請求書の支払期限はいつ？
期日の設定方法と支払がない場合の対処法

請求書の支払期限とは

請求書とは提出する側が何らかの製品やサービスを提供した事実を証明するもので、受領する側にとっては事業における支出の発生を証明するものです。基本的には締め日のタイミングで発行されます。請求書と同一視されがちな納品書ですが、納品物と共に届けることで取引の信頼性を保証する役割を持ち、両者は別物です。納品書と請求書の違いについては、以下の関連記事で詳しく解説しています。

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請求書の有効期限は法律上、2年間とされています。これは民法の第173条にて、仕事や商品などの債権が2年間行使されない場合に消滅すると定められていることを根拠とした考え方です。仕事や商品の代価は、取引ごとに処理を行う「都度方式」と月々の取引を一括で処理する「掛売方式」の2種類に大別されますが、特に企業との取引の場合は支払い処理に関する工数を削減し、一元管理を行うために掛売方式が採用されることがほとんどです。そのため、請求書の支払期限は基本、各社で定められた支払いサイトに準拠します。

支払いサイトとは

支払いサイトとは、売掛金・買掛金が処理されるまでの期間を指す言葉です。より簡単に説明すると、「請求書の発行時に定める締め日と支払い日までの期間＝支払いサイト」となります。

請求書の締め日

請求書の締め日は、仕事の成果物や製品の納品に区切りをつけ、その分の報酬を請求書にまとめるために設定する日付です。例えば、「月末締め」の場合は月内に実施した分の作業報酬をまとめて請求します。

請求書の支払い日

請求書の支払い日は、設定した締め日の期間中で請求した報酬がいつ納入されるかを定めた日付です。例えば「月末締め翌月末払い」という支払い条件の場合、当月に実施した分の作業報酬は翌月末に支払われます。

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請求書の支払期限の決め方

皆さんは普段、請求書の支払期限をどのように定めているでしょうか。そもそも支払期限とは、お金を支払う側に向けて「いつまでに請求されたお金をおさめなければいけないのか」という期限を決めておくことです。一般的には月末締めや翌月（翌々月）に設定する会社が多く存在します。

支払期限の設定に関しては、特に決まりはありません。しかしながら、あまり一般的ではない期限を設けてしまうと、取引先を混乱させることにつながるだけでなく、支払いのミスにつながる可能性もあります。支払いのミスは、会社の印象を悪くすることにもつながってしまうので、支払期限の設定には十分注意する必要があります。

もしも、一般的な支払期限とは異なる日程を指定する場合、あらかじめ取引先に支払期限が異なることを知らせておくと良いでしょう。一言相手に伝えておけば、混乱をなくすことができます。

また、下請け企業の支払い取引に関する法令「下請代金支払遅延防止法」には、請求書を受け取った60日以内かつ出来るだけ短い期間内で、請求を要求した取引先にお金を支払うように推奨されています。つまり、請求書の支払期限に関する絶対的な期限はないものの、早めの支払いが求められるということです。この法令も踏まえつつ、請求書の支払期限を決めてみてはいかがでしょうか。

決めた支払期限が年末年始や土日祝日の場合

請求書の支払期限を毎月同じ日に決めていると請求書管理がしやすくなります。しかし、その支払期限が金融機関の休日と重なってしまう場合があるので注意が必要です。

年末年始などの大型連休や土日祝日と重なることを想定し、特例を決めておくのがおすすめです。例えば「支払期限である月末が土日祝日の場合は、直前の平日に支払うこと」などのルールを取引先に周知しておくことでトラブルを未然に防げます。

支払がない場合

支払期限を過ぎているのに支払いが確認できない場合が、時にはあるかもしれません。そのような時は、どのように対処したら良いのでしょうか。下記では、取引先からの請求書に書かれたお金の支払いがない場合の対処法についてご紹介します。

取引先と連絡を取る

請求書の期限が過ぎたのに支払いが確認できない場合は、取引先にメールや電話で支払いが行われていないことを伝えましょう。もしかしたら、取引先が支払いを忘れていただけかもしれません。連絡すれば、迅速に対応してくれることが大半なので、請求書の支払期限が過ぎたら、まずは電話やメールで取引先に確認するようにしましょう。しかしながら、取引先に連絡をしても一向に請求書の支払いが行われない場合があるかもしれません。万が一支払期限を過ぎて、連絡をしたにも関わらず支払いが行われない場合は、法的手段の行使も可能です。支払期限が守られない場合の対処法の一つとして、頭の片隅に置いておくと良いでしょう。

