請求業務を効率化するには？
請求管理システム導入のメリットをご紹介

請求書の役割とは

請求書には、顧客に対して「販売した商品やサービスの代金の支払いを求める」という役割があります。いくら商品の販売ができても、最終的に代金の回収ができなければ利益は生まれません。そのため、請求書は企業として売上をあげ、利益を得る上でとても重要な役割を持ちます。同時に「顧客との取引を行った」という証明にもなるため、一定の保管期間が設定されています。

請求書の役割について詳しくはこちら

請求書作成をExcel（エクセル）で行う方法

近年は、手書きよりもパソコンで請求書を作成する方法が一般的になりました。パソコンを用いたさまざまな作成方法のうち、表計算ソフトのエクセルを使った場合を見ていきましょう。

自分で一から作成する

エクセルは「関数」と呼ばれる機能を使って表計算を行います。関数に苦手意識を持つ方も多いかもしれませんが、請求書や見積書は簡単な四速計算（たし算、引き算、わり算、かけ算）だけで作成できるので、そう難しくはありません。一度フォーマットを作ってしまえば、単価や数量を書き換えるだけで項目ごとの金額や合計金額、税込み金額などが自動的に算出されるのでとても便利です。

テンプレートから作成する

インターネット上で提供されているテンプレートを使えば、エクセルデータを一から自分で作る手間は不要です。さまざまなデザインやレイアウトの無料テンプレートがあるので、いくつか比較して自分が使いやすいものを使ってみると良いでしょう。ただしエクセルデータは、パソコンの環境やバージョン、操作ミスなどでレイアウトや数式が簡単に崩れることがあります。テンプレートを使う際にもある程度エクセルの操作方法を知っておいた方が安心です。

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請求処理を行う際の課題

請求処理には請求内容の確定、請求書の作成・発行といったフローがあります。行う業務自体は一見シンプルに感じられますが、重要な役割を持つ業務のためミスは許されません。
さらに、請求処理は販売に伴って毎回行う必要があります。取引数が増えればそれだけ負担も増え、効率化も求められます。
ここでは請求処理を行う際の課題についてご紹介していきます。

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請求金額の確認、合算に時間がかかる

請求処理にはいくつかの方法がありますが、基本的には「営業内容や受注データなどを照らし合わせて請求内容の確定を行い、テンプレートに必要事項を入力して請求書を発行する」という流れになります。
一見シンプルですが、請求情報が一元管理されていなければ、受注情報を参照するにも各営業メンバーが管理している複数のエクセルファイルを確認する必要があったり、不明点や変更があれば各担当者へ確認を行う必要があったりと、請求内容を確定するだけでも手間が発生し時間がかかります。また、締め日や支払日ごとに一括請求を行う必要がある場合は、顧客ごとの受注情報をまとめたうえで請求金額の合算が必要となり、さらに作業コストが発生します。

人的ミスが起こりやすい

担当者がデータや書類を確認しながら請求データを入力したり、エクセルや紙で1枚ずつ手作業で請求書を作成している場合、計算や入力ミスの可能性を完全にはなくせません。複数人による確認を行うなどの対策でミスの削減はできますが、この場合チェックに余計な手間がかかり、コア業務のリソースが奪われてしまいます。

請求書の郵送に手間とコストがかかる

今も多くの企業が紙の請求書を使用しています。封書を送る際の郵便料金だけではなく、紙・印刷のインク・封筒などを用意するためのコストも軽視できず、宛名書きや封入作業などにも多くの人件費がかかります。さらには発送から到着までに数日間のタイムラグがあることを想定した日程管理も必要になります。

管理・保管が難しい

取引が多くなると、それだけ取り扱う請求書も多くなります。前述の通り請求書は「取引の証明」といった意味合いも持つため、発行したらそれで終わりではなく適切な管理が必要です。
保管にあたってはスペースの確保が必要となり、さらに必要に応じていつでも取り出せるように整理する手間もかかります。

締め日や支払日などの管理で混乱する

企業間取引の場合、顧客によって締め日や支払日などが異なるケースもあります。1回の取引に対して請求するケースもあれば、一定期間の取引分をまとめて請求する場合もあります。
期間は同じでも締め日や支払日が異なる場合も多く、日程の管理において混乱、ミスが発生してしまいがちです。

