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2020/2/4

販売管理の効率化とは|業務効率化で得られるメリットもご説明

販売管理の効率化とは|業務効率化で得られるメリットもご説明

こんにちは!「楽楽販売」コラム担当です。
販売管理では資材の仕入れから請求書の発行まで、販売活動全体の流れを管理します。各部門の担当者との連携も必要なので、情報共有の精度が重要です。この記事では、販売管理業務の課題や販売管理システムを導入するメリットやデメリットをご紹介します。

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販売管理とは?

販売管理は、「物の流れの管理」と「お金の流れの管理」の2つに分けられます。
物の流れの管理は、受注や発注、仕入れ、出荷、在庫の管理など、お客さまに提供する商品やサービスを管理する業務全般です。一般的には「プロセス管理」と呼ばれることもあります。
お金の流れの管理とは、仕入れた商品の支払いや売上の管理、納品先への請求などを指します。「債権・債務管理」とも呼ばれており、企業が活動していく上で最も重要な管理業務です。

上記のうち、業種によっては不要な管理業務もあります。重要なのは、業種や案件ごとに「いつ、どこで、誰に、なぜ、何を、どのように、いくつ、いくらで」といった販売の流れを管理し、コストと利益のバランスを把握して自社の利益を確保することです。

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販売管理業務における課題

販売管理業務の課題としては、次のようなものが考えられます。

共有漏れによるミス

多くの企業では、全ての業務を1人の担当者が行うわけではなく、業務ごとに分担して進めていきます。例えば営業や受注は営業部の担当者が、請求書の発行や入金の確認は経理部の担当者が、というのが一般的です。
そのため、部門間での情報共有が必要不可欠です。各部門の担当者に情報が伝わっていないと、納期遅れや発注ミス、請求漏れなどが起きる可能性があるからです。重大なトラブルにつながるケースもあるので、情報の共有漏れがないように常に意識しておく必要があります。
情報共有を徹底するだけでなく、精度にも注目しましょう。もしも紙やExcelで情報管理を行っている場合、「必要な情報がどこにあるのか分からない」「更新された情報が最新のものなのか判断できない」などの問題が起きる可能性があります。業務が属人化していると、担当者の不在時に状況確認ができず、業務に支障をきたすことも考えられます。
情報の共有や引き継ぎに問題がある場合は、フローの見直しやツールの導入などで正しい情報を共有できる体制を整えるようにしましょう。

ヒューマンエラーの頻発

情報共有の面のみでなく、手作業による入力が多ければその分だけヒューマンエラーが引き起こるリスクが高まります。特に繁忙期などにミスが頻発すると大きなトラブルの原因となるでしょう。

かといって、チェック体制を強化すれば今度は余計な工程が増え、負担が増加します。

情報の一元化ができない

システムを使用せず、Excelなどへの手作業で管理を行う場合、どうしても情報の一元化が難しくなります。結果として、販売や在庫計画を立てることができず、過去のデータを分析することもできません。

今日のビジネスにおいて情報共有と一元化はとても重要なポイントとなっています。手作業での情報一元化にはどうしても限界があり、多くの企業や組織で大きな課題となっています。

情報の入力や確認の負担

販売活動において、見積書や請求書の発行業務は必須です。これらを手動で入力する際はミスや誤送に注意しなくてはならず、入力後は確認が必要です。しかし顧客ごとにフォーマットが異なる場合は、確認や管理に多くのコストが発生してしまいます。
見積書や請求書のみならず、メールやFAXを利用して商品、サービスの受注を行っている企業の場合、受注内容の登録にも手間となります。

情報の入力や確認にかかる負担を軽減するには、販売管理システムを導入し、顧客ごとに各書類のフォーマットを紐づけて管理したり、受注登録や請求書発行の自動化をするなどの取り組みが重要です。

業務が滞る

Excelなどで販売情報を管理している場合、データを一元管理できず、各部門の業務が滞る可能性があります。各担当者のPC内で情報を管理していると、情報を集約するまで進捗状況の把握ができず、利益やリソースの予想が立てられません。
また、見積書などの承認フローを紙ベースで行っている場合、上司が不在の際に迅速な対応ができず業務が滞るといったことも発生するでしょう。