法的手段の行使

法的手段の行使とは、取引先に請求書を送っても支払いが行われず、また催促をしても支払いが行われない場合に、内容証明書を用いて支払い解決に導く方法です。内容証明書とは、郵便局長が証明する書類のことで、「いつ、誰が、誰に対してどのような取引を行ったのか」などが詳細に記載されているものです。内容証明書を送ることで、取引先に強い圧力をかけることができます。支払期限を守らず、一向に支払いが行われない取引先に対し、内容証明書を送る法的手段を行うことで、自分の立場を守ることにつながります。ただし、心理的圧迫感を与えすぎるので、あらかじめ電話やメールで確認した上で、措置をとるようにしましょう。

支払督促を申し立てる

請求書の支払いを催促してもお金が支払われない場合のもう一つの手段として、裁判所に支払督促の申し立てをすることが挙げられます。裁判所に支払督促の申し込みを行うことで、裁判所が代わりに支払いの催促をしてくれます。

請求書の有効期限

請求書の有効期限は、発行日から数えて2年間と法律で定められています。 そのため発行から2年が過ぎてしまうと、支払いの有無にかかわらず、請求書の有効期限が失効してしまいます。支払いを受け取る前に請求書の有効期限が切れてしまったなどということがないように、日頃から請求書の管理を徹底しておくことをおすすめします。

受領した請求書の支払期限が短い場合

受領した請求書の支払期限が一般的な支払いサイトよりも短い場合、どのように対応すれば良いのでしょうか。ここからは、請求書を受領する側が取る時の対応についてご紹介します。

取引先へ確認

例えば「締め日が月半ばなのに対して、支払い日が当月末に設定されている」といったケースが発生し、対応が難しい場合にはまず取引先へ日程の確認を行いましょう。短すぎる支払期限へ対応するのは、キャッシュフローの面でも事務手続き上の面でも大きな負担となります。そのため、なるべく事前に支払いサイトについての認識合わせをしておくことが望ましいです。

支払期限を過ぎてしまった場合の対応

受領した請求書の支払期限を超過してしまった場合や、そもそも支払期限が請求書に設定されていない場合は、なるべく受領してから60日以内に処理を終えるようにしましょう。これは下請法第2条において、発注者となる親事業者は下請事業者の役務提供を受けてから60日間が支払期限として定められていることに基づきます。仮に取引が下請法の適用外であっても、2年間という請求書の有効期限より前で、なおかつなるべく早いタイミングでの支払いを行うようにしましょう。

支払期限が過ぎる主な要因

「支払期限が過ぎている」と取引先から対応を求められた場合は、まず入金記録を確認しましょう。人的ミスで支払い手続きが完了していないことがあります。
次に、担当者がきちんと請求書を受け取っているかを社内で確認しましょう。社内の別の担当者に届いていたり、受領した記録はあるのに紛失していたりといった可能性が考えられます。
それでも要因が不明な場合は、そもそも取引先が請求書の発行漏れをしているかもしれません。取引先に請求書の発行記録を確認してもらうように依頼しましょう。

請求書管理業務を正確に行うには

請求書管理におけるミスを防ぎ、効率的かつ正確に業務を行うにはクラウドシステムの導入をおすすめします。
クラウドシステムは、インターネット上のサーバーにアクセスしてさまざまなサービスを利用する仕組みです。通信網の容量や速度が進化し、高速かつ安定的にインターネットを利用できるようになったことから、近年急速に普及が進むようになりました。

クラウドシステム「楽楽販売」を導入する

販売管理業務を一元化するクラウドシステム「楽楽販売」なら、請求管理の属人化から脱却することができます。

請求の必要がある顧客の自動抽出やワンクリックでの請求書発行が可能なので、請求漏れや誤請求、手書きによる転記間違いといった人的ミスを防げます。その他にも、複数受注の合算や月額・定額課金への対応、海外の取引先への帳票作成にも対応しているなどさまざまな機能が搭載されています。

インターネットを介して利用するクラウドシステムなので、急遽、請求書関連の対応が必要になった場合にも時間やデバイスを選ばずにアクセスできるのもメリットの一つです。

まとめ

支払期限を決定する場合は、なるべく毎回統一するようにしましょう。同じタイミングでの支払いとすることで、先方だけでなく自身も混乱せずに作業することができます。取引先の不安を減らすこともできるでしょう。
また、請求書の管理は大変だと感じている方も多いのではないでしょうか。実は、請求書の管理や入金管理は書類作成ツールを使うことで業務を効率化することが可能です。これまで手間と時間がかかっていた請求書の作成や管理、入金などは機械に任せて、バックオフィスの仕事を楽にしましょう。空いた時間は他の業務作業に当てることができ、業務効率化にもつながりますのでぜひ検討してみてください。