関連記事はこちら 支払管理業務の流れって？5つの問題点と業務効率化のためには|「楽楽販売」

請求管理システムを導入するメリット

請求処理には効率化が求められる一方で、前述のような課題があります。課題を解決し、請求処理を効率化するための手段として、請求管理システムの導入が挙げられます。
ここでは、請求管理システムを導入するメリットをご紹介します。

請求金額確定に伴う確認作業が削減できる

システムの導入によって、見積もりから受注、請求情報までをシステム内で一元管理ができるため、請求内容の確定の際に複数のエクセルファイルを確認しにいく必要がなくなります。また、受注情報の確定や変更といった情報もリアルタイムに共有されるため、各担当者への確認の手間の削減だけでなく、データの信頼性もアップします。

人的ミスを減らせる

システムの導入によって、これまで担当者が手作業で行っていた入力作業や金額計算といった作業の多くを自動化することができます。
受注データから自動で締め日ごとの請求データを作成したり、取引データを連携して請求内容の確定ができ、自動で請求書の作成・発行まで行うことで担当者による手入力での転記や金額計算といった手作業の必要がなく、人的ミスの削減や業務の精度向上、効率アップにつながります。

コストが削減できる

システム導入による請求書の作成・発行・保管・管理は、これまで紙の請求処理にかかっていた多くのコストを省くことができます。さらに請求書処理にかかる人手も郵送より少なくて済むため人件費のカットにもつながります。

請求データの適切な管理が可能

システムを導入すればあらゆるデータが自動で蓄積・保管され、検索性もアップするため必要な時に簡単に取り出すことができます。新しいデータや変更などもすぐに反映されるため、社内の情報共有を進める上でも有効です。加えて、システムのデータ化によって保管場所の問題や、整理に手間がかかるといった課題も解消できます。

締め日や支払日の管理を自動化

締め日や支払日の管理もシステムの得意分野のひとつです。取引先毎に締め日や支払日などのパターンを設定することで自動で請求データの作成が可能です。また、アラート機能により請求や支払いの漏れも防止できます。
前述の通り、取引先が増えると請求処理で混乱してしまうケースが多くなります。そこでシステムを活用して自動化、効率化することで、混乱や手作業によるミス、漏れを削減できます。

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請求業務の効率化ができるシステムの紹介

請求業務を効率化するには、請求業務の自動化や人的ミス削減の効果がある請求管理システムの導入がおすすめです。ここからは請求管理システム「楽楽販売」で実現できること、実際に導入した企業様の事例をご紹介します。

見積もり・案件データから請求データを作成、請求書の発行まで

「楽楽販売」では請求データだけではなく、見積もりや案件のデータも一元管理することが可能です。そのため、請求書の作成時に見積もりデータなどから情報を転記する必要はありません。登録された見積もりや案件の情報をもとに、ワンクリックで請求データを作成、請求書の発行ができるため大幅な工数削減につながるうえに、転記ミスなどの防止にもつながります。

株式会社クレディセゾン様では請求業務を月に270時間削減することに成功されています。もともと毎月700枚近くの請求書を紙で管理されていましたが、作成～承認～送付～控えの保存まですべてシステム化したことで、作業時間の大幅な削減につながったということです。

顧客の契約形態に合わせた請求管理も自動化できる

特にサブスクリプションなどの定期的な請求が必要になる業態では、顧客によって締め日や請求額、請求頻度、支払日などが異なるケースも多いです。請求漏れや請求額のミス等を防ぐために大きな手間や工数をかけなければならない状況は、担当者にとって大きな負担となってしまいます。

「楽楽販売」では、請求日と顧客データの一元管理やアラート機能によって、契約形態や請求スパンに合わせた請求業務の効率化が可能です。顧客ごとに単価や掛け率が異なるケースでも契約条件に基づいて請求額を自動計算してくれるので、計算間違いなどの人為的ミスを防ぐことができます。

まとめ

請求処理は企業間で販売取引を行うと、必ず発生する業務です。取引の数が多くなればそれだけ作業量・負担も大きくなるため、効率化が重要です。しかし請求処理の効率化には、今回ご紹介したような課題が多いのが現状です。

解説してきた「請求金額の確認や合算に時間がかかる」「請求処理の人的ミスが多い」「人件費や時間等のコストが大きくかかってしまっている」などの課題は、「楽楽販売」でまとめて解決可能です！ぜひお気軽に資料をダウンロードしてみてください。