進捗や販売情報の可視化、承認フローの簡素化を図ることで業務全体の効率化につながります。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理業務をスムーズに進めるための取り組みの1つに、販売管理システムの導入があります。販売管理システムは情報の一元化に有効なシステムで、以下のようなメリットが期待できます。

スムーズな情報共有によるミスの軽減

販売管理システムでは、リアルタイムに入力した情報の共有ができます。システムによっては案件の登録時や更新時に自動で通知メールの配信が可能なものもあり、情報共有にかかる手間を削減できます。さらに、データベース内で情報の一元管理ができるため、共有の抜け漏れも発生しにくくなります。

販売管理システムの導入によって、案件を引き継ぐ際や業務を分担する際にも、情報の共有漏れを防いでスムーズに業務に取り組むことができます。

書類作成や承認フローの簡略化

販売管理システムでは、複数のデータベースに入力された情報を関連付けることで入力業務の簡素化を実現できます。例えば、継続受注の案件では顧客情報から前回受注の情報を参照し、商品情報から今回受注した個数を参照するといった対応ができます。別部門で入力した情報を流用して処理するため、入力業務に手間がかかりません。

また、案件情報を入力後にボタン一つで指定のフォーマットに自動で流し込み、書類を作成する機能が備わっている販売管理システムもあります。書類確認後の承認、否認といった承認フローもボタン一つでできるため、書類作成から稟議承認までスムーズに進められます。特にクラウドシステムなら外出先からのアクセスも可能なため、承認待ちの時間を短縮して業務スピードの向上に役立ちます。

販売戦略に活かせる

販売管理システムを利用すれば当月・次月の見込みや案件の進捗がリアルタイムに把握できるので、販売戦略の判断もスムーズになります。「どの案件で成約が見込めるか」「反対にリスクがある案件はどれか」などに早い段階で気付くことで、それぞれ適切な対策を打つことも可能です。

企業によっては、営業担当者がまだ受注していない、見込み案件を抱えているケースもあります。営業担当者が自身のPC内にあるExcelで進捗状況を管理していた場合、本人以外は進捗状況を把握できず業務が滞ることになります。全体で進捗情報の共有を行うにはExcelをクラウドなどに保存してもらう必要があり、非効率です。販売管理システムを導入すれば、この問題を解決することができます。

販売管理システムを導入するデメリット

上記の通り、販売管理システムの導入によってとても多くのメリットがあります。しかし、その一方でいくつかのデメリットもあります。ここでは2点ご紹介します。

コストがかかる

販売管理システムを導入する際に、最大のデメリットとなるのがコストがかかるという点です。初期費用はもちろんのこと、運用コストもかかります。自社でシステムを構築すればクラウド型サービスのように月額料金などは必要ありませんが、その分初期費用が大きくなります。加えて、保守・メンテナンスなども必要となりますし、定期的なシステムのアップデートも必要となります。

また、導入するシステムによってはソフト面のみでなく、PCなどの端末の刷新が必要なケースもあります。

既存のシステムと連携ができない可能性がある

すでに販売管理システム以外のシステムを利用している場合、連携がネックになるケースがあります。販売管理は会計管理などとの連携が欠かせません。そのため、他の管理ツールと連携できないことで、せっかく導入したシステムを十分に活かせない可能性もあります。

そのため、実際にシステムを導入する前に、現在使用しているシステムとの連携機能や拡張性についても確認しておくことが重要です。

販売管理システムの導入で日々の悩みを解決!

販売管理業務では、物の流れとお金の流れの双方を管理します。業務をスムーズにこなすには他部門との連携や情報の確認、迅速な対応が欠かせません。もしも情報の共有や他部門との連携について問題が発生しているのなら、既存システムの見直しや販売管理システムの導入を検討してみましょう。

例えば、楽楽販売なら必要な情報をデータベースにまとめて一元管理できるため、情報の共有漏れの問題が解消されます。また手間のかかる書類作成も、楽楽販売ならワンクリックで自動で作成しますので、業務の効率化が期待できます。
販売管理業務における課題を解決し、自社の利益拡大につなげたいという方は、ぜひ参考にしてみてください。

楽楽販売

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