売へアップロードして保管しています。経理担当者は申請に対して受領済みの処理を行うことで、印紙の在庫数が自動で引き落とされるだけでなく、在庫が少なくなった際にはアラートメールの通知機能といった、今までにない在庫管理も連動してできる仕組みとなっています。

どちらの管理も効率化されたたでけなく、紙をなくすことができている点も楽楽販売で管理するメリットです。

忘れてはいけない目的意識

楽楽販売を活用して業務効率化を進めていく中、以前は紙の回付により慎重に行われていた申請・確認作業等が電子化・効率化されることにより、内容の確認や判断そのものが疎かになってしまうような課題にも直面しています。業務効率化や電子化はあくまでも手段であり、重要なことは、「成果・品質を現状より向上させること」ですので、常にその目的を意識しながら楽楽販売の活用に取り組んでいます。

楽楽販売で良かった理由

在宅ワークにもスピーディーに対応できた

新型コロナウイルスの影響で出社制限がかかっていた時期でしたが、スピード第一優先で2~3ヶ月ほどで構築し、在宅ワークに対応させることができました。

自分でトライ&エラーを繰り返しながらシステム化し効率化を図っていけるので、使いながら設定を見直してよりよく改善したりと、とても重宝しています。お試しでちょっとした設定を追加したり、といったことが簡単にできる点もとても良いと思います。

コスト面、柔軟性の面で自社に合うシステムを構築できた

これまでツールを導入する際は、一からシステムを作ってもらうことが当たりまえでしたが、高額なうえに少し変更を行うにも都度費用が発生するため、個人や数名で行っている業務を改善するには費用対効果が合わず難しい状態でした。その点で楽楽販売はコスト面、柔軟性の面においてぴったりでした!いろいろなパーツを組み合わせて自社に合う仕組みを構築できるので、まさにかゆいところに手を届かせることができるツールだと感じています。

改善事例を社内で展開しながらどんどん拡張していくことができ、まさに楽楽販売が業務改革の中枢となっています。

データベース化によりデータを活用、属人化も防止

申請のワークフローだけなら承認まですれば終わりですが、楽楽販売に情報を蓄積してデータベース化することで、その後の処理にも活用していける点が良いですね。入力してもらったデータをもとに自動で計算や集計を行ったり、承認履歴のコメントなど別の担当者が見た際に引継ぎにもなるので属人化の防止にも繋がっています。

小さな業務の効率化にぴったり!

個人や数名で行っているような小さな業務の効率化ができる点が楽楽販売ならではです。会社のコアとなる業務であればお金をかけてシステム化されていることも多いですが、それ以外の小さな、地味な作業こそ今後効率化していくべき業務として残っている部分だと思うので、そういった部分の改善にはまるのが楽楽販売の強みだと思います。低コストで自分たちで気軽にトライできる点が良いですね。

今後の展望

今後は当初から実装を想定していた、見積~売上計上までの受発注情報の管理の仕組みを構築し、会計システムにデータを連携できるようにしたいと考えています。楽楽販売は機能を使っていくうちに、こんなこともあんなことも効率化できそう、とアイディアがふくらんでいます。今後はこちらから全社にナレッジを展開して意見を吸い上げ、さらに効率化をすすめていきたいです。

横濱様、宮岸様、お忙しいところありがとうございました!
今後ともよろしくお願いします!
経営企画管理部IT推進課 宮岸様(楽楽販売 開発担当)

業務をラクにする「楽楽販売」の機能

入力フォーム作成


データ入力専用の画面を、項目を自由に組み合わせて設定できます。

メニューの作成


ユーザー別や用途別など、利用方法に合わせた画面を複数作ることができます。

ファイルアップロード


様々な形式のデータファイルを、レコードデータに紐付けて格納できます。

承認フロー


承認・否認・差戻しがボタン一つで行え、承認履歴も残ります。

自動処理ボタン作成


複雑な処理でもボタンひとつで自動的に行うことができます。

集計


データの件数や数値の集計が行えます。集計した結果は複数のグラフで閲覧できます。

おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス52,089社、レンタルサーバーサービス22,826社、合計74,915社のご契約を頂いております。(2021年3月末現在)「楽楽販売」はラクスの登録商標です。