「楽楽販売」と電子印鑑GMOサインの連携で
契約情報の管理～締結までを一元化
| 会社名 | 沖縄綜合警備保障株式会社 |
|---|---|
| 業種 | その他サービス |
| 従業員数 | 739名（令和3年5月末現在） |
| URL | https://www.alsok-oki.co.jp/ |
| 利用用途 | 契約管理、顧客管理 |
事業内容
沖縄綜合警備保障株式会社様はALSOKグループの一員として、ALSOKグループの全国ネットワークや沖縄県内のネットワークを生かしながら、県内の法人や個人に向けた警備業務を提供。警報機器を設置して、異常事態を検知すると警備員が出動する「機械警備」、現金や貴重品を輸送する「警備輸送」のほか、「空港警備」や、契約先の施設に警備員を配置して、出入管理や巡回・監視などを行う「常駐警備」など、さまざまなシーンで社会の安全を守るサービスを提供しています。また、個人向けにも、「HOME ALSOK」や「みまもりサポート」という形で、24時間365日安全のサポートをされています。
「楽楽販売」を検討したきっかけは？
クラウド型の管理システムを比較する中で、弊社が提示した要件定義書に最もマッチしていたのが「楽楽販売」でした。カスタマイズの自由度が高いという機能面はもちろん、担当者の対応が丁寧だったのも検討のきっかけの1つです。
業務におけるミスや手間を最小限にするためには、自動化できるところはすべて自動化することが肝心だと思っていました。人の手に頼ることからミスやいい加減な管理が発生してしまいます。その点、「楽楽販売」はルーチンワークの自動化機能に特徴があり、その設定も細かく条件付けすることができます。それらを活用して、基幹システム側で必要な情報がすべて入力されなければ、契約を登録することができないという仕様にしています。このような業務要件をノンプラミング、ユーザーレベルで自社仕様にカスタマイズできる自由度の高さも、「楽楽販売」の魅力だと思い、導入に至りました。
どのように「楽楽販売」をご利用いただいていますか？
顧客データ、契約情報の登録～その後の契約状況の管理までを一元化
顧客データをもとにした契約情報の登録～その後の契約状況までを「楽楽販売」で一元管理しています。管理が一元化されたことで入力の二度手間は不要になりましたし、予めワークフローを設定しておくことで、対応の漏れや進捗確認がしづらい状況も解消されました。また紙書類での管理がほとんどなくなったため、契約書の紛失リスクや作業モレなどのヒューマンエラーの防止につながっています。
電子契約システムと連携し、契約書の送付・締結も自動化
「楽楽販売」と電子印鑑GMOサインを連携することで、契約情報の管理だけでなく契約書の送付、締結までの自動化も実現できました。「楽楽販売」に登録した契約情報をGMOサインに連携して契約書を発行・送付、その後の契約書の承認状況などの進捗は「楽楽販売」に自動でデータを戻すように構築しています。基本的にすべての情報は「楽楽販売」に集約されるため、管理者以外は「楽楽販売」にログインすれば作業、情報参照ができるためとても便利です。
「楽楽販売」の導入効果は？
「楽楽販売」を導入したことによって、役割分担と業務の流れが明確になりました。一度、「楽楽販売」に営業担当者が契約データを登録すれば、後続の技術、運用担当者は改めて顧客データを入力する必要もありませんし、自分宛のメールを順番に処理していけば、業務が遂行される仕組みになっています。契約登録～契約締結～業務実施～請求～売上計上処理が同じ環境で管理できるようになり、請求書も「楽楽明細」により電子化しています。同時に各案件がどこまで進んでいるのか進捗もわかるように改善されました。
